Contabilidad

Para consultar los reportes de contabilidad en Bitákora, se ingresa por el menú Reportes en el Home de Bitákora y luego se selecciona la categoría de contabilidad.

Los reportes disponibles de contabilidad, son:

• Documentos contables
• Distribución de centros de costos

Reporte de documentos contables

Para consultar el reporte de documentos contables, se da clic sobre el botón Descargar y se mostrará el formulario para diligenciar la nómina y el rango de fechas.

Los filtros disponibles en este reporte son:

• Todas las nóminas. Será la opción por defecto. Mostrará la información de todas las nóminas a las que tiene acceso el usuario.
• Nómina. Al seleccionar nómina, se mostrará la casilla para seleccionar la nómina, el periodo actual, mes actual o rango de fechas.
• Fecha inicial. Al dar clic sobre el calendario, se podrá seleccionar la fecha inicial, dando clic sobre el día del mes que se requiera. También se puede escribir directamente la fecha en la casilla con el formato dd/mm/aa.
• Fecha final. La funcionalidad es la misma que la de la casilla de la fecha inicial, solo que debe ser una fecha igual o posterior a la inicial.

Descarga del reporte en formato Excel

Al dar clic sobre el botón Descargar reporte en el formulario mostrado anteriormente, se descargará el reporte en su computador, el cual se mostrará en la parte final de la opción de reportes de Bitákora, tal como se observa en la siguiente imagen. El archivo también lo podrán encontrar en la carpeta de descargas de su equipo.

A continuación, se mostrará en una imagen animada, todo el proceso de descarga. También se mostrará todo el proceso en forma detallada con imágenes en el siguiente sub-capítulo.

Proceso de descarga del reporte paso a paso

Para descargar el reporte en Excel, siga estos pasos:

1. Acceda a la sección de Reportes en el Home de Bitákora.
2. En la categoría Contabilidad, seleccione el reporte de Documentos contables
3. Haga clic en el botón Descargar.
4. En la ventana que se muestra, seleccione las nóminas, la fecha inicial y final para el reporte
5. Haga clic en Descargar reporte.

Una vez que el archivo se haya descargado, siga estos pasos:

1. Abra el archivo descargado en Excel.
2. Haga clic en Habilitar edición.
3. En la advertencia de seguridad que se muestra, haga clic en el botón de Habilitar contenido.

Ahora, para actualizar el archivo con la información solicitada, realice lo siguiente:

1. En el Excel, vaya a la pestaña de Datos.
2. Seleccione Actualizar todo.
3. En la ventana que se muestra de Niveles de privacidad, en la casilla que se muestra al lado inferior derecho, seleccione Público y luego el botón Guardar.

Las hojas de Excel serán actualizadas con la información solicitada.

Ahora, se detallará el proceso de descarga y actualización, para que sea observado con imágenes.

1. Abrir el archivo en Excel y habilitar la edición

Al abrir el archivo en Excel por primera vez, se mostrará mensaje de alerta y el botón de Habilitar edición, el cual se debe presionar para permitir que se pueda editar el archivo directamente en Excel.

2. Habilitar contenido

Una vez es habilitada la edición, Excel mostrará otra alerta para Habilitar contenido, la cual se debe habilitar para permitir que el Excel se conecte a la base de datos de Bitákora, conexión que se realizará de forma segura, con el fin de llenar la hoja de Excel con los datos del reporte consultado.

Una vez se habilita el contenido, el Excel se mostrará vacío y es necesario indicarle de forma manual a Excel, que se actualicen los datos conectándose al servidor de Bitákora, para que se generen los datos de la hoja principal y las tablas dinámicas.

3. Abrir pestaña Datos y actualizar todo

Ingresar en la pestaña Datos del Excel y dar clic sobre Actualizar todo.

4. Seleccionar público en niveles de privacidad

Se mostrará una ventana preguntando los datos de privacidad, seleccionar Público y Guardar.

5. Las hojas de Excel serán actualizadas con la información solicitada

Al dar clic sobre Guardar, se traerán los datos de los empleados desde la base de datos de Bitákora, llenando la hoja de Datos y creando las tablas dinámicas con base en la hoja Datos.

Detalle de las hojas generadas en el reporte

Las hojas que genera el reporte, son las siguientes:

• Datos. Corresponde a la data original de la información contable.
• ContabilidadPorTipoDocumento. Tabla dinámica creada a partir de la hoja Datos, organizada por tipo de documento y rango de fechas.
• MovimientosPILA. Tabla dinámica originada a partir de la hoja Datos, organizada por empleado y concepto de nómina.

La hoja de Datos genera la información base. Se cita a continuación la más relevante:

• Tipo de documento
• Conceptos de nómina
• Centro de costos
• Cuenta contable
• NIT
• Nombre del tercero
• Valores débito y crédito
• Base del impuesto

Reporte de distribución de centros de costos

Se ingresa por la sección de Reportes.

Para consultar el reporte de distribución de centros de costos, se da clic sobre el botón Descargar y se mostrará el formulario para diligenciar la nómina y el rango de fechas.

Para diligenciar el formulario de consulta y descargar el reporte en Excel, se siguen los mismos pasos que el reporte de Documentos contables.

Las hojas que genera el reporte, corresponden a:

• Datos
• Historia
• Distribución actual
• Distribución actual del empleado
• Históricos de las distribuciones