Crear, descargar, editar y eliminar un documento laboral

Para crear y editar los documentos laborales, se realiza ingresando a la opción Configurador de documentos en la sección de Maestros de Configuración del menú Configurar y Gestionar.

Cuando se ingresa por primera vez a la opción y no se cuenta con documentos laborales creados, solo se visualiza la opción de y se proceda a crear el primer documento personalizado con la información de los empleados.

Al existir documentos laborales creados, estos se muestran en la lista de documentos disponibles y se permite editarlos.

Se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear un nuevo documento con los datos de los empleados y sus pagos
• Descargar la plantilla que está cargada en cada uno de los documentos existentes en Bitákora
• Editar la plantilla y cargarla nuevamente
• Eliminar el documento laboral

En las opciones de crear y editar se mostrarán las diferentes variables con las que cuenta Bitákora para incluir los datos de los empleados dentro de los documentos laborales.

En esta sección se tratará solo la funcionalidad de la opción y en otra sección se realizará un caso práctico para crear un certificado laboral básico.

Crear un nuevo documento con los datos de los empleados

Aquí se ilustrará como se crea un documento utilizando la herramienta Word, donde se podrán insertar las diferentes variables con las que cuenta Bitákora, variables que capturan la información personal del empleado y sus pagos.

Al dar clic sobre en el Configurador de documentos se ingresará al formulario para cargar la plantilla del documento laboral.

El formulario se divide en dos partes, así:

• La sección Crear documento (recuadro en color rojo). Para crear un documento nuevo a partir de una plantilla que se cargará de un documento laboral. La plantilla se diseña primero en la herramienta Word de Microsoft Office, donde se insertan las variables de Bitákora.
• La sección Variables disponibles recuadro en color verde). Se presenta el listado de variables que se podrán copiar para intercambiar la información entre la plantilla creada en Word y la información de los empleados registrados en Bitákora. Se cuenta con cerca de 50 variables disponibles.

Crear documento

En la primera sección de Crear documento se podrán realizar las siguientes acciones:

• Registrar el Nombre del documento. Nombre con el que se identificará el documento en la opción de Documentos en el Administrador de empleados. Ejemplo. Certificado laboral básico.
• Seleccionar el archivo en Cargar plantilla. Para cargar el archivo en formato Word que contiene la plantilla creada con las variables disponibles que ofrece Bitákora.
• Seleccionar Disponible en portal de empleados. Cuando se desea que el documento se muestre en el portal de empleados miBitákora y los empleados lo puedan descargar directamente.

La segunda sección de Variables disponibles se describirá mas detalladamente en el caso práctico de creación de documentos.

Bitákora permite crear documentos de dos formas:

• Desde cero. Creando la plantilla sin tomar otra como fuente, con un documento en un Word sin variables insertadas de Bitákora.
• Descargando una plantilla. A partir de otra plantilla ya elaborada con las variables de Bitákora, modificando lo que se considere conveniente para crear otro documento laboral y guardar con otro nombre.

Crear desde cero la plantilla para el documento laboral en la herramienta Word

La creación de documentos en Bitákora funciona con los mismos principios de combinar correspondencia de Microsoft Word, donde una lista de direcciones es insertada y colocada en un documento modelo en Word.

En el caso de los documentos laborales, es un proceso a través de cual los datos y pagos de los empleados almacenados en Bitákora son insertados en un documento modelo en Word, pudiéndose generar todo tipo de documentos que pueden ser consultados por el administrador de la nómina o por el mismo empleado en el portal miBitákora.

Desde cero indica que no cuenta con variables de documentos de Bitákora, es decir que no se toma otra plantilla de Bitákora.

El documento en Word ya puede llevar encabezado, pie de página y cuerpo del documento. Se podría tomar el modelo de certificado laboral o documento laboral que la empresa acostumbra a entregar a los empleados.

Para poder crear las plantillas Bitákora presenta las variables disponibles con las que se pueden capturar los datos de los empleados y llevarlos a la plantilla en Word.

Las variables de documentos de Bitákora se utilizan para llevar de forma dinámica los nombres y datos de los empleados. Las variables se agregarán como una propiedad de campo en la pestaña de Word Insertar y seleccionar en la Galería de Elementos rápidos el campo MergeField el cual pertenece a la categoría de combinar correspondencia.

Para más información sobre el procedimiento para insertar las variables en Word, consultar el Caso práctico de creación de certificado laboral básico.

Copiar el nombre de cada variable de Bitákora para insertar en Word

En la opción de en la sección de Variables disponibles, podemos buscar o recorrer la lista de variables hacia abajo.

Para buscar un grupo de variables o una variable en específico se debe escribir parte del nombre o todo el nombre de la variable en la casilla de búsqueda de variables. Bitákora cuenta con cerca de 50 variables que se pueden utilizar en los documentos laborales.

En la imagen de ejemplo anterior, se realizó la búsqueda por la palabra fecha, donde se mostraron todas las variables que tienen en parte de su nombre "fecha".

La lista de variables cuentas con tres columnas:

• Variable. Es el nombre de la variable a utilizar en los documentos laborales.
• Formato. Copia el nombre de la variable con el formato predefinido como por ejemplo los que traen después del nombre de la variable dos puntos y la palabra mayúscula. Ejemplo: Empleado_NombreCompleto:Mayúscula.
• Copiar Variable. Al dar clic se copia el nombre de la variable de Bitákora para pegar en la plantilla en el archivo de Word.

Variables con más de una opción en la columna formato

Cuando en la columna Formato se muestran dos opciones, en la mayoría de los casos es porque el dato corresponde a:

• Un dato que se puede expresar en número o en letras
• Una fecha, que se puede mostrar en el formato "dd/mm/yyyy" o en el formato con el nombre del mes.

Este tipo de variables en Bitákora cuentan con dos opciones:

• Por defecto. Cuando está seleccionada esta opción se puede copiar la variable con Copiar Formato o Copiar variable, donde las dos operan con el mismo nombre de variable.
• En letras. Al seleccionar solo se permite copiar la variable con Copiar Formato y la variable lleva en la parte final del nombre EnLetras. Ejemplo: Empleado_TotalSalario:EnLetras.

Las variables con esta característica corresponden especialmente a valores numéricos y de fechas,

En el caso de las variables numéricas, un ejemplo sería:

En el caso de fechas, el ejemplo sería:

Descargar la plantilla que está almacenada en Bitákora

Al dar clic sobre Descargar plantilla y abrir la plantilla en Word, se podrá observar como está diseñado el documento laboral, al cual se le puede realizar lo siguiente:

• Modificar el texto y formato del contenido o modificar las variables para luego cargar la plantilla nuevamente al mismo documento laboral por la opción de Editar.
• Tomarlo de referencia para otro documento modificando lo que se considere conveniente y cargarlo a Bitákora con otro nombre por la opción de Crear nuevo documento.

Editar la plantilla y cargarla nuevamente

Al seleccionar el ícono se ingresará al formulario de edición, donde se podrá cambiar el nombre y cargar otra plantilla para el documento laboral.

Se permiten las siguientes acciones:

• Se podrá cambiar el nombre del documento laboral.
• Seleccionar Cargar plantilla. Permite cambiar la plantilla del documento por otra.
• Seleccionar Disponible en portal de empleados. Se habilita el documento en el portal miBitákora, para que los empleados lo puedan consultar y descargar directamente.

El formulario es similar al de Crear documento, solo que los cambios que se realicen afectarán al documento laboral al que se ingresó en modo de edición.

La sección de Variables disponibles se muestra para que se pueden consultar las variables y se puedan copiar a la plantilla en Word.

Eliminar el documento laboral

Al dar clic sobre el ícono Bitákora eliminará el documento sin solicitar ninguna confirmación.

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