Contabilizar en Sinco ERP
- 18 Jul 2023
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Contabilizar en Sinco ERP
- Updated on 18 Jul 2023
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El proceso de integración contable con Sinco ERP solo aplica para las empresas que cuenten con esta activación.
📒 Encender la integración contable con Sinco ERP
Si requiere encender la integración y transmitir los documentos contables, comuníquese con un consultor de Bitákora.
Para más información consultar Configuraciones para transmitir a Sinco ERP.
Bitákora presenta las siguientes opciones para contabilizar los documentos en Sinco ERP:
- Contabilidad. Se listarán todos los documentos generados por la nómina, excepto los comprobantes de egreso de pago de nómina que se contabilizan en tesorería.
- Tesorería. Donde se podrán contabilizar solo los comprobantes de egreso relacionados con pagos de nómina de los empleados.
Contabilidad. Ciclo de contabilización de los documentos contables hacia Sinco ERP
En la sección de Integraciones se encontrarán la opción Contabilizar en Sinco ERP, la cual permitirá transmitir los documentos contables a Sinco ERP.
✨ La sección de Integraciones, solo se mostrará si está habilitada algunas de las integraciones.
Los documentos contables que se pueden transmitir a Sinco ERP son los siguientes:
- Nóminas por pagar
- Provisión de mes
- Cuentas por pagar de nómina
- Prima por pagar
- Retiros por pagar
- Avance de cesantías por pagar
💲 Comprobantes de egreso
Los documentos contables relacionados con pagos al empleado se encuentran en el Administrador de tesorería.
Al ingresar a la opción de contabilidad, Bitákora mostrará los documentos que están pendientes por generar y transmitir hacia Sinco ERP.
El proceso de transmisión hacia Sinco ERP es un ciclo que se inicia con la generación y se termina con contabilizar. Los ciclos son:
- Generar. Genera el documento contable.
- Validar con Sinco ERP. Confirma que las cuentas contables, centros de costo y NIT sean correctos en Sinco ERP. Revisa que la suma de débitos y créditos estén iguales.
- Contabilizar. Transfiere el documento contable a Sinco ERP y lo deja en estado para contabilizar.
💡 Ciclo de transmisión de documentos
Si no se termina el ciclo por algún motivo, los botones se activarán nuevamente para que se reinicie el ciclo.
Generar el documento contable a transferir a Sinco ERP
Al dar clic sobre el botón de Generar, se realizan las siguientes acciones para generar el documento contable del periodo de liquidación seleccionado:
- Se buscan los ítems y se asignan las cuentas contables de cada ítem
- Se asignan los terceros y los centros de costos a cada registro contable
- Se agrupa por cuenta contable, centro de costo y por NIT, para sumar los valores débito y crédito
En el reporte Documentos contables se podrá descargar en Excel los diferentes documentos generados por Bitákora y se podrá revisar el detalle de los documentos a contabilizar.
📄 Reportes contables
Si se desea consultar los movimientos contables, realizarlo por la sección de Reportes en la opción Documentos contables.
Validar el documento contable con Sinco ERP
Al oprimir el botón de Validar con Sinco ERP, Bitákora se comunica con Sinco ERP y verifica lo siguiente en relación con cada uno de los movimientos contables:
- Que la cuenta contable exista, esté activa y sea una cuenta auxiliar.
- Que el tercero exista y esté activo.
- Que el centro de costo esté activo y sea auxiliar.
- Que la suma de débitos y créditos sean iguales.
📒 Documento listo para contabilizar
Si no presenta ninguna inconsistencia Bitákora mostrará el mensaje Listo para ser enviado y habilitará el botón de Contabilizar.
❌ Mensaje de error en la validación con Sinco ERP
Si Bitákora informa que el documento presenta inconsistencias, se debe corregir lo que sea necesario y generar nuevamente hasta completar el ciclo de contabilización.
En el caso práctico que se incluye más adelante en esta misma sección, se explicará como solucionarlo.
Ya sea que el documento se valide correctamente o no, Bitákora mostrará el estado de la validación y en la parte de abajo de la ventana en dos pestañas mostrará la siguiente información:
- Visor tabla. Se podrá observar el encabezado del documento contable y el detalle de los movimientos contables, que serán los datos con los que se creará el documento en Sinco ERP.
- Visor JSON. Es un formato de texto para el intercambio de datos. Representa una lista ordenada. Los valores se separan por comas. Será el formato con el que se comunica Bitákora con Sinco ERP.
Contabilizar el documento contable de nómina
Al dar clic sobre el botón de Contabilizar, el documento contable cambiará de estado a contabilizado y ya no se mostrará en la lista de documentos pendientes a contabilizar en Bitákora.
Bitákora mostrará el mensaje Contabilización en proceso, indicando que el documento fue transferido con éxito y quedará pendiente por contabilizar en Sinco ERP.
Revisión y contabilización en Sinco ERP
El documento transferido desde Bitákora puede ser consultado en la opción de Contabilizar documentos en Sinco ERP, para ser revisado y contabilizado.
El documento transferido a Sinco ERP se creará con información general en el encabezado del documento y con los movimientos contables generados por Bitákora.
Encabezado del documento contable
Los datos generales del documento corresponderá a la siguiente información:
- Fecha del documento. Se asignará como fecha la registrada en la fecha de giro en el momento de generar el medio (fase 2 de tesorería) en Bitákora.
- Fecha de transacción. Corresponderá a la fecha del día en que se transmite la contabilización desde Bitákora a Sinco ERP.
- Número del documento contable. Será asignado por Sinco ERP de acuerdo con la configuración del consecutivo de documentos contables en la sucursal asignada.
- Descripción del documento. Se registra el nombre del documento contable, el código de la nómina y las fechas del periodo de liquidación al que corresponde el documento.
- En elaborado por. Se agregará la descripción "Integración Bitákora**.
- El tercero del documento. Se registra el NIT de la empresa donde está matriculada la nómina de los empleados.
Movimientos contables del documento
Los movimientos corresponderán a los generados por Bitákora y que se pueden consultar por el reporte de contabilidad Documentos contables. Movimientos que se crearán con el mismo orden en **Sinco ERP.
Para más información sobre las cuentas contables, centros de costos y NIT que se asignan para crear los documentos contables, consultar Nóminas por pagar y cuentas por pagar del contrato, en la opción Activación del contrato en la sección Contratando empleados.
Caso práctico de documento contable con inconsistencias
En el paso Validar el documento contable con Sinco ERP se pueden presentar inconsistencias por las cuales Bitákora no permite la transmisión hacia Sinco ERP.
Se presenta un caso de ejemplo, donde el documento no es validado por presentar errores.
Al dar clic sobre el botón Validar con Sinco ERP se presentan el mensaje de que el documento contable en Bitákora presenta errores.
Al revisar el detalle de la pestaña Visor tabla se observa el detalle de la cuenta contable que no existe o no está activa en Sinco ERP.
Solución al caso práctico por inconsistencia en la cuenta contable
El caso práctico por error en la cuenta contable se puede solucionar de las siguientes formas:
- En Sinco ERP. Crear o configurar la cuenta contable que indica el mensaje de error. La cuenta contable debe estar activa y ser auxiliar.
- En Bitákora. Configurar el ítem con una cuenta contable activa en Sinco ERP.
La configuración correcta del ítem en Bitákora se realiza ingresando por la opción Configuración contable en la sección de Configuración de ítems, donde el ítem "SAL1" tiene asignada la cuenta contable "14050601", la cual es inválida.
En el ejemplo la cuenta contable "14050601" no existe o no está activa en Sinco ERP, por lo que se modificará con la cuenta contable "51050601" en los planes de cuentas contables que corresponda.
Cuando se registre la cuenta contable al ítem, lo siguiente es ingresar nuevamente a la página de Contabilizar en Sinco ERP y oprimir el botón de Generar para que Bitákora actualice el documento contable con la nueva cuenta contable asignada al ítem y se corregirá la inconsistencia.
Al seguir nuevamente el ciclo del proceso contable, el documento contable se generará de forma correcta y se podrá transmitir a Sinco ERP.
⚡ Inconsistencias por centro de costos o NIT de terceros
Si la inconsistencia se presenta por otras causales, se debe corregir la inconsistencia ya sea configurando lo que falte en Sinco ERP o configurando de forma similar a como se corrigió el error de la cuenta contable en Bitákora, pero en la opción que corresponda ya sea asignando un centro de costo válido al empleado o el NIT.
Tesorería. Ciclo de transmisión de los comprobantes de egreso hacia Sinco ERP
Esté activada o no la integración contable con Sinco ERP, los comprobantes de egreso se generan en el Administrador de tesorería en el momento de confirmar la solicitud de fondos en la sección Pagos pendientes por realizar.
✨ Consulta de documentos contables
Si no se cuenta con la integración contable con Sinco ERP, Bitákora creará los comprobantes de egreso, pero no serán transmitidos ni tendrán algún tipo de contabilización. Quedarán disponibles para consulta por la opción de reportes de contabilidad.
Al contar con la activación de la integración contable con Sinco ERP, se habilitará una nueva pestaña en el Administrador de tesorería llamada Contabilizar en Sinco ERP.
Los comprobantes de egreso a contabilizar se mostrarán una vez se cumpla con la fase 3 de aprobación de medios.
Bitákora presenta las siguientes columnas de información relacionada con los comprobantes de egreso a transmitir a Sinco ERP:
- Código del medio. Es el número del medio. Se puede consultar el detalle de los empleados por el reporte de historial de medios magnéticos en el caso de los pagos por transferencia.
- Tipo de medio. Medio magnético si el pago fue por transferencia y medio físico si fue por cheque.
- Fecha de documento. Es a fecha con la que se causará el comprobante de egreso en Sinco ERP.
- Total. Corresponde al pago total de los empleados que fueron aprobados en el medio.
🧾 Reportes para consulta del detalle de empleados dentro de cada medio
- Historial de medios magnéticos. Para consultar los medios aprobados pagados con transferencia bancaria a los empleados.
- Historial pagos. Reporte de los pagos realizados con transferencia bancaria y cheque.
Transmitir los comprobantes de egreso hacia la contabilidad de Sinco ERP
La contabilización de los comprobantes de egreso se realiza de similar forma a como se contabilizan los demás documentos en la sección de Contabilidad, ciclo que se compone de:
- Generar
- Validar con Sinco ERP
- Contabilizar
Para más información al respecto, consultar en esta misma sección Ciclo de contabilización de los documentos contables hacia Sinco ERP.
Validar el comprobante de egreso con Sinco ERP
Al dar clic sobre el botón Validar con Sinco ERP, Bitákora informa el estado del documento contable a transmitir y en la pestaña Visor tabla se puede revisar a que nómina y periodo corresponde. Se presenta también el detalle del documento contable por empleado y el total a pagar causado a la cuenta contable de la entidad bancaria.
Para consultar como se pueden solucionar las inconsistencias que se presenten en esta fase de validación, consultar Solución al caso práctico por inconsistencia en la cuenta contable.
Transferir el comprobante de egreso a Sinco ERP
Bitákora antes de transmitir el comprobante de egreso a Sinco ERP, solicitará confirmación.
Al confirmar Bitákora mostrará alerta de que el documento fue contabilizado exitosamente.
Contabilizar el comprobante de egreso en Sinco ERP
En la opción de contabilizar documentos en Sinco ERP se podrá consultar el comprobante de egreso.
La fecha de transacción es la fecha de transmisión del comprobante de egreso desde Bitákora, acción que se realiza en el momento de dar clic en Contabilizar.
El campo fecha que se registra en el comprobante de egreso en Sinco ERP corresponde a la registrada en la fecha de giro en el momento de generar el medio magnético de transferencia bancaria (fase 2 de tesorería) en Bitákora.
En el caso de pago con cheque, la fecha corresponde a la registrada en la fecha de pago en el momento de generar el medio físico para generar los cheques (fase 2 de tesorería).
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