Contratando empleados

Cristóbal Colón debe iniciar su proceso de contratación, pero en vez de esperar a tener toda la tripulación seleccionada, irá contratando en línea cada uno de sus nuevos empleados.

El proceso consta de dos fases: el registro del contrato y la activación del contrato.

Registro del contrato

En esta fase se captura toda la información necesaria. El registro se divide en cinco secciones:

• Información básica del contrato
• Afiliaciones a seguridad social y cesantías
• Configuración de retención en la fuente
• Configuración contable
• Información adicional del contrato

La creación de contratos se encuentra en la sección de Empleados en la página principal de Bitákora.

Al dar clic sobre el botón Contratar, aparecerán el panel de Contratar, con las siguientes opciones:

• Contratar un empleado. Aquí se comienza la fase de creación de un empleado.
• Contratar varios empleados. Se ingresa a la opción donde se podrán descargar o subir las plantillas en formato Excel, para crear empleados masivamente.

Al dar clic sobre Empezar aparecerá un listado de todos los contratos que están en registro. También el botón para Crear empleado.

A continuación veremos los primeros contratos que están en proceso de registro por parte de Cristóbal Colón para llevar a cabo la expedición.

Activación del contrato

Los empleados que hayan surtido todas las etapas de registro y ya tengan diligenciada la información mínima, estarán listos para ser activados.

La activación conlleva las siguientes acciones que se ejecutan internamente:

• Cambio de estado del contrato: pasa de En registro a Activo.
• Creación del calendario del empleado desde la fecha de inicio del contrato hasta la fecha final del mes actual de la nómina del empleado.
• Creación de los calendarios contables que tienen la información diaria de la distribución por centros de costos.
• Liquidación del empleado en el periodo abierto de la nómina.
• Si fue un empleado registrado extemporáneamente, se genera la liquidación del empleado en el periodo cerrado.

Crear y configurar los campos para la información adicional del empleado

Actualizado: 02/09/2024.

Este maestro permite al administrador de la nómina, configurar y personalizar campos adicionales que se utilizarán para capturar información específica de los empleados dentro de la aplicación, que aparecerán en el Administrador de empleados en la sección de Información del empleado, ya sea en el momento de registrar el contrato o al modificar los datos de un contrato existente.

Los campos adicionales podrán ser creados en la sección Maestros de configuración en la opción Información adicional del empleado.

Al ingresar al maestro de información adicional del empleado, se mostrarán los registros existentes y se podrán crear, editar o eliminar registros.

Al dar clic sobre el botón Crear aparecerá el formulario para ingresar un nuevo campo de información que se mostrará en la ficha del empleado.

Para crear un nuevo campo, proceder de la siguiente manera:

1. Registrar el orden: debe ingresarse un valor numérico. Será el orden en que aparecerán los campos en las pantallas de registro, modificación y reportes.
2. Registrar el nombre del campo: Ingresar el nombre con el que se identificará el campo. El campo permite hasta 500 caracteres, pero se aconseja no registrar un nombre de más de 40 caracteres para que se muestre bien en las opciones y en los reportes.

Esta información del empleado podrá ser consultada directamente en la ficha y además se mostrará también en la opción de Información detallada de empleados en la sección de Reportes.

Estos campos adicionales en la ficha de contrato del empleado, son útiles para crear casillas de registro de información adicional de cada empleado.

Se citan algunos ejemplos de la información que puede ser creada para cada empleado:

• Regional
• Sucursal, almacén o tienda
• Centro de operación
• Subcentro de costo
• Tipo de sangre
• Tallas de las prendas de dotación
• Si trabaja en casa o en forma remota
• Elementos de trabajo entregados, etc.

Estos y cualquier otro tipo de información que requiera registrarse del empleado podrá ser creada en el maestro de información adicional de empleados.