Activación del contrato

Después de diligenciar todas las secciones de la ficha de creación de contratos o haber terminado la migración por medio de plantillas de Excel los contratos. Es posible realizar la activación del contrato y llevarlo a la etapa de liquidación.

Mientras se diligencia el contrato, si ya se cumplieron los pasos se puede activar directamente. Para eso solo se debe verificar que todas las fichas estén marcadas en verde y el botón Finalizar disponible.

El otro punto de activación es el listado de empleados en registro. Allí se puede activar el empleado haciendo clic en el botón que tiene ese mismo nombre.

Un contrato activo es un contrato liquidado

Para Bitákora este paso no es un simple cambio de estado. Es la generación de la primera liquidación del contrato. Bitákora es un sistema reactivo, el cual está pendiente de los cambios que tengan las condiciones de los contratos para que siempre reflejen la liquidación resultante en línea.

Por lo anterior, tan pronto se activa el contrato, se activan los subsistemas de la primera liquidación, entre los que encontramos:

• Creación del calendario del contrato.
• Primer salario.
• Subsidio de transporte.
• Aportes del cotizante a seguridad social.
• Retención en la fuente.
• Detalle de liquidación del contrato.
• Creación de documentos contables de Nóminas por pagar, Cuentas por pagar y Cuentas por pagar fuera de nómina del empleado.
• Si la nómina es mensual o el contrato se crea en segunda quincena, se calcula adicionalmente:
• Nómina electrónica.
• PILA (liquidación de aportes de seguridad social y parafiscales).
• Documentos contables de provisión de mes.

Para consultar el contrato se debe ingresar desde la página principal. Allí nos ubicamos en la sección Empleados y podemos consultar cualquier contrato activo, sabiendo parte del nombre del empleado, su número de identificación o el código del contrato.

Tan pronto seleccione el empleado en el combo de búsqueda, Bitákora navegará al Administrador de empleados, el cual por defecto mostrará la liquidación actual.

Retrato Cristóbal Colón. De Sebastiano del Piombo - Esta imagen fue donada a Wikimedia Commons por en el marco de un proyecto del Museo Metropolitano de Arte (Met) de Nueva York. Consulte la Política de acceso abierto a recursos gráficos y de datos (en inglés), Dominio público, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=27554267 ↩

Para conocer el Administrador de empleados, puede revisarlo Aquí.

En esta sección daremos una brevísima explicación de estos procesos de la liquidación, los cuales serán explicados detalladamente en los vínculos de información adicional.

!!! tip "Solo siga leyendo si desea tener un panorama de la liquidación"
Esta sección es una introducción a todos los pasos del proceso de liquidación de nómina. Todos ellos estarán detallados en la sección "Liquidación" que se encuentra a continuación.

Creación del calendario del contrato

El calendario es la muestra del paso del tiempo para un contrato en específico. Inicia con la fecha de ingreso del empleado y se extiende por un mes adicional, cada vez que se cierra un mes de liquidación.

El calendario está basado en la jornada laboral seleccionada en la ficha de creación del contrato. Al momento de crearse lleva el control de los días hábiles o festivos del mes, sabrá si debe pagar o no un concepto el día 31 de un mes o si tendrá que inventarse la existencia de días necesarios para completar los febreros a 30 días.

El calendario también es nuestra herramienta para hacer un correcto cálculo de los días laborados y los promedios de conceptos que así lo requieren, como lo son los pagos de vacaciones, cesantías, primas o indemnizaciones por terminación injustificada de los contratos.

Primer salario

El primer salario representa la liquidación del salario desde la fecha de ingreso hasta el final del mes del periodo actual. Bitákora realiza la causación diaria, no periódica, de todos los conceptos calculados.

Para generar la causación del salario, se asignará a cada uno de los días efectivos del calendario el valor del salario diario.

Subsidio de transporte

Según las condiciones de configuración del subsidio registradas en la ficha de creación del contrato, Bitákora causará los pagos diarios del subsidio de transporte, si es que hay lugar a realizar dichos pagos.

Este es un proceso totalmente controlado por Bitákora, si cumple con que la modalidad de contratación genera el derecho del pago, no vive ni le suministran el transporte en especie y los topes de devengo mensuales son inferiores a dos salarios mínimos, automáticamente causa el pago.

Aportes del cotizante a seguridad social

Según el tipo de cotizante y subtipo de cotizante se realiza la causación periódica de los descuentos a cargo del empleado para los subsistemas de seguridad social y parafiscales.

Estos cálculos incluyen la depuración de los Ingresos Base de Cotización(IBC) como lo son:

• Tope de 25 SMLMV.
• Recálculo de base salarial por pagos no constitutivos de salario que excedan el 40% de la remuneración (ley 1393)
• Bases de cotización de vacaciones y licencias remuneradas con respecto a la cotización del mes anterior.
• Afectación de salarios integrales para que tengan en cuenta el porcentaje prestacional.

Retención en la fuente

Basados en los conceptos devengados y las deducciones prescritas por la ley y teniendo en cuenta la configuración registrada en la ficha de creación del contrato, se realiza la causación periódica de la retención en la fuente.

Bitákora construye la depuración de la liquidación de manera automática y tienen en cuenta la aplicación de conceptos como:

• Discriminación de Ingresos No Constitutivos de Renta.
• Deducciones por alimentación atendiendo a los topes de ley.
• Deducciones por descuentos de seguridad social.
• Deducciones de Aportes Voluntarios a Pensión (AVP) y Aportes a Cuentas AFC con los topes de ley y cálculos de retención contingente.
• Deducción por aportes RAIS.
• Descuento por personas a cargo del contribuyente.

Dependiendo de la periodicidad del descuento configurada en la ficha de retención en la fuente, se realizará la liquidación correspondiente al mes actual.

Detalles de la liquidación del contrato

Los procesos mencionados anteriormente hacen parte de la fase de causación de la nómina. Este proceso genera la liquidación de los pagos y descuentos del contrato.

El proceso de liquidación, dependiendo de las periodicidades de pago convierte esas causaciones en liquidación.

Seguridad social y retención en la fuente realizan causaciones periódicas, por lo anterior, el valor causado es el mismo que el valor liquidado, ya que el periodo de pago y liquidación coinciden.

Igualmente, las nóminas con periodicidad mensual, la causación y la liquidación son iguales ya que se causa y liquida en periodos de un mes.

El resultado de este proceso es el detalle de la liquidación, esta es la información que se entrega en el volante de pago de nómina del empleado.

Nóminas por pagar y cuentas por pagar del contrato

Todos los documentos contables generados por Bitákora tienen en cuenta la distribución contable seleccionada en la ficha del contrato, ya que a partir de esa configuración se aplica el prorrateo de los valores liquidados según el centro de costos y se determinan las cuentas contables asociadas a cada uno de los ítems liquidados.

Nómina por pagar del empleado

La nómina por pagar es el documento contable que representa los pagos y descuentos de nómina que se realiza al empleado por el periodo de pago de liquidación, este documento presenta los ítems de nómina, las cuentas contables, los centro de costos y el nit con el que se contabiliza el movimiento.

La cuenta contable se determina a partir de la configuración contable del ítem y del(de los) plan de cuenta contable seleccionados en la distribución contable.

El centro de costos también es determinado dependiendo de la distribución contable.

El NIT tiene diferentes fuentes. Las cuales son:

• Aportes a la seguridad social: Se utiliza el NIT de las administradoras en las que está afiliado el cotizante.
• Incapacidades a cargo de la administradora: Para las incapacidades o licencias de marternidad/paternidad que no están a cargo del empleador, se toma el NIT de la EPS en al que se encuentra afiliado el empleado. Si es un accidente de trabajo o enfermedad laboral, se tomará el NIT de la ARL seleccionada por la empresa.
• Para todos los demás casos: En la ficha de configuración de la empresa, puede seleccionar si se registra la identificación del empleado o el NIT de la empresa.

La nómina por pagar se totaliza con movimientos contables representados por el ítem CXPN. Este es un ítem del sistema que controla la cuenta contable de pagos a favor de los empleados. La sumatoria de estos movimientos es igual al valor Total a Pagar que se encuentra en el volante de nómina.

Cuentas por pagar del contrato

Bitákora tiene la opción de configurar ítems de novedades o préstamos que generan una cuenta por pagar a otros terceros.

Se utilizan para generar pagos a nombre del empleado para girar directamente a terceros asociados.

Para estos casos se crea un documento contable adicional, en donde se cruzan los movimientos que reflejan los descuentos por estos ítems de la nómina por pagar (los cuales están contra el NIT por defecto) contra las cuentas por pagar que se van para tesorería, los cuales tendrán el NIT del tercero.

Cuentas por pagar fuera de nómina

Otra posibilidad es generar cuentas por pagar de conceptos asociados a pagos en especie. Estos son conceptos devengados pagados por la empresa a nombre del trabajador, pero que no son girados directamente al trabajador.

Se diferencian de la nómina por pagar en que estos ítems no hacen parte del giro a la cuenta del empleado y por lo tanto se generan en un documento a parte, donde el gasto o costo se contabiliza contra el NIT por defecto pero los movimientos de la cuenta por pagar de cruce se realizan directamente contra el NIT del tercero por el cual se hace el pago.

Procesos que se ejecutan solo en periodos de cierre

Si el empleado está en una nómina con periodicidad quincenal e ingresa en la segunda quincena o es de una nómina mensual, además de los procesos descritos anteriormente, también se genera la PILA y las provisiones de mes.

Se realizan solo en los cierres para no generar reprocesos por correcciones de bases de liquidación que suceden con los cambios de quincenas. Estos cambios ensucian la contabilidad de las provisiones con múltiples movimientos de ajuste, que no valen la pena en causaciones mensuales.

Nómina electrónica

Este es el cálculo del documento de representación de la nómina que se debe enviar a la DIAN.

La nómina electrónica es el documento electrónico con el que los empleadores reportan los pagos laborales en cabeza de sus empleados. Consiste en un documento en formato XML que es trasmitido a la DIAN mediante un operador electrónico.

El documento responde a una estructura de pagos unificada con diferentes secciones en donde se detalla la naturaleza de todos los pagos y descuentos del mes por cada empleado.

Bitákora mantiene este documento calculado en cada liquidación para que su estructura esté siempre disponible en el sistema y se pueda validar continuamente que las configuraciones responden a la realidad de la liquidación del empleado.

PILA

La PILA es el instrumento con el que se realiza el pago de los aportes del cotizante y la empresa a los diferentes subsistemas de seguridad social y parafiscales.

Bitákora siempre mantiene el cálculo de estos conceptos en línea, no espera a que se cierre el periodo. Esto ayuda a que los efectos de las decisiones de liquidación que se realicen durante el periodo puedan ser verificados, sin tener que asumir la sobrecarga de las correcciones después del cierre del periodo de liquidación.

Tan pronto el empleado sea activado, dependiendo de la configuración de seguridad social registrada. Se podrá consultar en detalle la PILA para ese mes del empleado. Discriminando las diferentes marcas e IBC de todos los subsistemas.

Provisiones de mes

Las provisiones de mes representan los costos de nómina adicionales a los pagos que se le realizan al empleado.

Hay dos categorías de conceptos que se provisionan:

• Cotizaciones del empleador a los subsistemas de seguridad social.
• Provisiones de las prestaciones sociales a pagar al empleado.

Las provisiones de seguridad social, como se mostró en la sección anterior, se calculan con base a la liquidación de la PILA sustrayéndole el valor descontado al empleado.

Las provisiones de prestaciones sociales tienen dos modalidades contempladas por Bitákora: las provisiones clásicas y las provisiones consolidadas.

Provisiones de prestaciones sociales clásicas

Por simplicidad, desde hace muchos años se determinó que la provisión de las prestaciones sociales fuera un cálculo simplificado que se representa en un porcentaje dependiendo los días a pagar de la prestación al año.

• Prima: 30 días / 360 días = 8.3333 %
• Cesantías:
  • Normales: 30 días / 360 días = 8.3333 %
  • De obra: 36 días / 360 días = 10 %
• Intereses a las cesantías (corresponde al 12 % de las cesantías):
  • Normales: 1 %
  • De obra: 1.2 %
• Vacaciones: 15 días / 360 días = 4.1667 %

Los valores aprovisionados en esta modalidad son la sumatoria de los ítems que hacen base de cada prestación social, aplicándole el porcentaje correspondiente a la prestación. Este resultado no es un cálculo exacto del dinero que se le debe pagar al empleado por la prestación por el mes trabajado, pero es un valor contable que puede mostrar en reconocimiento aproximado según los pagos recibidos en el mes.

Provisiones de prestaciones sociales consolidadas

Bitákora presenta esta modalidad de provisiones donde cada mes recalcula el valor que se le debería pagar al empleado por cada una de las prestaciones a la fecha final del mes.

En vez de aplicar el porcentaje de las clásicas. Simula la prestación y descuenta del valor calculado al final del mes, el saldo que tenía aprovisionado al mes anterior y los pagos realizados durante el mes.

Este cálculo genera un saldo exacto en contabilidad de los costos de nómina asociados a las prestaciones sociales, porque tiene en cuenta las reglas de variaciones de los promedios con el paso del tiempo y lo aplica a la cantidad de días generados cada mes que incrementan el valor de la prestación en el tiempo.