Administradoras de fondos
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Administradoras de fondos
- Updated on 13 Jul 2023
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La ficha de fondos está estructurada en las siguientes secciones:
- Configuración del cotizante para la planilla PILA
- Traslado de fondos de seguridad social
- Cambio de fondos de seguridad social
- Agregar y configurar los familiares para el registro UPC
- Afiliación a la administradora de cesantías
- Configurar el centro de trabajo y la clase de riesgo para la ARL
Para ingresar a la opción de administradora de fondos del empleado, dar clic sobre el Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Administradoras de fondos.
Configuración del cotizante para la planilla PILA
Se mostrará el formulario donde se podrá modificar la configuración del cotizante para los sistemas de seguridad social.
Esta configuración está explicada de forma detallada en la contratación de empleados, para más información consultar Afiliaciones a seguridad social y cesantías.
📍 Modificación del tipo de cotizante
Si se modifica la configuración del cotizante, estos cambios se aplicarán a partir del periodo actual en liquidación.
En nóminas quincenales las modificaciones se permiten realizar solo en la primera quincena, excepto que el empleado haya ingresado en segunda quincena y no cuenta con liquidaciones anteriores.
Traslado de fondos de seguridad social
Es importante tener presente que con la entrada en operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) y como parte de la automatización gradual del sistema, quienes estén afiliados al sistema general de seguridad social en salud, pueden realizar el traslado de la EPS y la AFP a través de la página de Mi Seguridad Social, portal habilitado por el Ministerio de Salud, de acuerdo con el Artículo 2.1.7.5 del Decreto 780 de 2016 y la Resolución 768 de 2018.
La resolución indica que la operación del SAT no releva a las EPS ni a los empleados o trabajadores, del cumplimiento de sus obligaciones legales relacionadas con la afiliación y verificación de novedades, así como, de las obligaciones derivadas de la gestión del riesgo en salud.
La novedad de traslado a otra administradora, es un tipo de novedad permanente que afecta a que administradora se le realizarán los aportes cuando el traslado sea efectivo.
La novedad de traslado se utiliza cuando un cotizante se trasladará de administradora y se notificará dicho traslado a la actual administradora.
Las novedades que tienen relación con este tipo de traslado son:
- TAE. Traslado a otra EPS.
- TDE. Traslado desde otra EPS
- TAP. Traslado a otra AFP
- TDP. Traslado desde otra AFP
💧 Efectividad del traslado
De acuerdo con al artículo 3.2.1.12 del Decreto 780 de 2016 con entrada en operación del Sistema de Afiliación Transaccional, indica que se "entenderá por traslado efectivo el momento a partir del cual el afiliado queda cubierto por la nueva entidad ...".
Registro del traslado en Bitákora
Bitákora viene provisto del registro del traslado, pero antes de realizar el registro se recomienda verificar el estado actual de las afiliaciones del empleado por las siguientes páginas dispuestas por el Ministerio de Salud y Protección Social:
- Sistema de Afiliación Transaccional (SAT)
- Base de Datos Única de Afiliados (BDUA)
- Registro Único de Afiliados (RUAF)
⚠️ Verificar afiliaciones vigentes en salud y pensión
Se recomienda confirmar las afiliaciones efectivas del empleado y también que se haya cumplido con los requisitos vigentes sobre traslado de EPS y de pensiones, como es el caso de la doble asesoría en pensiones.
El Decreto 780 de 2016 indica sobre los traslados:
El Sistema de Afiliación Transaccional dispondrá de los mecanismos para que los requisitos de traslado se puedan verificar automáticamente y para que los afiliados cotizantes puedan registrar la solicitud de traslado, así como la notificación del traslado a las EPS, a los afiliados cotizantes, a los aportantes y a las entidades territoriales cuando trate del traslado de EPS entre regímenes diferentes".
Para registrar el traslado de admnistradora de seguridad social en Bitákora se da clic sobre la opción Trasladar, se habilitarán los campos del formulario y se podrán modificar los fondos de seguridad social de la siguiente manera:
- En la casilla Fondo que se habilita inmediatamente después de seleccionar Trasladar, la cual se presenta con un recuadro en color rojo se podrá escribir parte del nombre del fondo y se irán mostrando los fondos que coincidan con lo que se vaya escribiendo. Para seleccionar dar clic sobre el nombre del fondo requerido.
- Dar clic sobre el ícono ✅ para guardar el traslado.
- O dar clic sobre el ícono
para cancelar el traslado.
para cancelar el traslado.⚡ Registro de traslado en primera o segunda quincena
Bitákora permite realizar el registro de traslado en cualquier quincena ya que el fondo no se modifica inmediatamente, sino a partir del siguiente mes. El aporte a la planilla PILA y las provisiones contables se seguirán realizando al fondo actual del empleado, ya que el traslado no es efectivo para Bitákora sino a partir del siguiente mes al registro del traslado.
Al guardar el traslado a otro fondo de seguridad social Bitákora mostrará el mensaje: "Se encuentra en proceso de traslado al fondo" y habilitará el botón de Eliminar traslado.
✨ El traslado a otra administradora de seguridad social no afecta la liquidación del empleado. La novedad de traslado se informará en la planilla PILA del mes actual.
⚠️ Autorización del traslado por parte de las entidades involucradas
Bitákora cumple con la normatividad en la marca de las novedades de traslado en la planilla PILA, pero en la práctica cuando se carga la planilla PILA es el operador de seguridad social el que valida a que entidades de seguridad social se debe aportar por empleado, ya que para que el traslado sea efectivo deben surtirse los procedimientos de solicitud y autorización de traslado, por parte de las entidades involucradas.
En la planilla PILA Bitákora registrará las novedades que correspondan en la planilla del mes actual y también en la planilla PILA del siguiente mes de aportes a la seguridad social.
En la planilla del mes actual del registro de traslado se realiza lo siguiente:
- Marca la novedad en la columna TAE o TAP
- Indica el código de la actual administradora y a la que se le realizan los aportes.
- Indica el código de la nueva administradora, indicando que el traslado está en proceso pero que aún no es efectivo.
En la planilla del mes siguiente al registro de traslado se realiza lo siguiente:
- Quedará efectivo el traslado marcando con X la columna TDE o TDP.
- Se cotizan los aportes de seguridad social a la nueva administradora.
La novedad de traslado se podrá consultar en el Administrador de empleados menú Gestionar en la opción PILA.
Al consultar el informe en Excel presentado por Bitákora en el mismo mes de registro de traslado, se mostrarán las marcas realizadas en la planilla PILA y que se pueden validar revisando el contenido del Excel.
Campos que diligencia Bitákora cuando se registra un traslado
📝 Marca de novedades de traslado en la planilla PILA
Las marcas de novedades pueden no coincidir con la realidad de afiliación del empleado, ya que estas marcas de novedades hacen parte del formulario que tenía provista la seguridad social antes de entrar en operación el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) y los traslados se pueden generar de forma automática o ser modificados o negados por el sistema SAT, para lo cual Bitákora no tiene control y tampoco responsabilidad sobre el traslado. En cuyo caso se deberá editar el registro en la planilla PILA con el fondo de seguridad social y la marca de novedad correcta.
La otra opción es no efectuar el traslado de fondo, sino el cambio de fondo de seguridad social cuando el fondo o el Sistema de seguridad social haya informado el traslado efectivo.
El archivo en Excel que genera Bitákora viene provisto de las columnas requeridas por la planilla PILA, pero para explicar las novedades de traslado solo se presentan las columnas de las celdas relacionadas con el traslado de EPS y AFP.
Los campos que diligencia Bitákora cuando se registra un traslado a otra EPS son:
- CampoTae (Traslado a otra EPS). Se registrará una X la novedad de traslado, indicando que está en proceso el traslado de la afiliación en salud del empleado a otra EPS.
- CampoTde (Traslado desde otra EPS). Se registrará una X la novedad de traslado, indicando que la afiliación que en este mes de aportes el traslado se hace efectivo.
- CampoAdministradoraActualSalud. Con el código de la entidad de salud se identifica la EPS a la que está afiliado el empleado actualmente y a la que se le realizarán los aportes de seguridad social en el mes del registro del traslado.
- CampoAdministradoraNuevaSalud. Cuando esta celda tiene el código de la entidad, informa que está sera la nueva EPS a partir del siguiente mes y a la que se le cotizarán los aportes de seguridad social para este y los futuros meses de aportes mientras la afiliación del empleado siga activa.
Los campos que diligencia Bitákora cuando se registra un traslado a otra AFP son:
- CampoTdp (Traslado desde otra EPS).
- CampoAdministradoraActualPension. Con el código de la entidad de pensión se identifica la AFP a la que está afiliado el empleado actualmente y a la que se le realizarán los aportes de seguridad social en el mes del registro del traslado.
- CampoAdministradoraNuevaPension. Cuando esta celda tiene el código de la entidad, informa que está sera la nueva AFP a partir del siguiente mes y a la que se le cotizarán los aportes de seguridad social para este y los futuros meses de aportes mientras la afiliación del empleado siga activa.
Cambiar el fondo de seguridad social
Con las afiliaciones a los fondos de seguridad social del empleado Bitákora permite realizar las siguientes acciones:
- Cambiar a otra EPS
- Cambiar a otro fondo de pensiones
- Cambiar a otra caja de compensación familiar
Para registrar el cambio de administradora de fondo de seguridad social, dar clic sobre la opción Cambiar administradora de fondo, se habilitará el campo del formulario y se podrá modificar el fondo de seguridad social así:
- En la casilla Fondo que se habilita inmediatamente después de seleccionar Cambiar administradora de fondo, la cual se presenta con un recuadro en color rojo se podrá escribir parte del nombre del fondo y se irán mostrando los fondos que coincidan con lo que se vaya escribiendo. Para seleccionar dar clic sobre el nombre del fondo requerido.
- Dar clic sobre el ícono ✅ para guardar el traslado.
- O dar clic sobre el ícono para cancelar el traslado.
💧Cambios de fondos de seguridad social permitidos
- En empleados que ya tienen liquidaciones en periodos anteriores, solo se permitirá cambiar el fondo en primera quincena.
- Se permite cambiar el fondo en segunda quincena si el empleado ingresó en el periodo y no tiene liquidaciones anteriores.
Al guardar el cambio de fondo de seguridad social Bitákora mostrará el mensaje "Cambio de administradora realizado".
✨ El cambio a otra administradora de seguridad social no afecta la liquidación del empleado. El cambio de fondo se actualizará en los movimientos contables y la planilla PILA del empleado.
Registro de familiares
Bitákora dispone del registro de familiares del empleado en la sección de Administrador de empleados menú Gestionar y opción Administradoras de fondos.
Ingresar a la ficha de Gestionar familiares y dar clic sobre Agregar familiares.
Para registrar los familiares se mostrará el formulario donde se debe realizar lo siguiente:
- Registrar el Nombre del familiar. Es requerido como mínimo el primer nombre y el primer apellido.
- Seleccionar el Parentesco. Escoger de la lista los beneficiarios del empleado. Tabla configurada de acuerdo con los beneficiarios permitidos por la normatividad para pagar el UPC adicional. Bitákora se encarga de actualizarla.
- Registrar el tipo de documento y la Identificación del familiar.
- Registrar la Fecha de nacimiento. Dato requerido para calcular la tarifa UPC adicional.
- Registrar el Teléfono de contacto.
- Seleccionar la Ciudad de residencia. Dato requerido para calcular la tarifa UPC adicional.
- Seleccionar el Género. Dato requerido para calcular la tarifa UPC adicional.
- Seleccionar la casilla ¿Es dependiente?.
Al dar clic sobre el botón Guardar familiar se mostrarán los familiares ingresados y se podrán editar o eliminar.
Para editar el registro del familiar dar clic sobre el lápiz 
de edición y se mostrará el formulario para editar el familiar.
Para eliminar el registro del familiar dar clic sobre 
y Bitákora eliminará el registro sin solicitar confirmación.
Agregar familiares para el registro UPC adicional
En Bitákora se permite el registro de beneficiarios adicionales al Plan Obligatorio de Salud - POS. Según la normatividad colombiana estos pueden ser abuelos, bisabuelos, bisnietos, esposo, hermanos, hijos, madre, nieto, padre, sobrino y tío.
Al guardar el registro del familiar para el UPC adicional, Bitákora mostrará en la ficha Familiares con UPC los familiares registrados. En la liquidación del empleado se realizará los descuentos de acuerdo con las tablas de valores de UPC adicional para el año del registro y de acuerdo con la periodicidad seleccionada.
De acuerdo con el ejemplo, los beneficiarios corresponden al siguiente descuento de acuerdo con la edad, género y la ubicación geográfica:
- El hijo hombre con edad de 7 años en la ciudad de Bogotá, le corresponde la tarifa de 5 a 14 años con un valor COP 41.100.
- La esposa mujer con edad de 34 años en la ciudad de Bogotá, le corresponde la tarifa de 19 a 44 años con un valor COP 121.600.
Los descuentos del UPC adicional indicados, se pueden observar en la liquidación del empleado.
En la planilla PILA se puede observar el registro que reportará al operador de seguridad social, con el aporte UPC adicional para la EPS donde está afiliado el empleado.
La imagen siguiente corresponde al registro de planilla PILA del empleado, donde se ocultaron varias columnas para mostrar solo lo relacionado con el registro de UPC adicional de los dos beneficiarios del empleado.
💧 El registro de UPC adicional del empleado afectará la liquidación del empleado, la generación del documento contable nómina por pagar y la planilla PILA.
Para más información al respecto consultar Causación UPC adicional en la sección de Liquidación de aportes a seguridad social.
Modificar la configuración de cesantías
Se permite modificar el fondo de cesantías del empleado y la configuración de las cesantías de obra del empleado.
Modificar el fondo de cesantías del empleado
La modificación del fondo de cesantías se puede realizar en cualquier periodo de liquidación de la nómina, ya que este cambio no se tiene que informar a ninguna entidad.
✨ Modificar fondo de cesantías del empleado
El fondo del empleado es requerido cuando se realice la generación masiva de cesantías anuales, proceso que se genera en el cierre de cada año y se crean los documentos contables para el traslado de cesantías a los fondos cesantías.
Para más información sobre la configuración del fondo de cesantías, consultar Configuración de cesantías en la sección de Afiliaciones a seguridad social y cesantías.
Modificación de la configuración de cesantías de obra del empleado
Modificar la casilla de las cesantías de obra, se puede realizar en cualquier periodo de liquidación de la nómina y afecta la provisión de mes de cesantías, cálculo que se realizará con 36 días por año trabajado.
⚠️ Actualización de las provisiones de mes del empleado
Modificar la casilla de cesantías de obra es un caso común en los que se debe actualizar la liquidación del empleado al ser un cambio en las configuraciones. Para más información consultar Actualizar la liquidación en la sección El perfil del empleado.
Para más información relacionada con cesantías de obra consultar Cesantías de obra en la sección de Afiliaciones a seguridad social y cesantías.
Configurar el centro de trabajo y la clase de riesgo para la ARL
Para asignar en Bitákora la clase de riesgo de los empleados, con el que se realizará el aporte a la ARL, se requiere realizar las siguientes acciones:
- Crear el centro de trabajo
- Asignarle al centro de trabajo una actividad económica
- Asignarle al empleado un centro de trabajo
- Actualizar la liquidación de los empleados
- Generar la planilla PILA
Tabla de clasificación de actividades económicas
El numeral 3 del artículo 1 de la Resolución 2012 de 2022, modificó varios aspectos del diligenciamiento de la planilla PILA.
Entre los cambios está lo relacionado con el campo 98 "Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales", siendo necesario diligenciar el código de la actividad económica del aportante.
⚠️ Esta validación será exigida por el operador al momento de procesar la planilla PILA.
La tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales fue actualizada por el Decreto 768 de 2022, donde en el anexo técnico se puede observar la estructura de la clasificación.
📒 Actualización de tabla de actividades económicas
Bitákora es la encargada del mantenimiento de la tabla de actividades económicas.
Crear el centro de trabajo en Bitákora
Según el Decreto 768 de 2022, las empresas con más de un centro de trabajo podrán tener diferentes clases de riesgo para cada uno de ellos por separado, siempre que exista una diferenciación clara en la actividad que desarrolle, en las instalaciones locativas y en la exposición a peligros, conforme con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.9 del Decreto 1072 de 2015.
En Bitákora se pueden crear varios centros de trabajo con actividades económicas diferentes.
⚠️ Clasificación del riesgo en el código de 7 dígitos
El primer dígito especifica la clase de riesgo: 1, 2, 3, 4 ó 5. Al asignar la actividad económica al centro de trabajo es importante que veriquen bien la actividad asignada, porque de esto depende el aporte del porcentaje de riesgo del empleado a la ARL. Para más información consultar la hoja #5 "Estructura de la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas" del anexo técnico del Decreto 768 de 2022.
Para crear en Bitákora el centro de trabajo, ingresar por la sección Maestros de configuración opción Centros de trabajo.
Si el centro de trabajo ya existe y se requiere modificar, seleccionar el ícono para asignar o modificar la actividad económica.
✨ Porcentaje de riesgo ARL del empleado
La clase de riesgo está asociada al centro de trabajo y el factor que tenga la actividad económica en el centro de trabajo será con el que se aportará a la seguridad social.
⚠️ Actualizar la liquidación del empleado y la planilla PILA
La modificación de la actividad económica de un centro de trabajo, es un caso común en los que se debe actualizar la liquidación de todos los empleados. Para más información consultar Actualizar la liquidación.
Asignar un centro de trabajo en el contrato del empleado
En Bitákora se debe asignar al empleado un centro de trabajo de acuerdo con la actividad económica del aportante.
Para asignar un centro de trabajo al empleado ingresar por el Administrador de empleados menú Gestionar en la opción Administradoras de fondos.
⚠️ Actualizar la liquidación del empleado y la planilla PILA
El cambio en la configuración del empleado es un caso común en los que se debe actualizar la liquidación del empleado. Para más información consultar Actualizar la liquidación.
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