Aprobaciones pendientes

La mayoría de los registros de eventos en Bitákora, ejecutan automáticamente el proceso de liquidación del empleado y estos se reflejan inmediatamente en la la liquidación de la nómina del empleado.

El proceso de aprobaciones pendientes, es ese paso intermedio, donde se requiere de un aprobador, para que los pagos de esos eventos que se salen del flujo normal, sean validados y aprobados.

Entre estos eventos atípicos que requieren una aprobación, se citan los siguientes:

• Los que cambian el contrato del empleado de estado activo al estado retirado.
• Pagos de días de vacaciones que no han sido causados.
• Pagos de días de vacaciones en dinero, que superan lo que indica la normatividad. Numeral 1 del artículo 189 del CST.
• Préstamos que exceden las políticas laborales de la empresa.
• Pagos de cesantías que tienen una destinación normativa específica.
• Pagos de primas legales que se realizan dos veces al año.
• Solicitudes que registran directamente los empleados, desde el portal de empleados y requieren una aprobación inicial del jefe inmediato.
• Notas de ajuste que afectan un documento que se entrega a una entidad externa, entre otros.

Es por esto, que en Bitákora, existen eventos que requieren aprobación expresa, para que se habilite y se permita cerrar del periodo actual en liquidación.

Estos eventos se dividen en dos grupos:

• Eventos que se liquidarán en la nómina, así no estén aprobados
• Eventos que no se liquidarán en la nómina, hasta que sean aprobados

A continuación se explicará cada uno de ese grupo de eventos.

Eventos que se liquidarán en la nómina así no estén aprobados

Son registros que se liquidarán en la nómina, porque se requiere observar la afectación en la liquidación, revisar las bases y cálculos cuando estos aplican.

Algunos de estos eventos son:

• Retiro de un empleado
• Préstamos que exceden las condiciones configuradas en las líneas de crédito
• Avances de cesantías
• Pago y ajuste de primas legales
• Notas de ajuste por reemplazo de la Nómina Electrónica

Eventos que no se liquidarán en la nómina hasta que sean aprobados

Algunos eventos no pasan directamente a la liquidación, porque son registros que requieren de una aprobación por parte del liquidador de nómina, por ser situaciones que se salen del flujo normal de la liquidación de la nómina y requieren que sean verificados y autorizados, antes de que afecten la liquidación.

Entre los registros de eventos que requieren aprobación para incluirlos en la liquidación de la nómina, están:

• Anticipo de vacaciones (solicitar más días de los disponibles)
• Solicitar más días en dinero que días por disfrutar
• Solicitud de vacaciones desde el portal miBitákora
• Solicitud de ausencias remuneradas desde el portal miBitákora

Administrador de aprobaciones pendientes

En el administrador de aprobaciones pendientes, se podrán gestionar todos los registros que requieren la intervención del administrador o liquidador de nómina.

Se ingresará por la sección de Procesos de cierre, donde al seleccionar la nómina de los empleados y como parte de la verificación que hace Bitákora, informará si todo está listo para ejecutar el cierre de la nómina, o si, por el contrario, existe algo que deba revisar el liquidador de nómina.

Las dos secciones de registros pendientes, que se muestran son las siguientes:

• Aprobaciones pendientes. Corresponde a los registros de eventos que se salen del flujo normal de la nómina y requieren la aprobación explicita del liquidador de nómina.
• Inconsistencias. Son alertas que hace Bitákora para informar que algo no funcionó bien o que falta terminar el flujo de algún proceso por parte del administrador o liquidador de la nómina.

Aprobaciones pendientes

En la siguiente imagen animada, se podrá observar las diferentes pestañas que hacen parte de los procesos que están pendientes, los cuales se deben aprobar para poder cerrar el periodo de liquidación.

Al dar clic sobre Ir a aprobaciones, aparecerá el detalle de los registros pendientes por aprobar de la nómina de los empleados.

En esta sección, Bitákora permite gestionar todos los procesos que requieren la intervención del administrador de la nómina, como son:

• Procesos pendientes de la liquidación de la nómina
• Primas legales de servicios por aprobar
• Solicitudes desde la aplicación miBitákora
• Inconsistencias

A continuación se describirán cada uno de los procesos.

Procesos pendientes de la liquidación de la nómina

En esta sección ubicada en la parte izquierda de la opción de Aprobaciones pendientes, se podrán revisar y aprobar los procesos que están relacionados directamente con el pago de la nómina en el periodo actual en liquidación.

El número al lado del tipo de liquidación, Indica la cantidad de aprobaciones que están pendientes. En la imagen de ejemplo, existen 2 retiros pendientes por aprobar.

Las acciones que se pueden realizar en los diferentes tipos de liquidaciones, son:

• Rechazar. Se solicitará confirmación. En algunos tipos se eliminará el registro. Se restablecerá los estados de los eventos y la liquidación del empleado.
• Aprobar. Bitákora solicitará confirmación y luego aprobará el registro.

En esta sección, se podrán revisar las liquidaciones de nómina que están pendientes por aprobar, las cuales se presenta en pestañas independientes de acuerdo con cada tipo de proceso, que son los siguientes:

• Liquidaciones de retiros
• Registros de vacaciones que exceden los días disponibles con los que cuenta el trabajador
• Avances de cesantías
• Préstamos que exceden el límite configurado en la línea de crédito
• Contratos a término fijo que están próximos a vencer

En los siguientes sub-capítulos, se tratará cada uno de los tipos de procesos pendientes por aprobar.

Liquidaciones de retiro

Todos los retiros que se registren en Bitákora, deben ser aprobados por el administrador de la nómina.

En el caso de la imagen presentada anteriormente, se simulan dos liquidaciones de retiro, donde la primera liquidación presenta un Saldo no conciliado por COP 10.716.911 y la segunda genera Indemnización por la terminación del contrato por un valor de COP 16.905.537, casos que se tratan de forma separada en los siguientes sub-capítulos.

En el detalle del retiro se muestra los siguientes valores:

• Indemnización
• Saldo no conciliado
• Valor del retiro

En los siguientes sub-capítulos, se explicará de donde provienen los valores y en que opción se puede obtener un mayor detalle.

Saldo no conciliado

La casilla de saldo no conciliado, la calcula Bitákora, de acuerdo a lo que se indique en el registro de retiro del empleado, cuando el empleado tiene un préstamo pendiente por pagar y el saldo del préstamo es mayor al dinero disponible en la liquidación de retiro.

Se simula el retiro de un empleado, que presenta un saldo de préstamo pendiente por COP 30.716.911 y en la liquidación de retiro tiene un disponible de COP 24.899.923. El saldo del préstamo es mayor a lo que recibirá por la liquidación de retiro y por esto es necesario que el administrador de la nómina registre un valor para conciliar el préstamo. Para el caso práctico se acuerda con el empleado descontar la suma de COP 20.000.000 para abonar al préstamo, el cual será el valor conciliado.

El valor conciliado se descontará del saldo total del préstamo y quedará un saldo pendiente del préstamo, el cual se mostrará en aprobaciones pendientes con el nombre de Saldo no conciliado, indicando que el empleado adeudará dicha suma a la empresa.

Saldo no conciliado = Saldo total pendiente del préstamo - Valor conciliado
Saldo no conciliado = COP 30.716.911 - COP 20.000.000
Saldo no conciliado = COP 10.716.911

Situación que se puede observar en la siguiente imagen, que corresponde al momento en que se está registrando el retiro del empleado.

Al registrar en el retiro del empleado, el valor a pagar del préstamo por COP 20.000.000, este se reflejará como Saldo no conciliado o saldo pendiente por pagar por COP 10.716.911 en Aprobaciones pendientes, tal como se puede observar en la siguiente imagen.

Para más información al respecto, consultar Registrar el retiro de un empleado.

Indemnización

Este valor se genera cuando en el registro de retiro del empleado se marca la casilla de Indemnizar y Bitákora lo calcula de acuerdo al tipo de contrato acordado con el empleado.

En el caso simulado de la imagen anterior, el empleado Martín Alonso Pinzón, presenta un valor por indemnización de COP 16.905.337.

El detalle de la indemnización se consulta por el Administrador de empleados, por la opción de registro de retiro del empleado.

Para más información al respecto, consultar Indemnización de retiro.

Valor del retiro

La columna Valor del retiro, corresponde al Total a pagar de la liquidación de retiro, que es el resultado de tomar el total devengado menos el total deducido de la liquidación del empleado y será el valor que pasará a tesorería cuando el registro de retiro sea aprobado.

Al ingresar por el Administrador de empleados, se podrá observar el detalle de la liquidación de retiro del empleado.

Para más información al respecto, consultar Liquidación de retiro del empleado.

Registros de vacaciones

En esta pestaña se mostrarán solo los registros de vacaciones que requieren aprobación, por alguna de las siguientes situaciones:

• Solicitar más días de los que el empleado tiene derecho a la fecha de inicio de vacaciones
• Solicitar más días en dinero que días por disfrutar

En el ejemplo simulado en la imagen anterior, se muestran los dos casos:

• El primer registro, los 6 días en dinero superan a los 5 días a disfrutar. Ver numeral 1 del artículo 189 del CST.
• El segundo registro, el empleado tiene disponibles 21,9167 días y solicitó 25 días, excediendo en 3,08 días lo disponible. Bitákora.

Por lo anterior, Bitákora deja en estado pendiente por aprobar, con el fin de que el administrador de la nómina decida si aprueba los registros de vacaciones.

Para más información al respecto, consultar Registrar vacaciones para un empleado.

Avances de cesantías

Todos los registros de avances de cesantías, quedarán en estado pendiente por aprobar y se mostrarán en la pestaña de Avances de cesantías.

Al dar clic sobre Detalle, aparecerá el cálculo de días y la base diaria calculada por Bitákora.

Al dar clic sobre Aprobar, se podrá seleccionar la forma de pago del avance, la cual depende de la forma de pago asignada en la ficha del empleado y que puede ser modificada por la información contractual del empleado.

Al seleccionar la forma de pago Cheque, se requerirá registrar el Nombre del beneficiario del cheque, que puede ser el empleado o un tercero como el fondo de cesantías o las instituciones educativas autorizadas.

Para más información al respecto, consultar Registro de avance de cesantías.

Préstamos

En esta sección se mostrarán los registros de préstamos de los empleados, que se salen de las políticas laborales de la empresa, como son:

• Los préstamos que exceden el límite configurado en la línea de crédito
• Las cuotas de préstamos que exceden el valor máximo de endeudamiento, configurado en la línea de crédito

En la imagen anterior, el valor del préstamo por COP 10.000.000 supera el establecido en la línea de crédito, donde el máximo es de COP 4.500.000.

Para más información al respecto, consultar Configurar las líneas de crédito para los préstamos.

Contratos a término fijo que están próximos a vencer

Bitákora informará de los contratos de los empleados, que fueron acordados a término fijo y que están próximos a vencer.

Aquí se podrán realizar las siguientes acciones:

• Prorrogar el contrato a término fijo
• Pasar el contrato a término indefinido

Prorrogar el contrato a término fijo

Al dar clic sobre el botón de Prorrogar, se abrirá una nueva ventana, donde se debe seleccionar la sección Prorrogar contrato y luego determinar la fecha de vencimiento con una fecha final para el nuevo contrato o indicando los meses para que Bitákora calcule la fecha final.

Pasar el contrato a término indefinido

Al seleccionar la sección Pasar a término indefinido y dar clic sobre el botón Guardar, se pasará el contrato de término fijo a término indefinido.

Para más información al respecto, consultar Prórroga de contratos.

Primas legales de servicios por aprobar

Todos los registros de primas legales que se generan en el proceso de primas, deben ser aprobados por el liquidador de la nómina.

En la sección de Primas, ubicada en la parte superior derecha de Aprobaciones pendientes, dar clic sobre Aprobar.

Se pasará al detalle de primas que están pendientes por aprobar, donde se mostrará el valor calculado, los deducidos contra prima, el valor a pagar y si es ajuste de prima.

Aquí se podrá aprobar por empleado, seleccionando los registros o aprobar todos los pagos de primas de los empleados.

Para ver el registro de prima legal de cada empleado, ingresar dando clic sobre Detalle.

Para más información al respecto, consultar Aprobar todo, en el registro de primas.

Solicitudes desde la aplicación miBitákora

Si se cuenta con la licencia de la aplicación móvil miBitákora, los empleados podrán registrar desde el portal de empleados las solicitudes de vacaciones y ausencias remuneradas.

Los registros pendientes por aprobar, se mostrarán en la sección derecha y al dar clic sobre las solicitudes, se ingresará al Administrador de solicitudes de miBitákora.

El liquidador de la nómina podrá revisar y pasar a liquidación las solicitudes registradas desde miBitákora.

Para más información al respecto, consultar Legalizar las solicitudes del portal en la liquidación de la nómina.

Inconsistencias

En el panel derecho de la sección de Aprobaciones pendientes, Bitákora muestra las posibles inconsistencias que pueden presentar los empleados y que se deben gestionar para poder cerrar el periodo de liquidación de la nómina.

Entre las alertas están las siguientes:

• Empleados sin PILA generada
• Empleados pendientes por terminar el registro, en la contratación de empleados
• Liquidaciones con saldo negativo

Empleados sin PILA generada

Bitákora genera la PILA en el periodo de cierre de la nómina. Si la nómina es quincenal y en la segunda quincena no se generó la PILA de algún empleado, se advertirá sobre esto para que sea corregido. En las mensuales es un solo periodo se generará cuando se liquida la nómina por primera vez y también se advertirá si algún empleado no tiene la PILA generada.

Esto se puede verificar ingresando por el Administrador de empleados en la opción PILA, donde se mostrará el detalle de los registros de la seguridad social o se indicará con el mensaje No existe información registrada, en caso de que no esté generada la PILA del empleado, tal como se observa en la imagen.

Para generar la PILA, se puede dar clic sobre el botón Generar PILA o sobre el ícono Actualizar PILA mes actual.

Para más información al respecto, consultar Administrador de seguridad social.

Empleados pendientes por terminar el registro

Cuando se registra el contrato de un empleado de forma individual o masiva a Bitákora, debe terminarse todo el proceso, es decir que la información personal y contractual del empleado esté completa.

En caso de que falte algún dato requerido, al ingresar al cierre de la nómina se mostrará como una inconsistencia, que debe ser corregida para poder cerrar el periodo actual en liquidación.

Al dar clic sobre Ir a inconsistencias, aparecerá el detalle del empleado al que le falta completar algún dato obligatorio.

Al dar clic sobre Ver empleado, se podrá revisar el contrato del empleado. En la siguiente imagen se muestra las fichas que no están completas, las cuales se pueden identificar porque no tienen la marca ✅.

Para verificar la inconsistencia, se debe ingresar a las fichas que no tienen el visto bueno y completar los campos que son obligatorios y se indican con asterisco (*) antes del nombre.

Para más información al respecto, consultar Activación del contrato.