Configuración de retención en la fuente
- 14 Aug 2024
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Configuración de retención en la fuente
- Updated on 14 Aug 2024
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Para consultar o modificar las opciones de configuración de retención en la fuente, ingresar por el menú Gestionar del Administrador de empleados y seleccionar la opción de Retención en la fuente.
Los descuentos por retención en la fuente por ingresos laborales se calculan basados en ciertos parámetros reportados por cada empleado.
Se debe seleccionar el método de retención y el registro de los diferentes beneficios tributarios dispuestos por la ley.
Método de retención en la fuente
El método 1 es el método por defecto que se asigna para un nuevo contrato. En este método se depura la base de retención en la fuente y se compara con la tabla de UVT para encontrar el porcentaje de retención a aplicar.
📍 Se permiten configurar contratos en método 2
Lo normal es que un contrato nuevo por defecto debe ser método 1, pero acordémonos que Bitákora usa esta misma opción para cargar contratos que ya estaban vigentes al momento de la implementación.
En el caso de los empleados que tienen ingresos variables, el método 1 puede generar diferentes porcentajes a retener dependiendo de los ingresos mensuales gravados.
Semestralmente, se realiza el recálculo de porcentaje de retención en la fuente. Este procedimiento se realiza en junio y diciembre y con él se determina el porcentaje de retención en la fuente para los empleados que se encuentran en método 2. Si el empleado lleva más de 6 meses contratado, puede optar por pasarse a método 2 en las mismas fechas del recálculo.
A diferencia del método 1, a los empleados que están en método 2 tienen un porcentaje fijo de retención durante el semestre de vigencia.
📍 Es posible que el porcentaje de retención en la fuente para el método 2 sea cero
El porcentaje se calcula según los ingresos gravados menos las deducciones de ley del último año corrido a la fecha del recálculo. Si por el monto se determina que no está obligado a tener retención en la fuente, el cálculo dará porcentaje cero(0).
Método de retención extranjero no residente
Nueva configuración: 14/08/2024.
Ahora, en la lista de selección, junto a los métodos 1 y 2 de retención en la fuente, se incluye la opción Extranjero no residente, la cual corresponde a un método de cálculo exclusivo para personas naturales que no son residentes en Colombia.
✨ Método de retención extranjero no residente
Este no es un método formalmente establecido por el Estatuto Tributario, sino que en Bitákora se organiza de esta manera para permitir la configuración y liquidación del empleado no residente, utilizando el mismo proceso de retención en la fuente.
Como liquidador de nómina debe confirmar, si cuenta con empleados que sean personas naturales no residentes en Colombia, sin importar si son colombianos o extranjeros. Esta configuración puede aplicarse para los dos casos. Esto según concepto de la DIAN No. 16385 del 3 de junio de 2015.
Una persona natural no residente es aquella que no cumple con las condiciones establecidas en el artículo 10 del Estatuto Tributario
Si una persona no residente en Colombia recibe ingresos laborales en Colombia, se le debe aplicar una retención en la fuente del 20% sobre dichos ingresos, conforme a lo dispuesto en los artículos 406 y 408 del Estatuto Tributario.
⚠️ Certificación de contador o revisor fiscal
Si la empresa tiene contratados a extranjeros o no residentes y, como liquidador de nómina, tiene dudas sobre cuál es la residencia fiscal del empleado, además de verificar las disposiciones del parágrafo del artículo 10 del Estatuto Tributario y los artículos 1.2.1.3.1 y siguientes del Decreto 1625 de 2016, se podría solicitar una certificación que indique la residencia fiscal del empleado, emitida por un contador o revisor fiscal, cumpliendo con lo establecido en el artículo 1.2.1.3.4 del Decreto 1625 de 2016.
Si se determina que la residencia fiscal del empleado es Colombia, debe aplicarse el método 1 o 2 de retención en la fuente, según sea el caso.
Para obtener información sobre la liquidación del empleado no residente en Colombia, consultar la sección Liquidación de retención en la fuente.
Periodo de pago de la retención en la fuente
Para los empleados que están en nóminas quincenales, podrán solicitar que la retención se liquide en todos las quincenas o en el periodo de cierre. El efecto de esta configuración es el siguiente:
- Todos los periodos: En la primera quincena, toma los ingresos gravables y descuentos que fueron efectivamente liquidados en la quincena y genera la depuración y cálculo de retención. En la segunda quincena, realiza nuevamente la depuración con los valores que efectivamente se pagaron en todo el mes y en caso de que haya habido descuento en la primera quincena, hace una liquidación de ajuste de la retención en la fuente.
- Periodo de cierre: Solo realiza la liquidación de la retención en la fuente en la segunda quincena. En caso de retiro en la primera quincena, omite esta configuración y liquida la retención en la fuente en el periodo en que se retira el empleado.
Beneficios tributarios
La DIAN permite realizar ciertas deducciones que disminuyen la tributación para los empleados. Dentro de estos beneficios se tiene:
- Tener dependientes a cargo
- Pagos a medicina prepagada o planes complementarios
- Pago de intereses de créditos hipotecarios o de leasing habitacional
Dependientes
En los casos que el empleado contribuyente tenga personas a cargo, quienes usualmente son padres o hijos. En la depuración de la retención en la fuente se puede deducir hasta un 10% de los ingresos brutos sin exceder 32 UVT. Este beneficio lo obtiene el empleado marcando la casilla Dependientes.
Pagos a medicina prepagada o planes complementarios
Por este concepto pagado por el empleado contribuyente para él o para su grupo familiar, se permite un descuento máximo de 16 UVT.
Cálculo del tope
No es necesario que el usuario que realiza el registro calcule el tope máximo. Bitákora se encarga de aplicar el tope si en la depuración se determina que hay un mayor valor registrado.
El trabajador debe certificar anualmente a la empresa estos pagos y tienen una fecha de vigencia.
⚡Vencimiento de descuentos por medicina prepagada
Si la fecha de vencimiento del certificado es menor a la fecha inicial del periodo, la depuración de retención en la fuente no tendrá en cuenta el valor registrado.
Intereses de créditos hipotecarios o leasing habitacional
El empleado también podrá entregar certificaciones de pagos de intereses hipotecarios o de leasing habitacional a la empresa para acceder a este beneficio tributario. Este beneficio permite un descuento máximo de 100 UVT.
✨ Cálculo del tope
No es necesario que el usuario que realiza el registro calcule el tope máximo. Bitákora se encarga de aplicar el tope si en la depuración se determina que hay un mayor valor registrado.
El trabajador debe certificar anualmente a la empresa estos pagos y tienen una fecha de vigencia.
⚠️ Vencimiento de certificado de intereses
Si la fecha de vencimiento del certificado es menor a la fecha inicial del periodo, la depuración de retención en la fuente no tendrá en cuenta el valor registrado.
Descuento voluntario por retención en la fuente
El empleado puede optar por solicitar que le hagan un descuento adicional por concepto de retención en la fuente. El monto registrado en la ficha corresponderá al descuento mensual adicional y se verá reflejado en la depuración de la retención en la fuente sobre pagos de nómina.
⚠️ Los descuentos voluntarios se realizan siempre en el periodo de cierre
Sin importar que el periodo de pago de la retención en la fuente esté configurado en todos los periodos el descuento voluntario siempre se aplicará en el periodo de cierre. Si el empleado se retira en la primera quincena, se aplicará el descuento voluntario en ese periodo.
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