Caso práctico. Crear certificado laboral básico
- 30 Jun 2023
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Caso práctico. Crear certificado laboral básico
- Updated on 30 Jun 2023
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Para el caso práctico se creará desde cero un certificado laboral básico, donde el modelo a tomar ya tiene en su diseño lo siguiente:
- El logo de Bitákora
- El texto de una certificación laboral común
- Un pie de página con texto
- Firmas del responsable de la nómina o administrador
⚠️ Firmas y otros objetos a incluir en el documento laboral
Si se van a incluir firmas no crearlas con la herramienta Formas de la pestaña Insertar de Word, ya que estas formas no se muestran cuando se exporta el documento a PDF.
Se sugiere copiar la firma como imagen a la plantilla Word.
El modelo de certificado no tiene ninguna variable insertada de Bitákora. Los datos del empleado están con un texto fijo.
En el modelo anterior se resaltaron en color amarillo y turquesa los datos que son diferentes para cada empleado, pues cada empleado tiene sus propios datos como el nombre, identificación, salario y demás información contractual.
Ahora se indicará como se cambiarán los datos fijos del certificado modelo mostrado anteriormente por las variables que dispone Bitákora y de esa forma el certificado se vuelva dinámico y cargue automáticamente los datos del empleado que requerimos.
Teniendo el modelo del documento, que para este caso es el certiticado laboral mostrado anteriormente, lo que sigue es identificar que variables se necesitan de Bitákora para insertar en el documento Word.
Para crear el certificado laboral básico del ejemplo se conformará una tabla donde al frente de cada dato fijo del empleado se colocará el nombre de la variable a utilizar en el documento.
| Dato del empleado | Nombre de la variable en Bitákora |
|---|---|
| el | El_La |
| señor | Senior_Seniora |
| RODRIGO DE ESCOBEDO | Empleado_NombreCompleto:Mayúscula |
| identificado | Identificado_Identificada |
| CC | Empleado_TipoDocumento:Mayúscula |
| 900013 | Empleado_NumeroDocumento |
| ESCRIBANO | Empleado_Cargo |
| término indefinido | Empleado_TipoContrato |
| 5 de enero de 2022 | Empleado_FechaIngreso:EnLetras |
| 3,000,000 | Empleado_Salario |
| TRES MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE | Empleado_Salario:EnLetras |
| 1 de febrero de 2023 | Fecha_Actual:EnLetras |
Con las variables ya identificadas para cada dato del empleado, ahora se agregarán en la plantilla en Word.
Se presenta un archivo .GIF con el procedimiento para copiar las variables de Bitákora en la herramienta Word.
Adicional al GIF presentado anteriormente, se detallan los pasos a seguir a continuación:
Paso 1. Abrir el modelo de certificado laboral en la herramienta Word
El documento en Word se le asigna el nombre con el que se identificará la plantilla, solo contiene texto y lo que se hará es insertar las variables de Bitákora para que se convierta en una plantilla y el texto se vuelva dinámico cuando se genere como un documento laboral de Bitákora.
Paso 2. Identificar el texto en Word que se representará con una variable en Bitákora
Identificar la primera variable en color amarillo en el modelo en Word que es el. Puede ser "el" o "la". Este dato depende del género del empleado y Bitákora lo tomará dinámicamente del género del empleado. Así como también "señor" o "señora".
Paso 3. Buscar la variable en Bitákora y copiar el nombre de la misma
En Bitákora dar clic sobre 
en el Configurador de documentos.
En el buscador de variables de Bitákora escribir el. Se mostrarán varias coincidencias y al frente de la variable El_La dar clic sobre Copiar variable.
Paso 4. En Word abrir la galería de Elementos rápidos
En Word en la pestaña Insertar seleccionar la galería de Elementos rápidos,
Paso 5. Insertar el nombre de la variable en el campo MergeField de Word
Ya tenemos copiada en el portapapeles el nombre de la variable de Bitákora y corresponde a la variable El_La.
En Word al seleccionar Campo se mostrará el formulario para registrar el nombre de la variable El_La en el nombre de campo MergeField. Si no se selecciona formato se tomará el que tenga por defecto Bitákora para la variable que es "El" o "La". Si se desea todo en minúscula indicar el formato en el Word.
Paso 6. La variable queda insertada en Word
El campo MergeField en Word con el nombre de la variable tomada desde Bitákora, se reflejará en el Word dentro de la comilla española, asi: «el_la».
⚠️ Variables en el campo MergeField
No escribir en el Word las variables dentro de la comilla española de forma manual «el_la», porque no serán tomadas correctamentes por el Word. Debe realizarse por Elementos rápidos de Word completando todo el procedimiento.
Se puede copiar y pegar de un documento de Word a otro. Verificar que los campos sean tomados correctamente en la plantilla y también cuando se genere el documento laboral en el Administrador de empleados.
Paso 7. Repetir el procedimiento para las demás variables requeridas
Se repite el procedimiento desde el paso 1 para colocar cada variable de Bitákora dentro del campo MergeField de Word, dando el formato mayúscula o minúscula que se desee para cada dato dentro del documento laboral.
📖 Formato del documento en Word
Al documento en Word se le puede dar el formato que se desee, como negrilla, mayúscula, logos, pies de página y en general todo lo que se aplique a la plantilla será tomado por Bitákora en el momento que se genere el documento del empleado.
Las firmas se sugiere pegarlas como imagen.
Paso 8. Plantilla creada con las variables requeridas
Se mostrará la imagen del documento como quedará con todas las variables insertadas dentro del certificado laboral básico.
⚠️ Valores del salario básico, pagos fijos y otros pagos
Bitákora mostrará los valores pagados al empleado unicamente tomando el último periodo cerrado.
Si realizaron modificaciones en salario, pagos fijos y otros conceptos, dichos valores serán certificados en el documento laboral unicamente cuando el periodo esté cerrado y así evitar certificar registros no aprobados.
Paso 9. Cargar la plantilla creada en Word a Bitákora
Una vez se insertan en la plantilla de Word las variables requeridas, el siguiente paso es cargarla a Bitákora, la cual se puede guardar como un nuevo documento o sobreescribiendo uno existente en la opción editar.
Paso 10. Descargar el documento laboral en PDF o Word
Al terminar de configurar la plantilla y cargar la plantilla a Bitákora, lo siguiente es descargar el documento del empleado por la opción de Documentos en el Administrador de empleados.
Plantilla modelo de certificado básico que puede ser descargada
Se presenta una plantilla en Word que puede ser usada cargar a Bitákora. Para descargarla dar clic sobre el siguiente vínculo:
La plantilla anterior puede ser guardada como un nuevo documento en el configurador de documentos y así observar inmediatamente el comportamiento de las variables en el documento laboral.
✨ Se recomienda adecuar la plantilla a las necesidades propias de la empresa.
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