Consultar y editar los conceptos de nómina

A la configuración de los conceptos de nómina, se puede ingresar de dos formas:

• Desde el panel derecho de la página principal, con un solo clic sobre el ícono aparecerá en la parte de derecha el panel de configuraciones y seleccionar Crear y configurar conceptos de nómina.
• Desde la parte inferior de la página principal, seleccionar el botón deConceptos de nómina.

Con este ícono, se podrá ingresar a la opción de Conceptos de nómina, desde cualquier opción de Bitákora.

Al ingresar a Conceptos de nómina, se presenta el Administrador de conceptos.

En el Administrador de conceptos, se podrá realizar las siguientes acciones:

1. Navegar entre los conceptos
2. Editar el concepto existente
3. Crear un concepto de nómina
4. Conceptos por categoría
5. Cargar plantillas de cuentas contables
6. Cargar plantillas de conceptos

Navegar entre los conceptos

En el panel principal del Administrador de conceptos, se mostrarán las pestañas, que permitirán consultar los diferentes grupos de conceptos, que son:

• Todos. Se listan todos los conceptos.
• Nómina. Se mostrarán los conceptos devengados y deducidos que afectan la liquidación del empleado. Se permiten editar las agrupaciones, las cuentas contables, el nombre del concepto e inactivar.
• Provisión. Son conceptos preconfigurados por Bitákora. Es la lista de conceptos de los cuales se hacen apropiaciones de nómina. Solo se permite editar las cuentas contables.
• Sin cuenta contable. Corresponde a conceptos originados por el usuario, que no tienen configuradas las cuentas contables. Se permiten editar las agrupaciones, las cuentas contables, el nombre del concepto e inactivar.
• Inactivos. Es la lista de conceptos que fueron inactivados. Se permite activar nuevamente el concepto.

Buscar un concepto

En el Administrador de conceptos se encuentra la casilla de búsqueda, donde se podrá filtrar por el código o nombre del concepto.

En la imagen presentada anteriormente, se buscaron los conceptos que estén en el grupo de conceptos de nómina y que tengan la palabra clave "extra", donde Bitákora encontró tres coincidencias de conceptos de nómina.

Si se desea tener un reporte detallado de los conceptos de nómina, consultar el Reporte de conceptos en la sección de Reportes generales.

Detalle de cada concepto

En todas las pestañas se muestra el mismo detalle del concepto de nómina, el cual corresponde a:

• Código del concepto. Es el código con el que fue creado el concepto de nómina. Ejemplo: SEG1P
• Nombre del concepto. Corresponde al nombre del concepto. Ejemplo: Salud
• Tipo de concepto. Indicará si es de provisión o preconfigurado. Cuando el concepto es de nómina el tipo de concepto estará vacío. Ejemplo: el concepto BEN4 - Beneficio temporal de salud, que no tiene nada escrito al lado del nombre del concepto, indica que es un concepto de nómina.
• Cuentas contables. Se muestran en la parte inferior del detalle del concepto, de acuerdo con los tipos de plan de cuentas contables que se hayan registrado. Ejemplo: Administrativa: 510515, Operativa: 710515.

Al lado derecho del detalle del concepto, se muestra el campo de selección Editar, que mostrará las opciones disponibles de edición, de acuerdo al tipo de concepto.

Para más información al respecto, consultar la sección siguiente Editar el concepto existente.

Editar el concepto existente

En el detalle de conceptos se puede observar al lado derecho la casilla para editar el concepto, que dependiendo del tipo de concepto, se muestra lo que tiene habilitado cada concepto, así:

• Concepto de provisión o preconfigurado. Solo se permite editar las cuentas contables. El código, nombre y configuración del concepto es propio del sistema.
• Concepto de nómina. Son conceptos adicionales creados por el usuario.

De los conceptos de nómina se permite editar lo siguiente:

• Editar agrupaciones
• Editar las cuentas contables de los conceptos de nómina
• Editar concepto
• Inactivar

A continuación se explicará cada una de ellas.

Editar agrupaciones

Para editar las agrupaciones se tomará un concepto salarial de horas extras, el cual es un concepto adicional que puede ser creado y administrado por el usuario.

Al dar clic sobre Editar agrupaciones, se presentarán las agrupaciones donde puede ser asociado el concepto.

Seleccionar las casillas de las agrupaciones, donde hará base el concepto. Existen dos tipos de casillas:

• ⏹️ Las casillas cuadradas permiten varias selecciones
• 🔘 El botón, solo permite una opción

Al seleccionar o desmarcar una agrupación, aparecerá en la parte inferior derecha el botón Guardar, el cual se debe oprimir para que los cambios queden almacenados.

El concepto tomado en la imagen anterior, corresponde al pago de una Hora extra diurna, que se debe remunerar con un 25% adicional y por esto su factor a configurar sería de 1.25.

Es salarial y tendrá efecto en todos los procesos de liquidación como son:

• Seguridad social en la planilla PILA
• Prestaciones sociales
• Retención en la fuente
• Nómina electrónica, entre otros.

Por lo anterior, el concepto de nómina debe configurarse en las siguientes agrupaciones:

(Se indica primero la categoría en negrilla y luego el nombre de la agrupación con el vínculo para ampliar la información)

• Seguridad social. Base para salud y pensión.
• Retención en la fuente. Total devengado.
• Base para calcular promedios. Base promedio de cesantías, Base promedio de prima, Base promedio subsidio transporte contrato por horas, Base promedio vacaciones en dinero y Base promedio indemnización de retiro. No configurar en la agrupación Base promedio vacaciones disfrutadas.
• Certificado de ingresos y retenciones. Pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos.
• Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP. Pagos salariales.
• Documento soporte de pago de nómina electrónica. Devengados - Horas extras diurnas (25%).
• Integraciones SincoERP. Integración ADPRO - Ítems a incluir.
• Documentos Laborales. Documento Laboral - Promedio horas extras.

Editar las cuentas contables de los conceptos de nómina

Las cuentas contables de los conceptos de nómina, afectan la contabilización del documento Nómina por pagar, por esto es importante que todos los conceptos tenga la cuenta contable diligenciada correctamente, esto debe hacerse antes de que se cierre el periodo de liquidación de nómina.

En la imagen anterior, se muestra un concepto de horas extras, al cual se le configurará las cuentas contables para el documento contable nómina por pagar.

Al dar clic sobre Editar cuentas contables, en la lista que se muestra al desplegar la casilla de Editar, aparecerá una ventana emergente con las casillas de las cuentas contables a modificar o registrar.

En la ventana emergente Editar cuentas contables (ver imagen anterior), se pueden realizar las siguientes acciones:

• Número de cuenta. Registrar en la casilla la cuenta contable de cada uno de los planes de cuenta contable. En este caso son tipo administrativa y operativa, pero si existen más planes de cuenta contable creados aparecerá una casilla por cada plan de cuenta contable.
• Caneca de eliminar. Para eliminar las cuentas contables de las casillas de número de cuenta mostradas. Al dar clic sobre la caneca, se mostrará alerta para Cancelar o Eliminar. Si se escoge eliminar, se borrarán las cuentas contables del concepto.
• Importar desde Excel. Para cargar masivamente las cuentas contables de varios conceptos.

Al registrar o modificar la cuenta contable de alguna de las casillas, aparecerá el botón de Guardar y al oprimirlo se almacenarán las cuentas contables del concepto.

Editar las cuentas contables de los conceptos de provisión

Las cuentas contables de provisión son las que se registran en los documentos contables Provisión de mes.

A diferencia de los conceptos de nómina que solo se configura una cuenta contable de naturaleza débito, para los conceptos de provisión se requiere asignar por concepto:

• Una cuenta contable débito. De gasto o costo que en el PUC inician con 5, 6 o 7.
• Una cuenta contable crédito. Del pasivo - cuentas por pagar que normalmente en el PUC comienzan con 2370 para las retenciones y aportes de nómina. Cualquier inquietud, consulte el contador o revisor fiscal de la empresa.

Se mostrará a continuación la imagen de la parametrización de un concepto de provisión de salud, donde se registrará la provisión del aporte que el empleador pagará al fondo de seguridad social por medio de la planilla PILA.

Al dar clic sobre Editar cuentas contables, en la lista que se muestra al desplegar la casilla de Editar, aparecerá una ventana emergente con las casillas de las cuentas contables a modificar o registrar.

Para más información al respecto, consultar Provisiones de mes en la Activación del contrato.

Editar concepto

Dependiendo de la naturaleza del concepto de nómina (devengado o deducido), se mostrará lo que se permite editar, así:

• Devengado. Se puede modificar el nombre del concepto y si es por fuera de nómina.
• Deducido. La ventana habilita para modificar el nombre del concepto, la marca para requerir fondo y si se genera cuenta por pagar o no.

Editar concepto devengado

Se muestra un concepto de horas extras, al cual se le modificará el nombre.

Al dar clic sobre Editar concepto, en la lista que se muestra al desplegar la casilla de Editar, aparecerá una ventana emergente con el campo Nombre del concepto.

Al registrar o modificar el nombre del concepto, aparecerá el botón de Guardar y al oprimirlo se almacenará el nuevo nombre para el concepto.

Del concepto devengado se permite modificar lo siguiente:

• Nombre del concepto. Registrar el nuevo nombre para el concepto
• Fuera de nómina. Para habilitar el concepto para realizar pagos al empleado, pero a través de un tercero y que hacen parte de la remuneración mensual del empleado.

Para más información sobre pagos por fuera de nómina, consultar los siguientes temas:

• Cuentas por pagar fuera de nómina en la sección de Activación del contrato.
• Certificado laboral en PDF con los pagos por fuera de nómina.

Editar concepto deducido

Se simulará la modificación de un concepto de descuento libranza.

Al dar clic sobre Editar concepto, en la lista que se muestra al desplegar la casilla de Editar, aparecerá una ventana emergente con el campo Nombre del concepto.

Al registrar o modificar el nombre del concepto, aparecerá el botón de Guardar y al oprimirlo se almacenará el nuevo nombre para el concepto.

Del concepto deducido se permite modificar lo siguiente:

• Nombre del concepto. Registrar el nuevo nombre para el concepto.
• Requiere fondo?. Al marcar que requiere fondo, se exigirá el fondo en el registro de novedades.
• ¿Genera cuentas por pagar?. Generará los movimientos contables con el NIT del tercero asociado.

Para más información al respecto, consultar Cuentas por pagar del contrato.

Inactivar

Al dar clic en la casilla de selección de Editar al lado del concepto de nómina, se podrá inactivar el concepto.

Inactivar un concepto de nómina es ocultarlo para que no se puedan efectuar registros de eventos después de la inactivación.

Al inactivar un concepto, se presentan las siguientes situaciones:

• El concepto no se podrá usar en registros de eventos posteriores.
• Los empleados que tengan novedades o conceptos fijos registrados, se seguirá liquidando el concepto en los periodos de liquidación presentes y futuros del empleado.
• Si se requiere que el concepto inactivado no se siga liquidando en la nómina, debe eliminar la novedad o eliminar el concepto fijo que tengan registrados los empleados por el concepto inactivado.

Al dar clic sobre el botón Editar, seleccionar Inactivar, se mostrará un mensaje de alerta, donde se puede Cancelar o Inactivar.

Los conceptos con este estado se podrán consultar por la pestaña Inactivos y se podrán activar nuevamente, si es requerido.

¿Por qué inactivar un concepto de nómina?

Un concepto de nómina, se sugiere inactivarlo en los siguientes casos:

• Por ley se cambie el factor de algún concepto de horas extras. En este caso es mejor crear un nuevo concepto con el nuevo factor. Así se mantiene el historial de liquidaciones con el anterior concepto que se inactivará.
• La empresa decide que no se pagará más por ese concepto de nómina. Es mejor inactivarlo para evitar errores de pago por ese concepto.
• Cuando es creado con un factor que no es el requerido para el concepto, ejemplo en el caso de las horas extras que se paga con recargo adicional.
• Se configura por error de tipo devengado y se necesitaba era un concepto de tipo deducido o viceversa.

Editar las cuentas contables sin configurar

En la pestaña Sin cuenta contable del Administrador de conceptos se muestran los conceptos que no tienen configurados las cuentas contables, las cuales son requeridas para llevar correctamente los movimientos contables y de seguridad social.

En la imagen presentada, se observa la alerta de que existen conceptos sin cuentas contables.

Cuando el concepto no tiene cuenta contable se puede asignar directamente, dando clic sobre la frase Sin configurar que está debajo del plan de cuentas Administrativa y Operativa.