Administrador de solicitudes de miBitákora
- 03 Aug 2023
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Administrador de solicitudes de miBitákora
- Updated on 03 Aug 2023
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El administrador o liquidador de la nómina podrá en un solo sitio de Bitákora: consultar, rechazar o liquidar las solicitudes que se registran desde el portal de empleados miBitákora, que afectan el periodo actual o futuros periodos de liquidación de la nómina de los empleados.
Las solicitudes del portal que se administran desde esta opción, son las siguientes:
⚠️ Prerrequisitos para que estén disponibles las opciones de solicitudes en el portal
Se debe contar con licencia activa de miBitákora, tener configurados los cargos de los jefes inmediatos y activar las causas de las ausencias remuneradas, para que se muestren las opciones y se permitan los registros de solicitud de vacaciones y de ausencias remuneradas, en el portal de empleados miBitákora.
En la sección de introducción, se explica detalladamente como configurar cada uno de los requisitos, por parte del administrador de la nómina o liquidador.
A la opción se ingresa desde el Home por la sección de Procesos de cierre, seleccionando la nómina a la que pertenecen los empleados. Si existen solicitudes registradas en miBitákora, se mostrará el mensaje Solicitudes desde el portal con el número de solicitudes que estén pendientes por gestionar.
Al dar clic sobre Ir a aprobaciones, se ingresará al Administrador de solicitudes de miBitákora.
En el Administrador de solicitudes de miBitákora, se podrán realizar las siguientes acciones:
- Consultar las solicitudes registradas en miBitákora
- Rechazar las solicitudes
- Liquidar las solicitudes
- Descargar el reporte de solicitudes
A continuación, se describirá cada unas de las acciones mencionadas anteriormente.
Consultar las solicitudes registradas en miBitákora
Se podrán consultar las solicitudes registradas en el portal de empleados, que correspondan al periodo actual, como también de solicitudes que se incluirán en periodos de liquidación futuros.
En la consulta de solicitudes se pueden realizar lo siguiente:
- Revisar las solicitudes del periodo actual
- Revisar las solicitudes próximas
- Visualizar los comentarios registrados por el empleado en cada solicitud
Revisar las solicitudes del portal en el periodo actual
Al dar clic sobre la pestaña Periodo actual ubicada en la parte izquierda del Administrador de solicitudes de miBitákora, aparecerán las solicitudes donde la fecha de inicio esté dentro del periodo actual en liquidación y se deban incluir en la nómina del empleado.
En el siguiente ejemplo simulado, existe una solicitud de vacaciones y una solicitud de ausencia remunerada.
El estado de la solicitud de vacaciones es Pendiente, lo cual indica que está pendiente de aprobación por parte del jefe inmediato. Para más información, Consultar el estado de la solicitud de la ausencia remunerada, estados que aplican para la solicitud de vacaciones y ausencias.
La fecha de inicio de la solicitud simulada de vacaciones es del "31/07/2023" y el periodo actual es del mes de julio de 2023, los cuales están en el mismo mes y año, por esto la solicitud se liquidará en el periodo actual en liquidación.
✨ Botón de liquidar
El botón de liquidar aparecerá activo, solo cuando las solicitudes corresponden al periodo actual.
Revisar las solicitudes próximas
Las solicitudes próximas corresponden a las solicitudes que los empleados registraron, para incluirse en periodos que aún no están en liquidación, es decir, serían eventos de periodos futuros.
En el siguiente caso simulado, se muestran dos solicitudes de vacaciones y una ausencia remunerada. Una de las de vacaciones está en estado aprobada por el jefe inmediato, aunque está aprobada se liquidará en el periodo que corresponda.
✨ Botón de liquidar
El botón de liquidar aparecerá activo, solo cuando la fecha inicial de las solicitudes estén dentro del periodo actual en liquidación.
En la solicitud de vacaciones simulada anteriormente, se puede observar en el primer registro del empleado Martín Alonso Pinzón, iniciará el 13/12/2023 y el periodo actual es de julio de 2023, es decir, que la solicitud solo podrá ser liquidada cuando el periodo de liquidación esté en diciembre de 2023. Por esto, el botón de Liquidar está inactivo y se activará cuando la fecha de salida de las vacaciones esté dentro del periodo de liquidación de la nómina.
Visualizar los comentarios registrados por el empleado en cada solicitud
Los comentarios que registra el empleado en la solicitud de vacaciones o ausencias remuneradas, se pueden observar dando clic sobre el ícono de comentarios de cada solicitud.
Rechazar las solicitudes del portal
El administrador de nómina o liquidador, pueden rechazar la solicitud antes o después de ser aprobada por el jefe inmediato.
Al dar clic sobre el botón Rechazar, se mostrará una ventana para registrar un comentario explicando el motivo del rechazo de la solicitud.
Se podrá seleccionar una de las siguientes acciones:
- Cancelar. No realiza ninguna acción y la solicitud seguirá activa.
- Rechazar. Se confirma el rechazo de la solicitud y no será tenida en cuenta en la liquidación de la nómina del empleado.
✨ Rechazar la solicitud
Al confirmar el rechazo de la solicitud del empleado, pasará al estado rechazada, se le notificará al correo electrónico del empleado el rechazo y no será tenida en cuenta en la liquidación de la nómina del empleado.
Liquidar las solicitudes del portal
Se podrán liquidar las solicitudes, donde la fecha de inicio de la solicitud esté dentro del periodo actual en liquidación.
✨ Liquidación de las solicitudes
En este capítulo se describirá de forma general, las acciones que se pueden ejecutar por esta sección del Administrador de solicitudes de miBitákora.
Si se requiere información del flujo completo de liquidación de las solicitudes, consultar Legalizar las solicitudes del portal en la liquidación de la nómina.
Se podrá liquidar la solicitud de dos formas:
- Liquidar. Con esta opción se podrá liquidar empleado por empleado. Se solicitará confirmación para liquidar la solicitud del empleado seleccionado.
- Liquidar todo. Al seleccionar este botón, se podrán liquidar todos los empleados o los seleccionados.
Liquidar empleado por empleado
Para liquidar empleado por empleado, se da clic sobre el botón de Liquidar, que está en la misma línea de la solicitud del empleado.
Luego, se mostrará la ventana solicitando que se confirme la liquidación, con la posibilidad de agregar un comentario a la solicitud.
Se podrá seleccionar una de las siguientes acciones:
- Cancelar. No ejecuta ninguna acción y la solicitud quedará en el mismo estado.
- Liquidar. Se confirma la liquidación de la solicitud y se incluirá en la nómina del empleado.
✨ Liquidar la solicitud
Al confirmar la liquidación de la solicitud, se ingresará el evento en la liquidación de la nómina del empleado, en el periodo actual.
Liquidar todo
Bitákora también permite que se liquiden las solicitudes, de algunos o todos los empleados.
Al dar clic sobre Liquidar todo, aparecerá una ventana donde se podrá seleccionar todos los empleados o los requeridos, lo cual se puede observar a continuación.
En la ventana emergente de confirmación, se podrán realizar las siguientes acciones:
 | Marca o desmarca todas las casillas de selección de los empleados |
 | Casilla para seleccionar una a una las solicitudes de los empleados |
 | Para agregar un comentario a cada solicitud |
Al seleccionar las solicitudes que se requieren y dar clic sobre el botón Liquidar, se confirmará la liquidación de las solicitudes en el periodo actual.
✨ Liquidar las solicitudes seleccionadas
Al confirmar la liquidación de las solicitudes, se ingresarán los eventos en la liquidación de la nómina de los empleados.
⚠️ Correo de notificación al empleado
Se enviará un correo electrónico a cada uno de los empleados, indicando que la solicitud fue rechazada o liquidada, según lo indicado en la confirmación.
Descargar el reporte de solicitudes de vacaciones
El reporte de solicitudes de vacaciones desde miBitákora, se puede consultar directamente desde el Administrador de solicitudes de miBitákora.
Al dar clic sobre el botón Reporte, se mostrará la sección de reportes con la categoría de miBitákora y se podrá seleccionar el reporte de solicitudes.
Al reporte de solicitudes, también se puede ingresar desde la opción de Reportes ubicada en el Home de Bitákora.
A continuación, se mostrará en una imagen animada, todo el proceso de descarga, del reporte en Excel.
✨ Nueva funcionalidad en la descarga de los reportes en Excel
El reporte de solicitudes de vacaciones fue actualizado a la nueva versión, al cual se le debe habilitar el contenido y actualizar datos en la herramienta Excel.
Para obtener información detallada, consultar el siguiente contenido:
- Nueva funcionalidad en la descarga de los reportes en Excel.
- Proceso de descarga del reporte paso a paso. Aunque corresponde al reporte de contabilidad, aplica la misma funcionalidad para todos los reportes de Bitákora.
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