Configuración de nómina electrónica en Bitákora
- 16 Feb 2024
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Configuración de nómina electrónica en Bitákora
- Updated on 16 Feb 2024
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Configuración del proveedor tecnológico en Bitákora
Para iniciar con el proceso de generación de nómina electrónica con Bitákora se deben realizar las siguientes configuraciones:
Ingrese a la sección Configuraciones del sistema
La primera sección que encontrará es la de Nómina electrónica, diligencie la información requerida en cada uno de los campos haciendo clic en el lápiz
para editar:
para editar:
El proveedor tecnológico es la persona jurídica autorizada por la DIAN, para prestar servicios de facturación electrónica, en este caso la opción habilitada será Saphety.
Para Usuario y contraseña es el creado en la plataforma de Saphety para ingresar los datos en este campo previamente debe haber creado el usuario, conozca el proceso en la sección ¿Cómo registrar la empresa en la plataforma de Saphety soluciones tecnológicas?
⚠️ Asegúrese que los datos de autenticación del operador sean correctos
Si esta información es errónea se generarán problemas al momento de intentar la trasmisión de los documentos de soporte.
Los campos Lugar de generación y Dirección, se reflejarán en los documentos de nómina electrónica en la sección Datos del empleador. Asegúrese que coincidan con los que están en el RUT.
- Luego de verificar la información de clic sobre el botón Guardar.
💡 Envíos de notificaciones desde Bitákora es opcional
Si marca la opción de habilitar envío de correo electrónico, a los empleados les llegará un email con el documento de nómina electrónica posterior a la generación y transmisión. Esta funcionalidad solo aplica si la emisión de los documentos se realiza con Saphety.
Parametrización de conceptos en la agrupación de nómina electrónica
Para asociar los conceptos de nómina se ingresa por la opción de Conceptos por categoría ubicada en el Home de Bitákora.
Para la construcción del documento de nómina electrónica es indispensable indicar la naturaleza del concepto, Devengo o Descuento, por eso es obligatorio que todos los ítems que estén asociados a los movimientos de nómina se encuentren configurados en alguna de las agrupaciones que se detallan a continuación:
🔥 La empresa debe determinar la agrupación en donde se debe reportar el concepto de nómina
Cuando se crea un ítem adicional Bitákora NO asocia automáticamente el concepto a ninguna de las agrupaciones, el usuario de nómina es el encargado de determinar cuál de las agrupaciones se ajusta a la naturaleza del concepto que se debe reportar.
Los ítems de devengo por los que se liquidan los conceptos como: Salario básico, Salario integral, Auxilio de transporte legal, Apoyo de sostenimiento, Vacaciones disfrutadas y en dinero, Incapacidades comunes y laborales, como también los de deducción legal: Salud obligatoria, Pensión obligatoria, Fondos de solidaridad y subsistencia y Retención en la fuente. SI estarán asociados por defecto.
| Naturaleza del ítem | |
|---|---|
| Auxilios de transporte | Devengados |
| Auxilios salariales | Devengados |
| Auxilios no salariales | Devengados |
| Anticipos de nómina | Devengados |
| Apoyo de sostenimiento | Devengados |
| Bonificación salarial | Devengados |
| Bonificación no salarial | Devengados |
| Bonos electrónicos o de papel de servicio pagos salariales | Devengados |
| Bonos electrónicos o de papel de servicio pago no salariales | Devengados |
| Bonos electrónicos o de papel de servicio pago alimentación salarial | Devengados |
| Bonos electrónicos o de papel de servicio pago alimentación no salarial | Devengados |
| Bonificación de retiro | Devengados |
| Compensaciones ordinaria | Devengados |
| Compensaciones extraordinaria | Devengados |
| Comisiones | Devengados |
| Dotaciones | Devengados |
| Horas extras diurnas (25%) | Devengados |
| Horas extras nocturnas (75%) | Devengados |
| Horas extras diurnas dominicales y festivas (100%) | Devengados |
| Horas extras nocturnas dominicales y festivas (150%) | Devengados |
| Indemnizaciones | Devengados |
| Otros conceptos salariales | Devengados |
| Otros conceptos no salariales | Devengados |
| Pagos a terceros (Beneficios en cabeza del trabajador que se pagan a un proveedor o tercero) | Devengados |
| Recargos nocturnos (35%) | Devengados |
| Recargos diurnos dominicales y festivos (75%) | Devengados |
| Recargos nocturnos dominicales y festivos (110%) | Devengados |
| Reintegro (Valor que regresa la empresa al trabajador por una deducción mal realizada en otro pago de nómina) | Devengados |
| Teletrabajo | Devengados |
| Viáticos correspondientes a manutención y/o alojamiento | Devengados |
| Viáticos correspondientes a manutención y/o alojamiento no salariales | Devengados |
| Naturaleza del ítem | |
|---|---|
| AFC (Ahorro fomento a la construcción) | Deducciones |
| Aportes a cooperativas legalmente constituidas | Deducciones |
| Deuda con la empresa | Deducciones |
| Deducción por anticipos de nómina | Deducciones |
| Educación (Valor de servicios educativos que el trabajador autorice descuento.) | Deducciones |
| Embargos fiscales | Deducciones |
| Otras deducciones | Deducciones |
| Pensión voluntaria | Deducciones |
| Plan complementario | Deducciones |
| Pagos a terceros (Deducciones en cabeza del trabajador que se pagan a un proveedor o tercero.) | Deducciones |
| Préstamos (Libranzas) | Deducciones |
| Retención en la fuente | Deducciones |
| Reintegro (Valor que regresa el trabajador a la empresa por un devengo mal realizado en otro pago de nómina) | Deducciones |
| Sanción pública | Deducciones |
| Sanción privada | Deducciones |
Para los conceptos que se creen para ausentismos remunerados y NO remunerados, Bitákora los reportará automáticamente en la nómina electrónica.
⚠️ Ausencias remuneradas y no remuneradas
Al crear un concepto de ausentismo y asignarlo al evento de Ausencias, no debe agregarse a la agrupación de la Nómina electrónica, porque Bitákora ya lo toma por defecto.
Al incluirlo en la agrupación de la Nómina electrónica, generará inconsistencias al crearse el documento.
Para solucionarlo, elimine el concepto de la agrupación.
❌ Manejos inadecuados de conceptos en nómina electrónica
Incluir ítems de deducción en agrupaciones de devengo y viceversa genera error en la emisión del documento así que se debe tener especial cuidado al momento de parametrizar estos conceptos.
No se deben usar ítems asociados a préstamos para incluir valores como novedad, si se requiere descontar un valor determinado en un solo periodo se puede manejar por un concepto de deducción diferente o registrar un préstamo a una (1) cuota.
Por último, por ningún motivo se debe asociar un mismo ítem a dos categorías diferentes de nómina electrónica.
Configuración de las causas de incapacidad
Para finalizar la configuración de nómina electrónica, se debe realizar la configuración del tipo de incapacidad por cada causa, los tipos de incapacidad están detallados en la resolución de nómina electrónica, son los siguientes:
| Común | Prestación económica reconocida por la EPS del empleado y derivada de un evento extra laboral |
| Laboral | Prestación económica reconocida por la ARL - Administradora de riesgos laborales de la compañía y derivada de un evento laboral |
| Profesional | Prestación económica reconocida por la ARL - Administradora de riesgos laborales de la compañía y derivada de un evento laboral después de una calificación por enfermedad profesional |
En Bitákora cada causa debe tener siempre asociado uno de estos tipos, para verificarlo.
Ingrese a la sección del panel principal y seleccione la opción Maestros de configuración.
Luego ingrese a la opción Causas de incapacidades.
Seleccione el botón editar y asigne el tipo de incapacidad según la causa
Finalmente, de clic en el botón Guardar y asegúrese que se haya actualizado en la tabla principal.
⚠️ Configuración especial para las novedades de maternidad y/o paternidad
Las novedades de maternidad y paternidad están catalogadas en nómina electrónica como licencias, en Bitákora estas novedades se encontrarán en la sección de incapacidades.
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