Creando nuestra primera nómina

Con el fin de hacer una introducción a Bitákora haremos el primer ejercicio sobre la aplicación asumiendo que somos una empresa nueva y que tan pronto fue creada tuvo acceso a una licencia.

Sabemos que la mayoría de nuestros clientes tendrán una operación activa de varios años y que este no es el escenario común al momento de una implementación de Bitákora, pero el ejercicio que les planteamos a continuación nos permitirá evidenciar lo práctico que es la aplicación al momento de entrar en operación.

Para los casos de implementaciones de clientes que han liquidado su nómina en otros sistemas, tenemos rutinas de cargue de datos. Si en el momento de la implementación tienen una licencia de SINCO GTH activa, la carga inicial de datos se hará corriendo rutinas de migración automatizadas.

El objetivo de este tutorial es darles la bienvenida a Bitákora

Expedición a América

Cristóbal Colón adquirió una licencia de Bitákora porque necesitaba administrar su tripulación para hacer la expedición a las Indias Occidentales. Por ahora creó una empresa llamada Expedición América que fue fundada por los Reyes Católicos.

A nuestro capitán le llegó una comunicación en donde le indicaron que navegara a la dirección https://app.bitakora.co y que ingresará su correo electrónico.

Bitákora posee un mecanismo de autenticación de clave dinámica, por eso al mismo correo inscrito le llegó una clave temporal de 6 dígitos con la cual podrá acceder a la aplicación.

Bitákora es una aplicación que está estructurada sobre los procesos de liquidación de nómina, los cuales obedecen a un ciclo asociado a la periodicidad de pagos de los empleados. La estructura de la aplicación está diagramada en el Home o Página principal.

El ciclo de la nómina empieza con el registro de eventos o novedades, el cual da como resultado una liquidación. Estas actividades se realizan en la sección Liquidar.

Después de hacer los registros y las verificaciones, se cierra la liquidación y le da el paso al pago de las obligaciones laborales. Estas actividades de cierre del proceso y activación de los procesos anexos se encuentran en la sección Pagar.

Estos ciclos son complementados por ciertas actividades que tienen ciclos semestrales o anuales. Los pagos de primas legales, traslados de cesantías, aumentos de salarios mínimos, recálculos de porcentaje de retención en la fuente, son ejemplos de este tipo de procesos. Bitákora los habilitará en los meses correctos, ayudando a sus usuarios a recordar las actividades asociadas a ellos.

La última sección corresponde a las opciones de administración y configuración de Bitákora. La sección Gestionar tiene dos subsecciones:

• Configuraciones de la aplicación, donde se centralizan todos los maestros.
• Gestión de la aplicación, donde se registran los usuarios, las nóminas y los accesos.

Habiendo reconocido la estructura de Bitákora, nuestro capitán debe realizar como mínimo las siguientes actividades de configuración:

• Configurar la administradora de Riesgos Laborales(ARL).
• Crear por lo menos una nómina.

Configurar la ARL

La ARL es la entidad encargada de asegurar a los trabajadores contra las posibles enfermedades laborales o accidentes de trabajo que puedan ocurrir en el desempeño de sus labores. Cristóbal Colón debió seleccionar una de las administradoras disponibles antes de fundar su empresa.

Para configurarla debe ingresar a la sección Configurar y Gestionar en el botón Configuraciones del sistema.

Allí se debe dirigir a la tarjeta Administradora de fondos y seleccionar la Administradora de Riesgos Laborales.

Puede consultar más información al respecto en Riesgos Laborales.

Crear la primera nómina

Una nómina es una agrupación de empleados, cuya característica principal, pero no única es que comparten la misma fecha de pago.

Una nómina también se puede ver como una agrupación de seguridad de la información, porque se pueden configurar accesos diferenciados por parte de los usuarios a los empleados y procesos que se realicen sobre cada una de las nóminas.

Entre los criterios más comunes que se establecen para crear nóminas tenemos:

• Si dentro de la empresa hay empleados que se les paga quincenalmente y a otros mensualmente, se deben separar los empleados por su periodicidad de pago.
• Si hay empleados mensuales, pero a un grupo de ellos se les paga el 25 del mes y a los otros el 30, se deben separar las nóminas para garantizar sus pagos diferenciados.
• Cuando los empleados son administrados en sedes diferentes por usuarios diferentes y es importante que la información de cada sede no sea pública para las demás, se deben crear nóminas por distribución geográfica.
• Cuando hay varios centros de trabajo y se desea separar los grupos de trabajadores por esa característica, por ejemplo una nómina por cada obra de construcción.
• Cuando la empresa es de empleo temporal o payroll, cada cliente de la temporal debe tener su propia nómina.

Inicialmente, nuestro capitán Cristóbal Colón decidió crear una nómina para los capitanes, con periodicidad mensual y otra para los marineros quienes recibirán el pago quincenalmente.

Para hacerlo, puede ingresar por la Página principal en la sección de Configuraciones en el panel inferior o en el panel derecho, seleccionando la opción Gestionar nóminas.

Encontraremos la sección de creación y el resumen de las nóminas creadas.

Codificación y nombramiento de las nóminas

Las nóminas son codificadas por un código alfanumérico de máximo 5 caracteres, el cual no se puede repetir dentro de la empresa. El código es acompañado del nombre de la nómina, el cual va a ser el nombre visible en todas las opciones de Bitákora.

Periodicidades de pago de las nóminas

Como se explicó anteriormente las nóminas tienen asociadas una periodicidad de pago. Bitákora brinda soporte a las siguientes periodicidades:

• Mensuales: Un pago de nómina por cada mes. Usualmente, se realiza los últimos días del mes en curso.
• Quincenales: Dos pagos de nómina al mes. Usualmente, el primero se realiza antes del 15 y el segundo antes de terminar el mes.

Permisos sobre las nóminas

Como lo comentamos anteriormente, las nóminas son un mecanismo de segmentación de operaciones sobre empleados. Algunas de las razones por las cuales se deben asignar permisos de consulta son:

• Para evitar que se vea información o se ejecuten procesos sobre empleados que no son de la responsabilidad del liquidador. Por ejemplo cuando cada sede geográfica se responsabiliza por los procesos de nómina de su sede (Las nóminas de Bogotá y las nóminas de Medellín tienen responsables distintos).
• Por protección de información de perfiles altos, por ejemplo: la liquidación de las nóminas operativas son responsabilidad del Liquidador de nómina, pero la nómina de la alta gerencia la liquida el Director de Recursos Humanos.
• Separación de cuentas de clientes de payroll o empleo temporal.

Al momento de crear la nómina se crea también el permiso de acceso para el usuario que realizó la creación. De esta manera se garantiza la disponibilidad para trabajar con la nómina. De todas maneras, los permisos pueden ser administrados posteriormente, asignando o eliminando accesos a los diferentes usuarios.

Un usuario que tenga acceso a una nómina podrá realizar todas las acciones que su rol le permita sobre todos los empleados de la nómina.

Cristóbal Colón como administrador de la empresa, tiene el rol de mayores privilegios sobre la aplicación. Tantos que él podrá asignar y quitar nóminas a los demás usuarios de Bitákora y por lo tanto, tendrá acceso a toda la información administrada.

Para más información consultar la sección de Seguridad.