Aprobar los pagos en tesorería

Aquí aparecerán automáticamente los registros que se generan en la opción de Generar pago de la sección de tesorería.

La sección para realizar los pagos de las liquidaciones aprobadas de Bitákora fue simplificada en esta nueva versión de Aprobar pagos y ahora se presentan en esta ventana todas las acciones que se pueden realizar con los medios magnéticos y los pagos en cheque generados.

Las acciones que se pueden realizar son las siguientes:

• Ver Detalle. Para revisar el detalle de los empleados que se pagarán en el medio.
• Descargar. Al dar clic descarga el medio magnético en formato TXT. Corresponderá a la estructura del banco seleccionado y el que se cargará al banco para el pago de los empleados.
• Editar un medio. Se permite quitar el registro de un empleado, en el caso que la entidad bancaria informe que algún pago no fue realizado.
• Deshacer un medio. Es posible rechazar el medio. Las liquidaciones quedarán nuevamente en la sección de Generar pago.
• Aprobar el medio. Al confirmar que el archivo magnético fue cargado al banco de forma satisfactoria, si proceder a aprobar el medio.
• Reversar el medio. Si la integración contable a Sinco ERP está habilitada y no se ha transmitido, se podrá reversar el medio magnético.
• Transmitir el CE a Sinco ERP. Para transmitir el comprobante de egreso a Sinco ERP.

Ver detalle

Al dar clic sobre el Detalle, se mostrará la agrupación de registros que se pagarán en el medio y para verificar los empleados que se pagarán se puede ingresar dando clic nuevamente sobre la línea donde se muestra el nombre de la nómina y el periodo.

En caso de haber rechazado algún registro, se mostrará al lado derecho del valor el estado rechazado, indicando que el pago se sacó del medio y fue habilitado nuevamente en la sección de Generar pago.

Descargar el medio magnético

Para descargar el archivo TXT según la estructura de cada entidad bancaria, dar clic sobre el ícono de Descargar. El archivo se almacenará en la carpeta de descargas del equipo del usuario y será el que se utilizará para cargar a la entidad bancaria y realizar el pago correspondiente a los empleados que se encuentran en el medio.

Editar un medio magnético

Bitákora permite editar el medio magnético antes de que este sea aprobado en la opción de Aprobar pago.

Editar un medio, es sacar a uno o varios de los empleados del medio, para no realizarle el pago. Los empleados restantes del medio no se verán afectados.

Los casos más comunes para editar un medio magnético y sacar empleados del medio, están entre otros:

• Antes de cargar el medio al banco. El administrador de nómina informa que al empleado no se le pagará y debe realizarse el pago en otro momento. En este caso, en lugar de editar el medio, se recomienda Deshacer todo el medio y generarlo nuevamente sin incluir el empleado al que no se le va a pagar.
• Ya cargado el medio al banco. La entidad bancaria al cargar el archivo plano, reporta que el pago de algún empleado fue rechazado, pero los demás empleados del medio si fueron dispersados. Editar el archivo plano y rechazar el empleado.

Deshacer un medio magnético

Si el medio no ha sido aprobado, se podrá deshacer todo el medio de pago. Al rechazar el medio no se le pagará a ninguno de los empleados incluidos en este medio.

Aprobar el medio

Al cargar el archivo plano a la entidad bancaria y confirmar que es validado correctamente por la entidad, el paso siguiente es aprobar el medio para que el ciclo del proceso de pago quede terminado y se cambie el medio al estado aprobado.

Al aprobar el medio, se aprueba todo el medio. No se permiten los pagos parciales a los empleados.

Reversar el medio

La opción de reversar el medio, solo está disponible cuando la integración contable con Sinco ERP está habilitada.

Esta opción de Bitákora facilita reversar un proceso de pago cuando por algún motivo no se pudo pagar o cargar el archivo magnético correctamente y este fue aprobado en Bitákora, sin esperar la confirmación de pago por parte de la entidad bancaria.

Algunos de los motivos más frecuentes para rechazar el medio, son los que se citan a continuación:

• Cambio de la cuenta bancaria del pagador. Se pagará desde otra cuenta bancaria a los empleados. Por ejemplo porque la cuenta no presenta fondos o presentó alguna circunstancia que no permite pagar.
• Error o cambios en los datos de la cuenta bancaria de todos los empleados. Los datos de la cuenta de todos los empleados presentan inconsistencias.

Al dar clic sobre el botón Reversar, aparecerá el mensaje para confirmar, donde se indica que se reversará la aprobación. Esto significa que lo que se reversa es solo la aprobación y no todo el medio.

El medio con la aprobación reversada, se mostrará de nuevo en la pantalla de Aprobar pagos (ver la siguiente imagen), donde se podrán realizar todas las acciones que se permiten en esta fase de aprobación.

Transmitir el CE a Sinco ERP

Este es el último paso y aplica solo para los clientes que tienen habilitada la integración contable con Sinco ERP, donde se transmitirá el comprobante de egreso del medio generado.

El cambio con la nueva versión consiste en que ya no existen 3 botones para transmitir el comprobante de egreso. El resto del proceso sigue como estaba en la versión anterior.

Internamente Bitákora realiza los pasos de validación y contabilización. Si encuentra alguna inconsistencia, se informará en la opción de Aprobar pagos, para que sea revisada por el usuario y realice las correcciones pertinentes.

Para más información al respecto, consultar Contabilizar en Sinco ERP.

Configuraciones de tesorería para la integración con Sinco ERP

En la sección de Configuraciones del sistema existe una configuración que habilita en tesorería solo los pagos de documentos contables en estado contabilizado. En caso de estar marcada la casilla, se exige que las nóminas por pagar deben estar transmitidos, para que las liquidaciones pendientes por pagar se muestren en la pestaña de Generar pago.

Si ninguna nómina por pagar esta transmitida hacia Sinco ERP, la pestaña de Generar pagos se mostrará sin registros, tal como se observa en la siguiente imagen.

Una vez se transmitan las nóminas por pagar hacia Sinco ERP, Bitákora mostrará los periodos de liquidación para la generación del pago.

Para más información al respecto, consultar el Ciclo de contabilización de los documentos contables hacia Sinco ERP.