Configuración de retención en la fuente
- 23 Feb 2023
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Configuración de retención en la fuente
- Updated on 23 Feb 2023
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Los descuentos por retención en la fuente por ingresos laborales se calculan basados en ciertos parámetros reportados por cada empleado.
Se debe seleccionar el método de retención y el registro de los diferentes beneficios tributarios dispuestos por la ley.
Método de retención en la fuente
El método 1 es el método por defecto que se asigna para un nuevo contrato. En este método se depura la base de retención en la fuente y se compara con la tabla de UVT para encontrar el porcentaje de retención a aplicar.
📍 Se permiten configurar contratos en método 2
Lo normal es que un contrato nuevo por defecto debe ser método 1, pero acordémonos que Bitákora usa esta misma opción para cargar contratos que ya estaban vigentes al momento de la implementación.
En el caso de los empleados que tienen ingresos variables, el método 1 puede generar diferentes porcentajes a retener dependiendo de los ingresos mensuales gravados.
Semestralmente se realiza el recálculo de porcentaje de retención en la fuente. Este procedimiento se realiza en junio y diciembre y con él se determina el porcentaje de retención en la fuente para los empleados que se encuentran en método 2. Si el empleado lleva más de 6 meses contratado, puede optar por pasarse a método 2 en las mismas fechas del recálculo.
A diferencia del método 1, a los empleados que están en método 2 tienen un porcentaje fijo de retención durante el semestre de vigencia.
📍 Es posible que el porcentaje de retención en la fuente para el método 2 sea cero
El porcentaje se calcula según los ingresos gravados menos las deducciones de ley del último año corrido a la fecha del recálculo. Si por el monto se determina que no está obligado a tener retención en la fuente, el cálculo dará porcentaje cero(0).
Periodo de pago de la retención en la fuente
Para los empleados que están en nóminas quincenales, podrán solicitar que la retención se liquide en todos las quincenas o en el periodo de cierre. El efecto de esta configuración es el siguiente:
- Todos los periodos: En la primera quincena toma los ingresos gravables y descuentos que fueron efectivamente liquidados en la quincena y genera la depuración y cálculo de retención. En la segunda quincena realiza nuevamente la depuración con los valores que efectivamente se pagaron en todo el mes y en caso que haya habido descuento en la primera quincena, hace una liquidación de ajuste de la retención en la fuente.
- Periodo de cierre: Solo realiza la liquidación de la retención en la fuente en la segunda quincena. En caso de retiro en la primera quincena omite esta configuración y liquida la retención en la fuente en el periodo en que se retira el empleado.
Beneficios tributarios
La DIAN permite realizar ciertas deducciones que disminuyen la tributación para los empleados. Dentro de estos beneficios se tiene:
- Tener dependientes a cargo
- Pagos a medicina prepagada o planes complementarios
- Pago de intereses de créditos hipotecarios o de leasing habitacional
Dependientes
En los casos que el empleado contribuyente tenga personas a cargo, quienes usualmente son padres o hijos. En la depuración de la retención en la fuente se puede deducir hasta un 10% de los ingresos brutos sin exceder 32 UVT. Este beneficio lo obtiene el empleado marcando la casilla Dependientes.
Pagos a medicina prepagada o planes complementarios
Por este concepto pagado por el empleado contribuyente para él o para su grupo familiar, se permite un descuento máximo de 16 UVT.
Cálculo del tope
No es necesario que el usuario que realiza el registro calcule el tope máximo. Bitákora se encarga de aplicar el tope si en la depuración se determina que hay un mayor valor registrado.
El trabajador debe certificar anualmente a la empresa estos pagos y tienen una fecha de vigencia.
⚡Vencimiento de descuentos por medicina prepagada
Si la fecha de vencimiento del certificado es menor a la fecha inicial del periodo, la depuración de retención en la fuente no tendrá en cuenta el valor registrado.
Intereses de créditos hipotecarios o leasing habitacional
El empleado también podrá entregar certificaciones de pagos de intereses hipotecarios o de leasing habitacional a la empresa para acceder a este beneficio tributario. Este beneficio permite un descuento máximo de 100 UVT.
✨ Cálculo del tope
No es necesario que el usuario que realiza el registro calcule el tope máximo. Bitákora se encarga de aplicar el tope si en la depuración se determina que hay un mayor valor registrado.
El trabajador debe certificar anualmente a la empresa estos pagos y tienen una fecha de vigencia.
⚠️ Vencimiento de certificado de intereses
Si la fecha de vencimiento del certificado es menor a la fecha inicial del periodo, la depuración de retención en la fuente no tendrá en cuenta el valor registrado.
Descuento voluntario por retención en la fuente
El empleado puede optar por solicitar que le hagan un descuento adicional por concepto de retención en la fuente. El monto registrado en la ficha corresponderá al descuento mensual adicional y se verá reflejado en la depuración de la retención en la fuente sobre pagos de nómina.
⚠️ Los descuentos voluntarios se realizan siempre en el periodo de cierre
Sin importar que el periodo de pago de la retención en la fuente esté configurado en todos los periodos el descuento voluntario siempre se aplicará en el periodo de cierre. Si el empleado se retira en la primera quincena, se aplicará el descuento voluntario en ese periodo.
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