Configuración contable
- 12 Sep 2022
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Configuración contable
- Updated on 12 Sep 2022
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La configuración contable hace referencia a la asignación de centros de costos en los que participa el empleado y el plan de cuenta contable que se debe aplicar.
Centro de costos
El centro de costos es una segmentación contable con la cual se identifican las unidades de negocio o áreas de la compañía. En los estados financieros se utilizan para hacer análisis de la utilidad porque dan un panorama de la repartición del gasto o el costo de la empresa.
Usualmente las empresas estructuran los centros de costos en un árbol jerárquico. En la mayoría de los sistemas los centros de costos que acumulan subcentros de costos no pueden recibir registros contables a nombre de ellos, porque solo funcionan como acumuladores. Estos centros de costos NO deben ser configurados en Bitákora
⚠️ Centros de costos válidos
Bitákora debe tener registrados solamente las centros de costos en los que efectivamente se pueden hacer registros contables.
Si la integración contable con Sinco ERP está activa, los centros de costos que se deben registrar son los Auxiliares que estén en estado Activo.
Al momento de hacer la migración Bitákora hace la carga masiva de los centros de costos y posteriormente se pueden correr procesos de sincronización.
Plan de cuenta contable
El plan de cuenta contable hace referencia al grupo de cuentas contables que se deben asignar a cada uno de los ítems con los que se liquida la nómina.
En términos prácticos, en el uso contable a los empleados que realizan actividades administrativas los pagos laborales se aplican a las cuentas del gasto, mientras que a los empleados que tienen actividades operativas, los pagos se contabilizan con cuentas de costo, así como a los empleados que participan del proceso de venta se contabilizan en las subcuentas de gasto de ventas.
En empresas que tienen manejos contables más complejos, pueden tener más planes de cuentas contables asignados a los conceptos laborales. Como por ejemplo llevar control de nómina de otros terceros en cuentas de orden.
🖊️Planes de cuentas preconfigurados
Bitákora trae preconfigurado en un ambiente nuevo los siguientes planes de cuenta: Administrativo, Operativo, Comercial. Si esta clasificación inicial no cumple con las necesidades de la empresa, puede realizar los cambios que considere necesarios.
Cuando se realiza una migración desde Sinco GTH. Los planes de cuenta se homologarán con los Tipos de Nómina que se manejan en ese sistema.
Distribución contable de los pagos laborales
Ya teniendo claro los conceptos de centro de costos y plan de cuenta contable, vamos a entrar en el mundo de la distribución contable del empleado.
El caso común es que un empleado labora en un centro de costos único y dependiendo si es administrativo o operativo, tiene asignado su plan de cuentas.
Esta sería una asignación seleccionando el centro de cotos, el plan de cuentas y el porcentaje al 100%.
Bitákora contempla también que hay ciertos trabajadores que prestan servicios en varios centros de costos durante el mes, por lo que los costos o gastos laborales deben ser repartidos en los centros de costos que trabaja.
La distribución es el prorrateo expresado como un porcentaje de asignación. Se deben seleccionar en lineas independientes del formulario la cantidad de centros de costos en los que trabaja y en la casilla porcentaje, la participación sobre cada uno de los centros de costos.
⚠️ La distribución siempre debe ser del 100%
Por regla general se debe asignar la totalidad de la carga en la repartición. Bitákora permite hasta 4 decimales de precisión en la distribución.
En esta ficha se registra la distribución que está vigente a partir del día de inicio del contrato.
💡 Se pueden tener varias distribuciones contables durante el mes
Aunque esto no hace parte del registro del contrato, mientras el empleado esté activo, podrá tener distribuciones diferentes por rangos de días.
Un caso poco común es que un empleado esté registrado en varios planes de cuentas diferentes. Así no sea común Bitákora permite hacer este tipo de configuraciones contables. Serían casos como que una persona se desempeña medio tiempo realizando actividades administrativas y el otro medio tiempo realizando actividades operativas.
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