Configuraciones generales de retención en la fuente

En esta sección explicaremos las configuraciones del sistema que impactan en el cálculo de la retención en la fuente de la liquidación de la nómina.

Encontrará los parámetros generales que deben ajustarse para indicarle a Bitákora como operar el cálculo de retención en la fuente.

Para acceder a estas configuraciones, diríjase al menú Configuraciones del sistema y seleccione la categoría Retención en la fuente.

En esta categoría, encontrará las siguientes configuraciones clave:

1. Habilitar retención en la fuente proyectada: Esta casilla está activada de forma predeterminada y se calculará la retención en la fuente proyectada:
   • Aplicación: para ingresos y retiros que se registren con menos de 30 días laborados.
   • Si se desactiva, Bitákora realizará el cálculo considerando el mes completo, sin proyección.
2. Permitir modificar la base y el valor de retención en retiros: al habilitar esta opción, se activa la posibilidad de ajustar manualmente tanto la base como el valor de la retención en la fuente.
   • Aplicación: exclusivamente para los retiros de empleados.
   • Configuración independiente: se permitirá modificar en todo tipo de retiros, sin importar si se calcula con retención ordinaria o proyectada.

Bitákora almacena el historial de cambios realizados en la configuración del sistema. Para más información al respecto, consultar Auditoría empresa.

A continuación, detallaremos cada una de estas configuraciones para su correcta aplicación.

Habilitar retención en la fuente proyectada

Esta opción define el tipo de retención que Bitákora aplicará en los casos de ingresos y retiros de empleados, permitiendo elegir entre retención ordinaria o retención en la fuente proyectada.

Cuando esta configuración está habilitada, Bitákora aplicará la retención en la fuente proyectada únicamente a los empleados cuyos contratos cumplan con las siguientes condiciones:

• Método de retención: el empleado debe estar configurado con el método uno de retención en la fuente.
• Condición en ingreso: cuando el trabajador labora menos de los 30 días, es decir, que la fecha de ingreso es posterior al primer día del mes.
• Condición de retiros: debe haber laborado menos de 30 días en el mes, lo que ocurre cuando la fecha de retiro se encuentra al inicio o antes de finalizar el mes.
• Mes de febrero: por ser un mes de menos de 30 días, se calculará la retención en la fuente proyectada.

Pasos para activar/desactivar la opción de retefuente proyectada

1. Ingrese al menú Configuraciones del sistema.
2. Seleccione la categoría Retención en la fuente.
3. Busque la opción Habilitar retención en la fuente proyectada.
4. Active la casilla correspondiente haciendo clic en ella.
5. Guarde los cambios realizados.

De forma predeterminada, esta casilla estará activada, lo que indica que la retención en la fuente se calculará de manera proyectada, conforme a lo establecido en el artículo 385 del Estatuto Tributario, específicamente en los literales a y b (negrita fuera de texto):

Artículo 385. Primera opción frente a la retención

Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1. Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el "valor a retener" mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagoso abonosque se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

a. El valor total de los pagos gravables, recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período, se divide por el número de días a que correspondan tales pagoso abonosy su resultado se multiplica por 30;
b. Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los pagos gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período. La cifra resultante será el "valor a retener".**

Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el "valor a retener" es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.

Ejemplo de liquidación de retiro con retención en la fuente proyectada

Se registra el retiro de un empleado a 15/11/2024, configurado con método uno de retención en la fuente.

Como el retiro se realiza en la mitad del periodo y la configuración de retención proyectada está activa, se calcula la liquidación de retiro proyectando los pagos para luego calcular la base y el valor de la retención.

En el volante de retención en la fuente, se mostrará detalladamente la depuración y la proyección. Al final del volante se informa la base y el valor de retención a aplicar en la liquidación de retiro.

Permitir modificar la base y el valor de retención en retiros

Esta configuración habilita dos casillas en la opción de registro de retiro del empleado, la cual permite que se modifique la base y el valor de retención en la fuente a descontar en la liquidación de retiro del empleado.

De forma predeterminada, esta casilla estará desactivada, lo que indica que no se mostrarán las casillas para modificar los valores de la retefuente.

Cuando esta configuración está habilitada, Bitákora dejará modificar la base y el descuento de retención en la fuente únicamente a los empleados cuyos contratos cumplan con las siguientes características:

• Aplicación: en todas las liquidaciones de terminaciones de contrato (retiro de empleados).
• Método de retención: no tiene condición, el empleado puede estar configurado en cualquier método de retención en la fuente.

Pasos para activar/desactivar la opción de permitir modificar la base y la retención en retiros

1. Ingrese al menú Configuraciones del sistema.
2. Seleccione la categoría Retención en la fuente.
3. Busque la opción Permitir modificar la base y el valor de retención en retiros.
4. Active la casilla correspondiente haciendo clic en ella.
5. Guarde los cambios realizados.

Ejemplo de modificación de la base y el valor de la retención

En este caso, se registra el retiro de un empleado y se desea cambiar los valores de retención en la fuente generados automáticamente por Bitákora.

Dado que la configuración para realizar modificaciones está activa, se habilitarán las dos casillas en la sección Modificación de retención en la fuente (destacadas en el recuadro rojo de la siguiente imagen). Estas casillas aparecerán inicialmente con valores en cero.

En este ejemplo, se ajustaron los valores a -5.300.000 y 31.500.000, respectivamente, según las necesidades específicas del usuario liquidador de la nómina.

A continuación, se hace un resumen de los valores que se muestran en la liquidación de retiro del empleado.

Valores calculados automáticamente:

En la imagen anterior, en el recuadro verde ubicado a la derecha, se pueden observar los valores calculados automáticamente por Bitákora, los cuales son los siguientes:

• Valor retención actual: COP 13.741.000.
• Base retención actual: COP 43.114.806.

Valores modificados de retención en la fuente:

El recuadro rojo, ubicado en la parte izquierda, muestra los valores ingresados manualmente por el liquidador de nómina en este ejemplo, los cuales son:

• Valor retención: COP -5.300.000.
• Base retención: COP 31.500.000.

Los valores modificados serán los que se aplicarán en el cálculo del retiro del empleado, como se refleja en la siguiente liquidación:

En la imagen presentada anteriomente, se puede observar que el descuento por retención en la fuente refleja tanto el valor como la base ingresados manualmente durante la modificación.

Si desea revisar los valores calculados automáticamente por Bitákora, puede consultarlos en el volante de retención en la fuente. En este documento se conservan los valores originales generados por el sistema.

Para acceder al volante, haga clic en el concepto RET1, como se muestra en la siguiente imagen:

En el detalle se muestra todo el proceso del cálculo automático realizado por Bitákora, donde se pueden observar los valores calculados que corresponden a los que estaban antes de la modificación.

Auditoría de la modificación de la retención en la fuente

Bitákora registra automáticamente una auditoría detallada de las modificaciones realizadas en la retención en la fuente, específicamente en los retiros de empleados. Esto permite garantizar la trazabilidad de los cambios.

Para consultarla, se accede por el Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar la opción Auditoría

En el registro de auditoría, es posible identificar quién realizó la modificación y qué datos fueron alterados, entre los cuales están:

• Código del empleado
• Usuario que realizó el cambio
• Fecha y hora
• Valores ingresados en la base y retención, entre otros.

Para más información al respecto, consultar Auditoría - historial de eventos.