Cerrar el periodo de liquidación

Una vez realizados los registros de los eventos de los empleados y las respectivas verificaciones, el paso siguiente es cerrar la liquidación. Posteriormente, se pagarán las obligaciones laborales por la sección de tesorería.

Antes de cerrar el periodo de liquidación de la nómina, se recomienda revisar la información que afecta la liquidación de la nómina y la generación de archivos para entidades como el operador de seguridad social y para la DIAN.

Actividades de todos los periodos:

• Verificar la información del empleado.
• Comprobar que estén registrados todos los eventos de los empleados.
• Haber registrado los nuevos ingresos y retiros de empleados.
• Que todos los conceptos de nómina tengan configurada la cuenta contable
• Validar los documentos con el área contable.

Actividades del periodo de cierre. En la nómina quincenal sería la segunda quincena:

• Cargar en modo de prueba la planilla PILA en el operador de seguridad social.
• La configuración de la nómina electrónica tenga agrupada los conceptos de la liquidación de la nómina.
• Validar el documento provisión de mes con el área contable.

Actividades de los meses de junio y diciembre

• Generación y pago de Primas semestrales.
• Cálculo porcentaje de retención en la fuente.

Actividades del mes de enero y febrero

• Generación de las cesantías anuales. A 31 de diciembre del año anterior.
• Pago de intereses de cesantías en el mes de enero.
• Aumentos de salario mínimo y salario mínimo integral.
• Traslado de las cesantías a los fondos de cesantías (febrero).

Actividades del mes de marzo

• Actualización de documentos para la retención en la fuente de los empleados.
• Generación y envío de certificados de ingresos y retenciones.
• Generación y envío de información exógena.
• Cierre del año fiscal.

Cerrar el periodo de liquidación de la nómina

Para cerrar el periodo de liquidación de nómina se ingresa por el Home de Bitákora, en la sección Procesos de cierre, seleccionar la nómina a cerrar y dar clic sobre el botón Ir a cerrar periodo.

Al dar clic en el ícono de Ir a cerrar periodo, se mostrará el periodo que se cerrará.

Al ingresar a la página de cierre del periodo, lo primero que se mostrarán serán las alertas y no se activará el botón de Ir a cerrar periodo, hasta que no sean corregidas o aprobadas.

Entre las advertencias que se validan en el cierre, son:

• Si faltan más de quince días para la fecha final de cierre del periodo de liquidación, Bitákora mostrará advertencia con los días que faltan para el cierre, pero permitirá cerrar el periodo de liquidación.
• Cuando se presentan procesos o registros que requieren aprobación, no se permitirá cerrar el periodo, hasta que no sean aprobados. Ejemplo: empleados que no tienen la información completa en el contrato, cierre de primas pendientes, aprobación de retiros, etc.

Al cerrar el periodo de liquidación de la nómina, se podrá seguir con el pago de la liquidación de nómina de los empleados en Pagos pendientes en la sección de Tesorería.

En los siguientes capítulos, se describirá el detalle de lo que se debe realizar antes de cerrar el periodo de liquidación.

Verificar la información del empleado

La información personal y contractual del empleado puede ser revisada por el reporte Información detallada empleados el cual se encuentra en la opción de Reportes, donde se podrá revisar la información personal y contractual del empleado.

Si es la primera vez que se pagará la nómina por Bitákora o si existen empleados recién ingresados, se debe revisar la información completa del empleado, en especial:

• Tipo y documento de identidad
• Fecha de ingreso
• Salario básico
• Marca de salario variable
• Conceptos fijos a pagar en cada periodo o mes
• Las jornadas de los empleados
• Porcentaje de tiempo trabajado
• La distribución de los centros de costos asignados a los empleados
• Banco y las cuentas bancarias a donde se les pagará la nómina a los empleados
• Tipo y subtipo de cotizante
• Afiliaciones a la seguridad social
• Clase de riesgo ARL.

Para más información sobre cuando actualizar la liquidación en Bitákora, consultar Actualizar la liquidación.

Comprobar que estén registrados todos los eventos de los empleados

La liquidación de los eventos de los empleados puede ser revisados por el reporte Pagos y descuentos el cual se encuentra en la opción de Reportes, donde seleccionando la fecha inicial y final del periodo a cerrar, se podrá consultar el resumen de liquidación y la prenómina.

En este informe se podrá verificar al detalle cada uno de los conceptos de pago y descuento generados en la liquidación de la nómina por cada empleado.

Revisar los nuevos ingresos y retiros de empleados

Los ingresos y retiros registrados en Bitákora se pueden consultar por el reporte Información detallada empleados el cual se encuentra en la opción de Reportes.

Los empleados que ingresaron en el mes en liquidación se pueden filtrar con la columna FechaIngreso de la hoja DatosEmpleados del reporte en Excel. Los retiros se filtran con la columna FechaTerminacion.

Con el informe comprobar que estén registrados todos los ingresos y retiros del mes en liquidación.

Verificar la configuración contable de los conceptos de nómina

Para que los documentos contables se generen de forma correcta, es requerido que las cuentas contables de nómina y de provisión tenga una cuenta contable configurada que exista en el módulo contable con el que se integrará Bitákora.

Bitákora mostrará una alerta en la opción de Conceptos de nómina, detallando los conceptos sin información contable.

Para asignar las cuentas contables es posible realizarlo de dos formas:

• Ingresar por Sin configurar en el mensaje de alerta donde se indica la cantidad de conceptos sin información contable.
• Hacerlo por la opción Conceptos de nómina.

Validar los documentos con el área contable

Entre los documentos contables que genera Bitákora se citan los siguientes, para que sean validados con el área contable:

• Nómina por pagar
• Provisión de mes. Se genera en el periodo de cierre.
• Cuenta por pagar
• Comprobante de Egreso
• Comprobante de Egreso PILA. Se genera en el periodo de cierre.
• Avance cesantías por pagar
• Prima por pagar
• Retiro por pagar

Por el reporte Documentos contables filtrando por las fechas del periodo a cerrar, descargar el informe en Excel.

En la hoja Datos se puede observar la información que debe ser validada con el área contable, como son entre otros:

• La cuenta contable
• El centro de costo
• El NIT del tercero
• Valores débitos y créditos
• Base impuesto, etc.

Cargar en modo de prueba la planilla PILA en el operador de seguridad social

Proceso a revisar en el periodo de cierre, que para las nóminas quincenales sería la segunda quincena.

Ingresar por la sección Procesos de cierre y seleccionar la opción PILA. Luego generar la seguridad social del mes en liquidación.

Se recomienda antes de cerrar el periodo de liquidación, lo siguiente:

1. Regenerar el archivo de pago de la seguridad social.
2. Descargar la planilla en formato txt.
3. Cargar en modo de prueba el archivo plano en el operador de seguridad social.
4. Revisar los mensajes y alertas generados por el operador de seguridad social.
5. Revisar la afiliación de los empleados en los diferentes fondos de seguridad social y que coincidan con la información cargada en Bitákora.
6. Corregir en Bitákora de acuerdo con las alertas generadas por el operador.
7. Una vez corregido, generar la seguridad social y descargar la planilla nuevamente para cargar al operador. La carga al operador no debe ser aprobada hasta que los errores sean resueltos.

Cuando sean verificados los mensajes de error que retorna el operador de seguridad social, si proceder con el cierre del periodo de liquidación en Bitákora, para evitar ajustes posteriores.

Verificar la configuración de la nómina electrónica

La nómina electrónica se genera de forma mensual. En las nóminas quincenales se generará en la segunda quincena.

Para revisar si está correctamente configurada, ingresar por Procesos de cierre en la opción Nómina electrónica.

Al seleccionar el mes a generar, Bitákora muestra los pendientes por configurar de la nómina electrónica, los cuales se podrán revisar dando clic sobre cada uno de los pendientes.

En la mayoría de los casos los pendientes se generan porque existen conceptos de nómina sin configurar, los cuales se configuran por la sección Conceptos de nómina en la opción Conceptos por categoría.

Para este caso como ejemplo, se configurará el concepto comisiones, que es uno de los conceptos que no está agrupado en la categoría Documento soporte de pago de nómina electrónica.

Los conceptos no configurados afectan el total devengados y el total deducidos de la nómina electrónica. Como en este caso que no está configurado el concepto de comisiones COM01, lo cual se puede observar dando clic sobre Ver documentos en la opción general de Nómina electrónica.

Pero si se quiere ver más detalle de la diferencia que genera el concepto no configurado, para este caso el de comisiones, lo puede realizar por el Administrador de empleados en el menú Gestionar opción Nómina electrónica, donde se podrá consultar por empleado.

En la imagen presentada anteriormente, al empleado "Rodrigo de Escobedo" se le pagaron COP 6.000.000 por comisiones los cuales no se están sumando en la nómina electrónica, porque no está configurado el concepto en ningún grupo.

En la liquidación del empleado si se observa el pago de comisiones por COP 6.000.000.

Al configurar en la nómina electrónica todos los conceptos de pagos y descuentos de los empleados, se corregirán las inconsistencias y quedará listo el documento para generar la nómina electrónica, tal como se puede observar en la siguiente imagen.

Para más información sobre la nómina electrónica, consultar Parametrización de conceptos en la agrupación de nómina electrónica.