Cesantías anuales

La documentación relacionada con el proceso de cálculo de cesantías anuales está organizada en las siguientes secciones:

Esta sección es una introducción al proceso, donde se desarrolla lo siguiente:

• ¿Qué es el auxilio de cesantía?
• ¿En qué consiste el proceso de cesantías anuales?
• Configuración de conceptos de nómina que determinan la base de las cesantías

En la primera sección se detalla el proceso de cálculo de cesantías, el cual se debe llevar a cabo en enero y febrero de cada año, con fecha de corte al 31 de diciembre. Este proceso determinará el monto correspondiente a las cesantías e intereses de cesantías de los empleados. Posteriormente, se podrá pagar directamente al empleado o trasladar a los fondos de cesantías donde estén afiliados los empleados.

La segunda sección trata del ciclo de pago y contabilización de los documentos contables de cesantías anuales. La opción de contabilizar solo estará disponible si se cuenta con la habilitación para transmitir los documentos hacia Sinco ERP.

¿Qué es el auxilio de cesantía?

Las cesantías son una prestación social que debe liquidarse desde el 1 de enero al 31 de diciembre y ser consignada a más tardar el 14 de febrero de cada año a los fondos de cesantías seleccionados por los empleados. Corresponderá a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.

El objetivo de esta prestación es ofrecerle recursos al empleado que lo ayuden en periodos de desempleo, mientras se ubica laboralmente de nuevo. También puede ser retirada la cesantía mientras se encuentre vigente la relación laboral, para adquisición o remodelación de vivienda, estudios y compra de acciones del Estado, entre otras.

Según el artículo 98 de la Ley 50 de 1990 modificó el régimen de cesantía a que tienen derecho los trabajadores del sector privado. De acuerdo con la nueva disposición legal, la cesantía quedó sometida a dos regímenes:

1. El régimen tradicional del CST, contenido en el Capítulo VII, Título VIII, parte primera y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen, el cual continuará rigiendo los contratos de trabajo celebrados con anterioridad a la vigencia de esta Ley.
2. El régimen especial que por esta Ley se crea, se aplicará obligatoriamente a los contratos de trabajo celebrados a partir de su vigencia.

Lo anterior indica que el régimen tradicional aplica para trabajadores vinculados por contrato de trabajo antes del 1 de enero de 1991.

Y el nuevo régimen especial está regulado por el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, el cual aplica para trabajadores vinculados después del 1 de enero de 1991.

El auxilio de cesantía que se tratará en esta documentación será la regulada por el nuevo régimen especial creado por la Ley 50 de 1990, también llamado sistema de liquidación anual y definitiva. Este régimen aplica obligatoriamente a los contratos de trabajo celebrados a partir del 1 de enero de 1991 y a los celebrados con anterioridad a esa fecha, cuando el trabajador se acoge al régimen especial, lo cual debió ser por escrito.

¿En qué consiste el proceso de cesantías anuales?

Según el sistema de liquidación anual y definitiva de cesantías, regulado por el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, tiene las siguientes características:

• El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente.
• El empleador cancelará al empleado los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción sobre la cesantía.
• El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija.
• Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantía a favor del trabajador que no hayan sido entregados al fondo, el empleador se los pagará directamente con los intereses legales respectivos.

El artículo 102 de la Ley 50 también reguló para que el empleado pueda retirar las cesantías para educación y posteriormente otras normas regularon lo relacionado con los retiros para vivienda y otros.

Bitákora realiza lo siguiente cuando se ejecuta el proceso de generación de cesantías anuales:

• Liquida las cesantías de los empleados activos desde el 1 de enero a 31 de diciembre del año anterior o desde la fecha de ingreso en caso de llevar menos de un año laborado.
• Calcula el valor de las cesantías y los intereses de cesantías a los empleados que tienen derecho.
• Para liquidar el valor de las cesantías y los intereses, suma los conceptos asociados en la agrupación de conceptos de nómina que determinan la base de las cesantías.
• Revisa si el empleado solicitó avances de cesantías y los descuenta de las cesantías disponibles.
• Las ausencias no remuneradas serán descontadas de los días laborados para el cálculo de los días a liquidar.

Configuración de conceptos de nómina que determinan la base de las cesantías

Este tema fue abordado cuando se explicó lo relacionado con la liquidación de los avances de cesantías. Para más información al respecto consultar Configuración de conceptos que conforman la base para liquidar el auxilio de cesantías.