Crear certificado laboral con el promedio de pagos

Bitákora tiene la opción para generar documentos laborales con el promedio mensual de pagos realizados al empleado en el siguiente rango de tiempo:

• De los últimos 3 meses
• De los últimos 6 meses
• De los últimos 12 meses

Los conceptos de nómina que se podrán promediar en el certificado laboral son los siguientes:

• Horas extras. Extra diurno, extra nocturna, extra diurna dominical o festiva, extra nocturna dominical y festiva, recargo nocturno, recargo dominical y festivo, entre otras.
• Comisiones. Por ventas, por facturación, por resultados, entre otras.
• Bonificaciones. Por productividad, salariales, entre otras.

Como se puede observar cada uno de los pagos citados anteriormente no se conforma con un solo pago de nómina, por esto es necesario manejar grupos de conceptos, que se deben configurar en Bitákora, lo cual será tratado en el siguiente sub-capítulo.

Configurar los conceptos de cada agrupación para el documento laboral

Se cuenta con agrupaciones en Bitákora para determinar que conceptos se identifican como comisiones, bonificaciones y horas extras. Para configurar las agrupaciones se ingresa por el Administrador de conceptos opción de Conceptos por categoría.

Al dar clic sobre cada una de las agrupaciones, se podrán asociar nuevos conceptos o eliminarlos. La siguiente imagen muestra los conceptos de horas extras que se deben agrupar para calcular el promedio.

Variables para promediar las horas extras

Las variables que se pueden ingresar como campo MergeField en el Word son las siguientes:

• Empleado_TotalPromedioHorasExtras3Meses
• Empleado_TotalPromedioHorasExtras6Meses
• Empleado_TotalPromedioHorasExtras12Meses

Bitákora también cuenta con las variables para informar el valor del promedio en letras, las cuales son:

• Empleado_TotalPromedioHorasExtras3Meses:EnLetras
• Empleado_TotalPromedioHorasExtras6Meses:EnLetras
• Empleado_TotalPromedioHorasExtras12Meses:EnLetras

Para más información sobre el cálculo del promedio de las horas extras, consultar Cálculo del promedio de las agrupaciones de conceptos de nómina en el documento laboral, el cual está ubicado en esta misma sección, cálculo que aplica para las horas extras, las bonificaciones y las comisiones.

Variables para promediar las comisiones

Bitákora calcula el promedio sumando los pagos de los conceptos de nómina asociados en cada una de las agrupaciones de conceptos indicadas en el sub-capítulo anterior y lo almacena en variables que podrán ser insertadas en la plantilla del documento laboral.

Las variables que se pueden ingresar como campo MergeField en el Word son las siguientes:

• Empleado_TotalPromedioComisiones3Meses
• Empleado_TotalPromedioComisiones6Meses
• Empleado_TotalPromedioComisiones12Meses

Para mostrar el valor del promedio en letras, las variables serían:

• Empleado_TotalPromedioComisiones3Meses:EnLetras
• Empleado_TotalPromedioComisiones6Meses:EnLetras
• Empleado_TotalPromedioComisiones12Meses:EnLetras

Variables para promediar las bonificaciones

Las variables con que cuenta Bitákora para promediar la agrupación de las bonificaciones son las siguientes:

• Empleado_TotalPromedioBonificaciones3Meses
• Empleado_TotalPromedioBonificaciones6Meses
• Empleado_TotalPromedioBonificaciones12Meses

Si se desea mostrar el valor en letras, las variables son:

• Empleado_TotalPromedioBonificaciones3Meses:EnLetras
• Empleado_TotalPromedioBonificaciones6Meses:EnLetras
• Empleado_TotalPromedioBonificaciones12Meses:EnLetras

El promedio que realiza Bitákora y se muestra en el documento laboral, se realiza de la misma forma para las comisiones, horas extras y bonificaciones.

Copiar las variables a la plantilla de Word que se cargará a Bitákora con el promedio

Para copiar las variables a la plantilla de Word se realiza como una propiedad de campo en la pestaña de Word Insertar seleccionando en la Galería de Elementos rápidos el campo MergeField.

El procedimiento para crear el documento y copiar las variables, fue explicado al detalle en Copiar el nombre de cada variable de Bitákora para insertar en Word y con un ejemplo en el Caso práctico de creación de certificado laboral básico.

Cálculo del promedio de los conceptos de nómina en el documento laboral

Para el cálculo del promedio Bitákora consulta los pagos realizados por el grupo de conceptos, desde el último día del periodo de liquidación cerrado a los meses que se indican en la variable del documento laboral, que puede ser 3, 6 ó 12 meses.

Las horas extras, las bonificaciones y las comisiones son eventos que se registran en Bitakora por la opción de registro de novedades o por la opción de registro de conceptos fijos, donde es importante entender la implicación en el cálculo del promedio los siguientes registros:

• La fecha del registro de la novedad, especialmente en el caso de las horas extras que se registran por horas en un día específico.
• El uso de la marca prorrateado en el registro de las novedades a promediar.

La forma como se registren los eventos se observan en la bitácora del empleado, donde se causa en cada día lo que corresponda a cada concepto de nómina, dependiendo de como fueron registrados.

Para más información sobre el prorrateo, consultar ¿Para qué prorratear una novedad? en la opción de registro de novedades.

En la imagen anterior se muestra la causación diaria de cada concepto, donde:

• Los conceptos H02 y H03 que corresponden a horas extras se registraron en los días 1 y 8 de febrero de 2023.
• La bonificación laboral y las comisiones se registraron prorrateadas, por esto se distribuyen en todo el mes.

En el momento que se genere el documento laboral del empleado, se debe tener en cuenta en que periodo de liquidación se está consultando, porque si se realiza en la segunda quincena, se tomará para el promedio solo lo causado en la bitácora desde la primera quincena hacia atrás dependiendo los meses que se requiera calcular, que pueden ser 3, 6 o 12 meses.

Para poder observar la afectación del promedio por el registro de la causación diaria en las bitácoras del empleado, por favor revisar el caso práctico donde se explicará con un ejemplo.

Plantilla modelo de certificado laboral con el promedio de comisiones

Se presenta una plantilla en Word que puede ser usada para crear las variables para llevar los promedios de horas extras, comisiones y bonificaciones dentro de los certificados laborales. Para descargarla dar clic sobre el siguiente vínculo:

CertificadoLaboral_PromedioPagos.docx

La plantilla anterior puede ser guardada como un nuevo documento en el configurador de documentos y así observar inmediatamente el comportamiento de las variables en los grupos y tablas de los pagos fijos.

Caso práctico de cálculo del promedio de bonificación salarial para el certificado del empleado

Se simulará el registro de un evento a un empleado en la segunda quincena de febrero de la siguiente forma:

• El periodo actual es quincenal del 16 al 28 de febrero de 2023.
• Registro de bonificación salarial por COP 2.500.000 de forma prorrateada.
• El empleado no tiene otros registros por bonificación salarial en los últimos 3, 6 ni 12 meses. Es decir es el único registro por este concepto que tiene el empleado corresponde al mes de febrero de 2023.

El empleado solicita una certificación laboral con el promedio de las bonificaciones salariales pagadas.

Para no repetir explicaciones ya realizadas en otras secciones de la documentación, se indicarán los vínculos para que se puedan consultar las opciones y el detalle.

Los pasos del caso práctico se indicarán en los siguientes sub-capítulos.

Conceptos configurados para el promedio en el certificado

Verificar que conceptos están configurados en la agrupación de conceptos, que para este caso son las bonificaciones salariales y tiene dos conceptos asociados. Se podrá agregar o eliminar conceptos a la categoría,

Rango de fechas a consultar para el promedio en el caso práctico

Para el caso práctico el certificado laboral se está generando cuando se está liquidando la segunda quincena de febrero. Esto indica que el último periodo cerrado fue del 1-15 de febrero de 2023.

Vamos a iniciar con el cálculo del promedio de los últimos 3 meses y para esto se consultan los pagos realizados desde el último día del periodo cerrado que sería 15 de febrero, 3 meses hacia atrás, es decir:

• Del 16 de noviembre de 2022 hasta el 15 de febrero de 2023.

Revisar el total devengado con el reporte de pagos y descuentos

Si desea puede revisar por el reporte de pagos y descuentos, los pagos por los conceptos de bonificación realizados al empleado en los últimos 3, 6 y 12 meses.

Consultar las bitácoras del empleado para el caso práctico

Según el rango de fechas indicadas anteriormente, se deben revisar la primera bitácora del empleado del 16-30 noviembre de 2022 y la última bitácora del 1-15 febrero de 2023, esto porque el certificado se está generando en la segunda quincena de febrero y la consulta de rango de fechas quedan partidos los meses inicial (noviembre) y final (febrero).

Al observar la bitácora del empleado tiene en el mes de febrero un total de COP 2.500.000 por bonificación salarial, pero como la consulta de fechas solo va hasta el 15 de febrero, se tomaría la mitad, es decir COP 1.250.000.

Cálculo del promedio de la bonificación en el caso práctico

Como se indicó al inicio del caso práctico el empleado solo devengó comisiones en febrero, esto indica que para el rango de fechas del 16 de noviembre de 2022 hasta el 15 de febrero de 2023 el empleado devengó un total de COP 1.250.000 por bonificación salarial, que para el cálculo del promedio sería:

Promedio úlitmos 3 meses= Total bonificaciones / meses del promedio
Promedio últimos 3 meses = COP 1.250.000 / 3 meses
Promedio mensual últimos 3 meses = COP 416.667

Para hallar el promedio de los últimos 6 meses se sumaría lo devengado por bonificaciones desde el 16 de agosto de 2022 hasta el 15 de febrero de 2023, que para este caso práctico el empleado devengó los mismos COP 1.250.000 por bonificaciones y el cálculo sería:

Promedio mensual últimos 6 meses = COP 1.250.000 / 6 meses = COP 208.333

El promedio de los últimos 12 meses del promedio de bonificaciones, sería:

Promedio mensual últimos 12 meses = COP 1.250.000 / 12 meses = COP 104.167

Generar el certificado laboral con el promedio en el caso práctico

El certificado laboral al generarlo por la opción de documentos labores con los promedios, se presenta de la siguiente forma:

El modelo presenta el promedio no solo de las bonificaciones del caso práctico, sino también el promedio de comisiones y horas extras devengadas por el empleado.