Crear certificado con los pagos fijos
- 30 Jun 2023
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Crear certificado con los pagos fijos
- Updated on 30 Jun 2023
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Bitákora además de contar con cerca de 50 variables para crear documentos laborales, tal como se explicó en la sección anterior, permite diseñar plantillas con grupo de pagos que se le realizan al empleado.
Los grupos de pagos o registros que se indican en esta sección, corresponden a registros donde el empleado puede contar con uno o muchos registros y no se pueden representar con una sola variable de Bitákora para llevar al documento que se desea elaborar en Word.
Tales tipos de registros son los siguientes:
- Conceptos fijos. Corresponde a los conceptos de nómina que se liquidan automáticamente en todos los periodos o meses de liquidación del empleado.
- Pagos fijos fuera de nómina. Conceptos que se configuran para pagar al empleado todos los periodos o meses, pero que no se liquidan dentro de la nómina.
Los registros y pagos que se indicaron, corresponden a datos variables para cada empleado, donde un empleado puede tener configurado un pago por concepto fijo, pero otro puede tener cinco pagos, por esto es necesario acudir a otras herramientas para repetir estos datos dentro de un texto o una tabla.
⚠️ No se incluyen registros de pagos ocasionales
Las variables de grupo y tabla de pagos fijos solo incluyen los registros de conceptos fijos del empleado.
No se incluyen los pagos realizados por la opción de registro de novedades, porque son ocasionales,
Para mostrar la forma como se crea el certificado incluyendo los pagos fijos, se simulará el caso de un empleado que cuenta con pagos registrados en la ficha de conceptos fijos.
⚠️ Se certifican los conceptos fijos del último periodo cerrado
Si se modifican los registros de conceptos fijos del empleado, estos se certificarán en el documento laboral cuando el periodo de liquidación sea cerrado.
Si se observa el empleado devenga cinco pagos fijos y estos no se pueden incluir en una sola variable de Bitákora para llevarlo a la plantilla de Word, sino que se hace necesario acudir a un grupo de conceptos para mostrar los datos y que los registros de la tabla se repitan tantas veces como conceptos tenga el empleado.
Bitákora cuenta con la estructura para que se puedan incluir los pagos fijos en el documento laboral de dos formas:
- Grupo. Como un grupo de conceptos a insertar en cualquier parte del texto de la plantilla en Word.
- Tabla. Dentro de una tabla a la que se le puede dar el formato deseado y colocarla en cualquier parte de la plantilla.
⚠️ Se certifican en este grupo y tabla solo los pagos fijos que se liquidan en la nómina
En el grupo y tabla de variables solo se mostrarán los pagos fijos que están dentro de la nómina.
Los pagos por fuera de nómina, se crean con otra variable que muestra los pagos que se realizan aparte de la nómina. Para más información consultar Crear certificado con los pagos por fuera de nómina al final de esta sección.
Al final de esta sección se puede descargar una plantilla modelo que contiene las etiquetas y variables para conformar el grupo y la tabla de pagos fijos.
En los siguientes sub-capítulos se explicará como se estructuran y se crean los grupos y tablas de pagos fijos en las plantillas para los documentos laborales.
Grupo de pagos fijos
Para crear un grupo se hace con el mismo procedimiento con el que se copia una variable en la plantilla de Word que luego se carga a Bitákora, es decir con los campos MergeField de la galería de Elementos rápidos de Word. Lo adicional a lo indicado es que la variable se escribe dentro de dos etiquetas; una de inicio y otra de fin de grupo.
Para definir el grupo se realiza con BeginGroup y EndGroup, que operan como un inicio y fin del grupo de conceptos y se denominarán etiquetas de grupo. Las variables que se inserten dentro de estas dos etiquetas se escriben una sola vez, pero se repetirán automaticamente cuantos pagos fijos tenga el empleado registrados y se mostrarán en secuencia dentro del texto.
Las variables se escriben en la plantilla de Word de la siguiente manera:
«BeginGroup:Empleado_PagosFijos»
«Descripcion» «Valor» «Valor:EnLetras»
«EndGroup:Empleado_PagosFijos»
⚠️ El texto de grupo y de variables presentado anteriormente no se puede copiar y pegar simplemente en el Word porque no funcionará, ya que Word no lo tomará como campos MergeField. Funciona si se copia desde un archivo Word a otro archivo Word con el formato de origen o se siguen las instrucciones que se indican en los siguientes subcapítulos para crearlo como campo MergeField en Word.
Tomando nuevamente el caso del empleado que tiene cinco registros de conceptos fijos, el resultado de las etiquetas BeginGroup y EndGroup con las variables presentadas anteriormente sería el siguiente:
Variable para el total de los pagos por fuera de nómina:
- Empleado_TotalPagosFijosFueraDeNomina
Crear etiqueta de inicio "BeginGroup" del grupo de pagos fijos
En el caso práctico se indicaron todos los pasos para crear un certificado laboral básico.
Para crear grupos se sigue el mismo procedimiento, lo único adicional es la inserción de las etiquetas BeginGroup y EndGroup, lo cual se explicará a continuación.
Se inserta BeginGroup:Empleado_PagosFijos. BeginGroup indica el inicio del grupo y lo que sigue después de los dos puntos Empleado_PagosFijos, es el nombre del grupo determinado por Bitákora para identificar el grupo. No cambiar el nombre del grupo.
Insertar las variables dentro de las etiquetas del grupo de pagos fijos
Las variables que se insertarán dentro de las etiquetas serán:
- Descripcion
- Valor
- Valor:EnLetras
Se inserta la variable para el primer campo de datos, en este caso Descripcion.
Se selecciona el formato Mayúscula inicial para que sin importar como se haya creado el nombre del concepto fijo en Bitákora siempre traiga la primera letra en mayúscula. Se puede escoger otro formato si se desea.
Se repite el mismo procedimiento para insertar los campos Valor y Valor:EnLetras como campo MergeField en el Word.
✨ Variables de datos
Se pueden ingresar las tres variables de pagos fijos, sin importar el orden, pueden separarse por comas o por espacios o hacerlo en un renglón diferente.
Si se coloca la etiqueta de inicio de grupo, las variables y luego la etiqueta de fin de grupo en una sola línea, se creará el texto de los pagos fijos en una sola línea. Al final de la última variable realizará un cambio de renglón para separar los registros de pagos fijos.
Crear etiqueta de fin "EndGroup" del grupo de pagos fijos
Se inserta el campo EndGroup:Empleado_PagosFijos. EndGroup indica el fin del grupo y lo que sigue después de los dos puntos Empleado_PagosFijos, es el nombre del grupo determinado por Bitákora para identificar el grupo. No cambiar el nombre del grupo.
Luego de crear las variables y las dos etiquetas de grupo, quedaría lista la plantilla, la cual se puede cargar a Bitákora y generar el documento laboral del empleado.
Plantilla creada en Word con etiquetas y variables del grupo de pagos fijos
Después de insertadas las dos etiquetas y las tres variables en la plantilla Word, donde las variables se separaron con espacio y así mismo se mostrará en el documento laboral que se genere del empleado.
✨ En la plantilla en Word se puede crear el texto antes y después del grupo de pagos fijos que se considere necesario. Así como darle el formato al texto que se desee.
❌ Error no controlado
Si al generar el documento laboral del empleado se genera un mensaje de error, revisar lo siguiente:
- Que la sintaxis de las etiquetas y variables sea correcta, es decir que se hayan escrito de manera correcta.
- Que dentro de una tabla o rango con variables insertaron otra tabla o rango con variables de Bitákora.
Una vez creada la plantilla en Word, el siguiente paso es cargarla en Bitákora, ya sea para crear un documento nuevo o editar uno existente.
Para más información de otros modelos que se pueden lograr con el grupo de pagos fijos, consultar el archivo en Word que se adjunta, el cual podrá ser cargado sin modificar como plantilla directamente a Bitákora y ver los efectos de las variables y etiquetas en los documentos laborales.
PlantillaPagosFijos_VariosFormatos.docx
Descargar el PDF creado del certificado laboral del empleado
En la opción de documentos laborales se puede observar el resultado del documento creado incluyendo el grupo de pagos fijos.
Tabla de pagos fijos
El grupo de pagos fijos visto anteriormente se utiliza para insertar los pagos fijos dentro del texto del certificado. Ahora veremos como insertar los pagos fijos dentro de una tabla para incluirla en el documento laboral que se requiera ya sea un certificado laboral o cualquier otro tipo de documento.
Para definir la tabla se utilizará TableStart y TableEnd que opera como un inicio y fin de la tabla. Todo lo que se coloque entre las etiquetas indicadas, se repetirán automáticamente para cada fila de datos dentro de una tabla.
Las variables se escriben en la plantilla de Word de la siguiente manera:
✨ Recuerde que es un modelo, el cual se puede personalizar cambiando los títulos de columnas, formato, letra, alineación y orden de las columnas de datos. Lo que no se debe cambiar de lugar es el TableStart y el TableEnd.
El resultado que generan las variables de tabla en el certificado laboral es el siguiente:
Crear etiqueta de inicio "TableStart" para crear la tabla de pagos fijos
En el caso práctico se indicaron todos los pasos para crear un certificado laboral básico.
Para crear la tabla de pagos fijos se sigue el mismo procedimiento, lo adicional es la inserción de las etiquetas TableStart y TableEnd, que se explicarán a continuación.
La etiqueta TableStart:Empleado_PagosFijos. TableStart indica el inicio de la tabla y lo que sigue después de los dos puntos Empleado_PagosFijos, es el nombre de la tabla determinado por Bitákora para identificar la tabla.
Esta etiqueta se debe ubicar en la primera columna y primera fila de datos de la tabla.
Insertar las variables dentro de las etiquetas de la tabla de pagos fijos
Las variables que se insertarán dentro de las etiquetas de tabla son:
- Descripcion
- Valor
- Valor:EnLetras
Se inserta la variable para el primer campo de datos, en este caso Descripcion.
Se selecciona el formato Mayúscula inicial para que sin importar como se haya creado el nombre del concepto fijo en Bitákora siempre traiga la primera letra en mayúscula. Se puede escoger otro formato si se desea.
✨ Tal como se insertó la variable Descripcion, se repite el mismo procedimiento para insertar los campos Valor y Valor:EnLetras como campo MergeField en el Word.
Crear etiqueta "TableEnd" al final de la tabla de pagos fijos
Después de insertar las variables de datos, por último se inserta la etiqueta TableEnd:Empleado_PagosFijos en Word. TableEnd indica el fin de la tabla y lo que sigue después de los dos puntos Empleado_PagosFijos, es el nombre de la tabla determinado por Bitákora para identificar la tabla.
Una vez se crean las dos etiquetas que limitan la tabla y se insertan las variables, quedaría lista la plantilla y se podría cargar a Bitákora para luego generar el documento del empleado en formato PDF.
Plantilla creada en Word con etiquetas y variables de tabla de los pagos fijos
Realizando el anterior paso, así se vería la plantilla en Word con las etiquetas y las variables insertadas en el documento laboral.
✨ En la plantilla en Word se puede crear el texto antes y después de la tabla de pagos fijos que se considere necesario. Así como darle el formato al texto que se desee.
❌ Error no controlado
Si al generar el documento laboral del empleado se genera un mensaje de error, revisar lo siguiente:
- Que la sintaxis de las etiquetas y variables sea correcta, es decir que se hayan escrito de manera correcta.
- Que dentro de una tabla o rango con variables insertaron otra tabla o rango con variables de Bitákora. La solución en este caso es que entre la etiqueta de inicio y final no se inserte otro rango o tabla.
Ya creada esta plantilla de Word con las tablas de pagos fijos, el siguiente paso es cargarla en Bitákora, donde se podrá crear un documento nuevo o editar uno existente.
Si desea consultar diferentes formas de generar la información de pagos fijos en los documentos laborales, consultar el siguiente archivo en Word, el cual podrá ser cargado como plantilla en Bitákora sin tener que modificarlo. Al cargarlo se podrá observar el efecto de las etiquetas y variables en los documentos laborales.
PlantillaPagosFijos_VariosFormatos.docx
Descargar el documento laboral creado con los pagos fijos del empleado
Asi se verá el certificado que se genera del empleado en la opción de documentos laborales en el Administrador de empleados, de acuerdo con la plantilla cargada con la tabla de pagos fijos.
Plantilla modelo de certificado laboral con los pagos fijos
Se presenta una plantilla en Word que puede ser usada para crear las variables de grupo y de tabla dentro de los certificados laborales. Para descargarla dar clic sobre el siguiente vínculo:
CertificadoLaboral_PagosFijos_Tabla.docx
La plantilla anterior puede ser guardada como un nuevo documento en el configurador de documentos y así observar inmediatamente el comportamiento de las variables en los grupos y tablas de los pagos fijos.
Certificado con los pagos por fuera de nómina
Son conceptos devengados por el empleado, que no son girados directamente al trabajador, sino que la empresa los paga a nombre del trabajador a terceros.
Lo pagos por fuera de nómina más comunes son los esquemas de compensación flexible, donde por acuerdos laborales con el empleado, se realizan pagos a un tercero, como son:
- Aportes voluntarios de pensión pagados directamente por el empleador a los fondos de pensiones.
- Pagos de educación del empleado o de los hijos del empleado, realizados directamente a la institución educativa.
- Pagos de medicina prepagada, realizados directamente a las empresas de salud, entre otros.
Para que se genere información en el documento laboral se requiere que el empleado tenga registrados pagos por fuera de nómina, donde el concepto de nómina debe estar marcado como pago por fuera de nómina y tener registrado un evento por el registro de conceptos fijos.
Conceptos configurados para pagar por fuera de nómina
Para consultar que conceptos de nómina están habilitados en Bitákora para pagar por fuera de nómina, se puede realizar por la sección de Reportes con el reporte de Ítems.
El reporte se filtra por la columna del Excel FueraDeNomina y se mostrarán los conceptos que están configurados para pagar por fuera de nómina y estos serán los que Bitákora liquidará por fuera de nómina y que mostrará en el documento laboral por fuera de nómina.
En la anterior imagen de ejemplo se muestra los conceptos AVP2 y AVP3 que corresponden a aportes voluntarios a pensión que paga el empleador directamente a los fondos de pensiones.
Registro de conceptos fijos pagados por fuera de nómina
Tal como sucede con los pagos fijos explicados al inicio de esta sección, se certifican solo los pagos fijos por fuera de nómina del último periodo cerrado del empleado.
⚠️ Se certifican los conceptos fijos del último periodo cerrado
Si se modifican los registros de conceptos fijos del empleado, estos se certificarán en el documento laboral cuando el periodo de liquidación sea cerrado.
El pago fijo debe tener la marca por fuera de nómina, sino la tiene se certificará en los pagos fijos normales vistos al inicio de esta documentación.
Grupo y tabla de pagos fijos por fuera de nómina
Para configurar las variables, se realiza con las dos etiquetas de grupo y las variables de pagos fijos por fuera de nómina, con el mismo procedimiento que se realiza para los pagos fijos normales.
Para insertar las dos etiquetas y las variables en la plantilla de Word se sugiere consultar la documentación de:
La forma de insertar en la plantilla es la misma como campo MergeField en el Word, lo que cambia es el nombre del grupo y las variables, las cuales se indican a continuación:
«BeginGroup:Empleado_PagosFijosFueraDeNom»
«IdItem» «Descripcion» «Valor» «Valor:EnLetras»
«EndGroup:Empleado_PagosFijosFueraDeNomin»
Si se desea incluir los pagos por fuera de nómina en una tabla, las etiquetas y las variables se escriben dentro de una tabla de la siguiente forma:
Documento en formato PDF con los pagos por fuera de nómina
Al consultar por la opción de documentos por el Administrador de empleados, se observa el rango y la tabla de los por fuera de nómina.
Si desea consultar la plantilla del certificado laboral presentado anteriormente, consultar el siguiente archivo en Word, el cual podrá ser cargado como plantilla en Bitákora sin tener que modificarlo. Al cargarlo se podrá observar el efecto de las etiquetas y variables en los documentos laborales.
CertificadoLaboral_PagosFueraDeNomina.docx
Una vez sea cargada la plantilla en Word a Bitákora y se observe el funcionamiento, la plantila puede ser modificada y adecuada como se considere conveniente.
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