Ajuste de primas

El ajuste de primas se refiere a los valores adicionales que pueden generarse, ya sea positiva o negativamente, para los empleados que reciben pagos salariales adicionales en su nómina después de la aprobación inicial de una prima durante el semestre.

Este ajuste se presenta especialmente en el mes de diciembre de cada año, ya que por disposición del artículo 306 del CST manifiesta que la prima se debe pagar como máximo el 20 de diciembre, esto indica que en el segundo semestre posiblemente se requiera un ajuste de prima legal de servicios, ya que para esa fecha puede que no se conozca con exactitud el valor que se le pagaría por prima al empleado a fecha de corte del 31 de diciembre.

Si el empleado devenga algún concepto salarial adicional entre el 21 y el 31 de diciembre, como comisiones, horas extras, recargos, etc., estos estarían por fuera de la base diaria calculada al 20 de diciembre, o la fecha en que fue liquidada la prima.

Estas son posibles situaciones donde será necesario generar nuevamente el proceso de primas antes de cerrar la liquidación de nómina del mes de junio o diciembre:

• Ingresen nuevos empleados después de la aprobación de la prima y la fecha de ingreso esté dentro del mes de cálculo de la prima.
• A algún empleado se le haya modificado el salario básico pactado.
• Se les registre a los empleados conceptos adicionales como comisiones, bonificaciones salariales, horas extras, recargos o en general cualquier concepto salarial que haga base para el cálculo de la prima.
• Cambios en la configuración de los conceptos que conforman la base para el cálculo de la prima.

En este caso se debe generar nuevamente el proceso de primas y revisar las liquidaciones de prima de los empleados a los que se genere el ajuste de prima.

Los registros de ajustes de prima requieren aprobación, para esto se debe ingresar por la opción de Aprobación de primas legales. Después de aprobados los ajustes de primas no será posible eliminarlos.

Caso práctico de ajuste de primas

En este caso de ajuste de primas, se simulará el registro de un empleado al cual se le pagó la prima legal con las siguientes condiciones:

• El periodo actual en liquidación es quincenal del 16 al 30 de junio.
• El primer pago de prima fue por el valor de COP 1.370.107 con un promedio diario de COP 93.416,19

Después de aprobada y pagada la prima de junio, el empleado recibió pago por comisiones que son base para el cálculo de la prima y se requiere pagarle la diferencia por prima legal a su favor.

• Comisiones por valor de COP 5.000.000.

Se registran las comisiones en Bitákora por la opción de registro de novedades.

Las comisiones corresponden a un concepto salarial que se debe incluir para promediar la prima nuevamente y para esto se genera nuevamente el proceso de primas.

Al generar el proceso de primas nuevamente, se mostrarán por la opción de Aprobación de primas legales los empleados a los que se calculó un ajuste de prima. Para este caso práctico solo se le generó a un empleado, registro que está marcado con un recuadro en color rojo, el cual en la columna Ajuste está con un sí, por un valor de prima de ajuste de COP 416.668.

El detalle de las primas generadas por empleado se podrán observar por el Administrador de empleados en la opción Primas.

El empleado del caso práctico tiene dos registros de prima:

• El que se indica como primer pago de prima por COP 1.370.107, el cual corresponde a la primera generación de prima del empleado, el cual ya fue aprobado y pagado.
• El que se indica como ajuste de prima para un valor por concepto de prima de COP 1.786.775 donde estaría pendiente por pagar la diferencia que sería de COP 416.668, la cual se puede observar en la imagen siguiente.

En el detalle del ajuste de la prima se indica como Avances solicitados el valor de COP 1.370.107 que corresponde al pago de prima de la primera quincena ya aprobado y pagado.

Bitákora calcula el valor total de la prima con los conceptos que hacen base hasta la fecha y resta el valor de prima ya pagado, el cual lo indica como avances solicitados.

Valor de ajuste de prima = Valor calculado de prima - Avances solicitados
Valor de ajuste de prima = COP 1.786.775 - 1.370.107
Valor de ajuste de prima = COP 416.668

El ajuste de prima generado por el proceso de primas ya no se liquida aparte, por ser un ajuste se registra en la liquidación normal del empleado y se paga junto con la nómina en el periodo actual en liquidación.