Administrador de seguridad social
- 18 Oct 2023
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Administrador de seguridad social
- Updated on 18 Oct 2023
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A la opción de seguridad social, se ingresa por la sección de Procesos de cierre, donde se debe seleccionar la opción PILA.
Después de ingresar a la opción de PILA y generar la seguridad social de un mes seleccionado, se pasará al Administrador de seguridad social, el cual se presenta en la siguiente imagen.
Sin importar si la empresa está configurada para presentar la planilla PILA por empresa o por nómina, al generar la seguridad social, se llegará al Administrador de seguridad social, que es el centro de mando donde se podrán realizar las siguientes acciones:
- Descargar los archivos de la PILA
- Reiniciar
- Regenerar archivos de pago
- Generar egresos
- Consultar y editar la PILA por empleado
- Ver el historial
Ahora se describirá al detalle, lo que se puede realizar por el Administrador de seguridad social.
Descargar los archivos de la PILA
Al hacer clic sobre el nombre de cada planilla en el Administrador de seguridad social, se pueden descargar los siguientes archivos:
- La planilla del mes en formato txt. Será la que se cargará al operador de seguridad social.
- La planilla del mes en Excel. Es una fuente organizada en columnas de la información que se reportará a la PILA.
⚠️ Cargar la planilla al operador, antes de cerrar el periodo de liquidación de la nómina
Se recomienda que se cargue el archivo txt al operador, con el fin de que se valide que no existen diferencias en afiliaciones, novedades y valores. De esta forma se podrá corregir y generar nuevamente la seguridad social en Bitákora, antes de cargar el archivo definitivo al operador y así la información será la misma en ambos sitios.
Pueden existir traslados de fondos de seguridad social de los empleados que no han sido registrados en Bitákora.
En el momento que se verifique que el archivo pasa todas las validaciones del operador de la planilla PILA, proceder al cierre del periodo de liquidación de la nómina y también finalizar el proceso de seguridad social.
Reiniciar
Al dar clic sobre Reiniciar, se ingresará a la pantalla inicial donde se podrá seleccionar otro mes y generar la seguridad social. Por defecto se mostrará el mes que se estaba generando.
✨ Estado de la seguridad social
Se permite generar la seguridad social de los meses que no se les haya generado el comprobante de egreso.
Para más información con respecto al estado, consultar el Historial de cada mes de seguridad social.
Al seleccionar el mes y oprimir el botón Generar archivos de pago se mostrará el Administrador de seguridad social con la información del mes generado.
Regenerar archivos de pago
Si no ha sido generado el comprobante de egreso, se podrán regenerar los archivos de pago para presentar al operador de PILA.
Se crearán nuevos archivos de pago que reemplazarán los anteriores.
✨ Casos en los que se deben regenerar los archivos de pago
- Se han modificado configuraciones generales de Bitákora o del empleado.
- En el cargue del archivo al operador de PILA, se detectaron inconsistencias que se corrigieron en Bitákora, en la ficha o liquidación del empleado.
⚠️ Edición de la planilla PILA
Si se editaron registros de empleados en la planilla PILA, dichos registros no serán regenerados en el archivo de pago.
Generar egresos
Es el segundo paso del flujo del proceso de seguridad social y se realiza una vez se genere y revise el archivo plano de seguridad social.
Este proceso se explica en Generar el comprobante de egreso en la sección de generar planilla PILA por empresa y por nómina.
Consultar la PILA por empleado
Al dar clic sobre Consulta de PILA por empleado, se mostrará las opciones para consultar y editar la planilla PILA por empleado.
Aparecerá la casilla de búsqueda para consultar la planilla PILA por empleado, donde al seleccionarlo se mostrarán los detalles del registro de seguridad social.
En la consulta de la planilla PILA, se podrán realizar las siguientes acciones:
- Consultar el detalle de la planilla PILA por empleado
- Editar los fondos de seguridad social en la planilla PILA
- Ver el histórico de cambios de la planilla por empleado
- Exportar a Excel el detalle de la planilla
Consultar el detalle de la planilla PILA por empleado
En esta opción se podrá consultar lo siguiente:
- Encabezado. Con los datos principales del empleado como son el documento de identidad, el nombre,, el salario, el tipo de salario y el mes a que corresponde la planilla.
- Fondos. La afiliación del empleado a cada uno de los fondos de seguridad social. Pueden ser editados.
- Aportes. A cada uno de los subsistemas, con el IBC, la tarifa, el valor del aporte y la cantidad de días a cotizar.
- Novedades. La marca de la novedad de: ingreso, retiro, variaciones de salario, si es exento de salud y los traslados de fondos.
Editar los fondos de seguridad social en la planilla PILA
Bitákora permite consultar y editar, en la opción de Consulta de PILA por empleado, los fondos de seguridad social que están registrados en la planilla PILA del mes del empleado.
Modificar la ARL
La ARL no se permite modificar, es general para toda la empresa.
Para más información al respecto, consultar Configurar el centro de trabajo y la clase de riesgo para la ARL, en la modificación de administradoras de fondos**.
Para editar el fondo de seguridad social del empleado en la PILA, se da clic sobre el 
que está al lado del nombre del fondo, donde se abrirá una ventana que permite seleccionar el nuevo fondo.
- Seleccionar el ícono ✔️ para que se guarde el cambio
- O dar clic sobre X para cancelar el cambio
⚠️ Recomendaciones a tener en cuenta para editar la planilla
- En caso de que el fondo del empleado en Bitákora, no coincida con el registrado en las bases de datos de la PILA, lo correcto es modificar en Bitákora la ficha de fondos del empleado y luego generar nuevamente la seguridad social, verificando que el cambio del fondo haya quedado correcto.
- Se sugiere editar la planilla PILA solo en casos en que no se pueda corregir de base el registro del fondo en la ficha del empleado.
- Al editar el fondo en la planilla PILA, este registro quedará marcado como modificado y al generar nuevamente la seguridad social, el registro del empleado editado no se generará nuevamente. Cualquier nuevo cambio debe realizarse por la edición de la planilla.
- Si se editan registros de empleados, se debe descargar nuevamente el archivo para cargar al operador PILA.
Para más información al respecto, consultar Administradoras de fondos en la sección Modificar el contrato del empleado.
Ver el histórico de cambios de la planilla por empleado
Para ver el histórico de los cambios efectuados por la edición de la planilla PILA, dar clic sobre Ver histórico de cambios.
Se mostrará el tipo de modificación, el usuario y la fecha del cambio.
Exportar a Excel el detalle de la planilla
Al ingresar en la opción Exportar Excel, se descargará el archivo en formato Excel con el detalle de la PILA del empleado consultado.
Ver el historial
Vaya al Administrador de seguridad social y seleccione la opción Historial.
Al ingresar al detalle, se mostrará el estado de cada planilla de seguridad social por mes.
✨ Descarga de planillas
Al dar clic sobre el nombre del archivo, se pueden descargar los archivos de la PILA del mes, como son el archivo plano cargado al operador, el Excel y el reporte por administradora, donde se totaliza por cada fondo de seguridad social.
Estados del pago de la planilla PILA:
- No. Indica que la seguridad social del mes está generada, pero no se ha finalizado el proceso.
- Sí. El proceso de seguridad social del mes está finalizado.
Para más información al respecto, consultar Generar planilla PILA por empresa.
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