Configurar y trasladar centros de costos

La principal característica de un centro de costos, es la segmentación contable de los costos que se presentan en una empresa.

Para más información al respecto, consultar los siguientes temas:

• Configuración contable.
• Distribución contable

Por la sección de Maestros de configuración, Bitákora permite configurar todo lo relacionado con los centros de costos que afectan los movimientos contables, que provienen del pago de la nómina de los empleados, de acuerdo con la participación en cada centro de costos.

Al ingresar a la opción de maestros de configuración, buscar por la categoría centros de costos y se mostrará la opción para configurar los centros de costo.

Lo primero que se mostrará será los centros de costos existentes y si están o no activos.

Se podrán realizar las siguientes acciones:

• Crear un centro de costos
• Trasladar de un centro de costos a otro
• Editar un centro de costos
• Activar e inactivar los centros de costos
• Importar centros de costos

A continuación, se tratará de forma detallada cada una de las acciones y en la parte final se incluye un caso práctico de traslado de centros de costos.

Crear un centro de costos

Al dar clic sobre el ícono de Crear, se mostrará el formulario para ingresar el centro de costo.

Luego se registra el Id y la descripción del centro de costo.

En Bitákora, el centro de costo es de uso netamente contable, por esto es se sugiere que los códigos de los centros de costos, sean verificados primero con el área contable, para que sean registrados en Bitákora, de acuerdo como lo requiere dicha área.

La casilla para el código del centro de costo en Bitákora, está parametrizada para recibir máximo 15 caracteres numéricos.

Trasladar de un centro de costos a otro

Bitákora, cuenta con una nueva funcionalidad y facilita el traslado de centros de costos desde un mes determinado hasta el periodo actual en liquidación.

Se podrán realizar los siguientes traslados:

• Seleccionar los empleados que serán trasladados a un centro de costos
• Todos los empleados de un centro de costos a otro

Al dar clic sobre Trasladar, aparecerá la ventana para seleccionar el nuevo centro de costo y la fecha inicial.

En el caso que al seleccionar el Centro de costos actual y la Fecha inicial, no se muestren empleados en el resultado, tal como se muestra en la imagen siguiente.

En esta situación, se sugiere revisar lo siguiente:

• El centro de costo actual que está ingresando en el filtro, no está asignado en la distribución contable de los empleados, es decir, no tiene movimiento en ese rango de fechas. Lo puede confirmar por el reporte de distribución de centros de costos, filtrando por el mismo rango de fechas, que para el caso de la imagen sería desde el 1 de agosto hasta el 31 de agosto de 2023.

Para más información al respecto, consultar en esta misma sección Reporte de distribución de centros de costos.

Para explicar el proceso de traslado, se simulará un caso práctico de traslado de centros de costos y se podrá consultar en la parte final de esta sección.

Editar un centro de costos

Al dar clic sobre el lápiz de edición, se mostrará el formulario para modificar la descripción del centro de costo.

Bitákora, solo permite modificar el nombre del centro de costos.

Activar e inactivar los centros de costos

Bitákora, solo permitirá inactivar centros de costos, que no estén asignados en algún proceso, así:

• El centro de costos no se encuentre asignado en la distribución contable actual de los empleados. Se puede revisar en la hoja Datos del reporte de distribución de centros de costos, el cual se explica en esta misma sección. En la casilla fecha asignar un rango de fechas, que corresponda con el mes del periodo actual en liquidación.
• El centro de costos no tenga movimientos contables. Se puede comprobar por el reporte de Documentos contables, el cual se explica en relación con el caso práctico de esta misma sección o también se pueden consultar en la sección de Reportes de contabilidad. Utilizar un rango de fechas amplio, por ejemplo desde la fecha de inicio de operación de la empresa, hasta el último día del mes actual.

Importar centros de costos

Al dar clic sobre el botón de Importar, se mostrarán los íconos para descargar la plantilla y subir el archivo.

La plantilla en formato Excel, contendrá las columnas para que se ingrese el código y la descripción de los centros de costos.

Caso práctico del traslado de un centro de costos a otro

Para explicar de forma práctica, se simulará el traslado de un centro de costos, donde el ejercicio tiene las siguientes condiciones:

• El administrador de la nómina, Cristóbal Colón cuando creó la nómina y los empleados, contaba con un sistema contable que exigía solo dos dígitos en los centros de costos. Ahora le informan de la Expedición América, que adquirieron un nuevo sistema contable y los centros de costos auxiliares tienen 8 dígitos.

Para adecuar Bitákora a esta nueva circunstancia, se hace necesario:

• Crear los nuevos centros de costos auxiliares con los 8 dígitos requeridos
• Trasladar la distribución contable de los empleados a los nuevos centros de costos

Trasladar la distribución contable de los empleados a los nuevos centros de costos

Cristóbal Colón ya creó los tres nuevos centros de costos con los ocho dígitos requeridos y para diferenciarlos de los inicialmente creados, les asigna al inicio la palabra Carabela.

El primer centro de costo que se modificará, será el 20 - La Niña, por el nuevo centro de costo 01020402 - Carabela La Niña, desde el 1 de agosto de 2023 hasta el último día del periodo actual en liquidación, que para este caso se está liquidando agosto y la fecha final sería 31 de agosto de 2023.

Al dar clic en el ícono de Trasladar, se mostrará la siguiente ventana, donde se seleccionará el centro de costo a trasladar y la fecha inicial.

Al seleccionar el mes de agosto de 2023 en este caso práctico, automáticamente Bitákora informará el listado de empleados y los eventos que actualizará con el nuevo centro de costos, que para el caso práctico será lo siguiente:

• El centro de costo en la distribución contable de 8 empleados
• El centro de costo en dos conceptos fijos, del empleado Cristóbal Colón y Rodrigo De Escobedo
• El centro de costo en dos novedades, del empleado Francisco Martín Pinzón y Juan Martínez de Azoque

Para continuar con el traslado, se debe dar clic en el botón Trasladar y se informará en la siguiente ventana los registros que serán afectados, donde adicional a lo informado anteriormente, Bitákora indica que se modificará lo siguiente:

• Los movimientos de los documentos contables generados en el rango de fechas seleccionado, que para el caso práctico será el mes de agosto de 2023.

Al dar clic sobre el botón Confirmar, se modificará el centro de costos en los procesos informados anteriormente.

Revisión del traslado de los centros de costos

En este caso práctico, se indicará como revisar la distribución contable, los eventos y los documentos contables actualizados con el nuevo centro de costo, lo cual se hará mediante los reportes que serán explicados a continuación.

Reporte de distribución de centros de costos

Ingresando por la opción de Reportes, seleccionar el reporte de Distribución de centros de costos y consultar por el rango de fechas ingresado en la opción de traslado de centros de costos, que para este caso simulado será del 1 hasta el 31 de agosto de 2023.

Al filtrar en el Excel por 01020402 - Carabela La Niña, que es el centro de costo que se utilizó en el caso práctico a trasladar, se mostrarán los empleados que el mes consultado, tienen asignada la distribución contable a este centro de costo que se utilizó en el traslado.

La anterior información también puede ser consultada por empleado, ingresando por la opción Distribución contable en el Administrador de empleados.

Del Excel consultado, también se puede revisar la hoja HistóricoDistribuciones, donde se podrá observar el historial de las distribuciones diario, por empleado.

En este informe, también se podrán consultar otras hojas del Excel, con información relacionada con la distribución por centros de costos.

Movimientos contables modificados

En el caso práctico de traslado de centros de costos, se modificarán los documentos contables que tengan registrado dicho centro de costos en el rango de fechas solicitado, lo cual se puede consultar y validar por el reporte de Documentos contables.

Al descargar el reporte en Excel, se podrán observar los movimientos contables que fueron trasladados al centro de costo 01020402 - Carabela La Niña solicitado en este caso práctico.

Eventos a los que se les modifica el centro de costo

El traslado de centros de costos en el caso práctico, afectó los siguientes eventos:

• Registro de novedades con centro de costo
• Registro de concepto fijos con centro de costo

Registro de novedades con centro de costo

En el caso práctico, a los empleados Francisco Martín Pinzón y Juan Martínez de Azoque, se les liquidaron comisiones en el mes de agosto, las cuales fueron ingresadas por el registro de novedades por valor contra el centro de costo 20 - La Niña y se trasladó al 01020402 - Carabela La Niña.

Las novedades del empleado pueden ser consultadas por el reporte de novedades, el cual se encuentra en la categoría de reporte de eventos y novedades, en la sección de reportes.

Registro de conceptos fijos

Los empleados Cristóbal Colón y Rodrigo De Escobedo, tienen registrado cada uno un concepto fijo direccionado al centro de costo que fue trasladado y esto se puede revisar por el Administrador de empleados, en la opción Conceptos fijos, donde se consulta por empleado.

Al ingresar a la opción, se podrá verificar el centro de costo al cual está registrado el concepto fijo del empleado y así mismo será cargado a los documentos contables que se generen de las liquidaciones de nómina.

Para más información al respecto, consultar Registrar un concepto fijo.