Crear otros documentos laborales
- 02 Jun 2023
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Crear otros documentos laborales
- Updated on 02 Jun 2023
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Bitákora facilita la creación de otros documentos laborales distintos a los pagos y promedios vistos en las secciones anteriores.
Los grupos de pagos o registros que se indican en esta sección, corresponden a registros donde el empleado puede contar con uno o muchos registros y no se pueden representar con una sola variable de Bitákora para llevar al documento que se desea elaborar en Word.
Tales tipos de registros son los siguientes:
- Distribución por centros de costo. Cuando el empleado labora para varios centros de costo durante el mes.
- Administradora de fondos de cesantías. Crear documentos laborales con el nombre del fondo de cesantías del empleado.
- Administradoras de fondos. Lista de las diferentes entidades a las que está afiliado el empleado.
En esta sección se indicará como crear otros tipos de documentos laborales como son la distribución por centros de costo, de cesantías y con las administradoras de seguridad social del empleado.
Documento laboral con distribución por centro de costo
Bitákora dispone de la utilidad para generar certificados laborales con la participación del empleado en cada uno de los centros de costos en las unidades de negocio de la compañía.
Para más información relacionada con la distribución de centros de costos de los empleados, consultar:
- Configuración inicial cuando se contrata el empleado
- Modificar la distribución contable del empleado
Al consultar la distribución contable del empleado por el Administrador de empleados, se observa el porcentaje de participación en cada uno de los centros de costo.
En la imagen siguiente el empleado participa en tres centros de costos diferente.
✨ Distribución contable actual
En el certificado laboral se representa la distribución contable que tiene asignada actualmente el empleado. Si se modifica la distribución contable, no requiere liquidarse el periodo de liquidación y tampoco cerrar el periodo; la nueva distribución contable se mostrará inmediatamente.
El empleado puede contar con participación en más de un centro de costo y esto no se puede representar en una sola variable de Bitákora, por lo que se hace necesario acudir a un grupo y a una tabla para poder reproducir en el documento contable la distribución por centros de costo del empleado.
Al igual que como se explicó en la creación de certificados laborales con pagos fijos, se requiere utilizar las siguientes etiquetas:
Para crear un grupo:
- BeginGroup:Empleado_CentrosDeCosto
- EndGroup:Empleado_CentrosDeCosto
Para crear una tabla:
- TableStart:Empleado_CentrosDeCosto
- «TableEnd:Empleado_CentrosDeCosto
Las variables que existen en Bitákora para hacer el merge (combinar) en la plantilla de Word son:
- IdCentroCosto
- Descripcion
- Porcentaje
Las etiquetas y variables se registrarán como un campo MergeField de la galería de Elementos rápidos en la plantilla del certificado laboral tal como se explicará en los siguientes subcapítulos.
Crear un grupo de la distribución por centros de costos del empleado
Así quedará el código en la plantilla de Word con las variables que llevan la información de los centros de costos como un grupo desde Bitákora:
«BeginGroup:Empleado_CentrosDeCosto»
«IdCentroCosto» «Descripcion» «Porcentaje»
«EndGroup:Empleado_CentrosDeCosto»
Las variables de grupo generarán lo siguiente en el certificado laboral para el empleado que tiene la distribución para varios centros de costos.
En este subcapítulo no se ilustrará como se insertan las etiquetas y variables de grupo, ya que este tema fue abordado y explicado al detalle en el tema Insertar las variables dentro de las etiquetas del grupo de pagos fijos. Lo único que hay que tener en cuenta es reemplazar las etiquetas y variables de pagos fijos con las que se acabaron de indicar del grupo centros de costo.
Crear una tabla de la distribución por centros de costos del empleado
Las etiquetas y variables que combinan la información desde Bitákora hacia el Word se escriben de la siguiente forma:
Así quedará el certificado laboral con la tabla que muestra la distribución por centros de costo del empleado.
En este subcapítulo no se ilustrará como se insertan las etiquetas y variables de grupo, ya que este tema fue abordado y explicado al detalle en el tema Insertar las variables dentro de las etiquetas de la tabla de pagos fijos. Lo único que hay que tener en cuenta es reemplazar las etiquetas y variables de pagos fijos con las que se acabaron de indicar para la tabla por centros de costo.
Plantilla modelo de certificado laboral con la distribución por centros de costo
El siguiente archivo es una plantilla en Word que contiene ejemplos de las etiquetas y variables indicadas para la distribución por centros de costos del empleado. Puede ser cargado inmediatamente como plantilla en Bitákora y ver el efecto en el certificado laboral.
PlantillaDistribucionCC_VariosFormatos.docx
Administradoras de fondos de cesantías
Se pueden generar documentos laborales donde se requiera el nombre del fondo de cesantías del empleado, como por ejemplo en el retiro total o parcial de las cesantías consignadas al fondo.
Están reguladas las situaciones donde el empleado puede retirar lo consignado en el fondo de cesantías por su empleador. Se citan las siguientes:
- En la terminación del contrato laboral el empleado puede realizar el retiro de las cesantías.
- Cuando se cambia el salario del empleado por un salario integral.
- Cuando hay sustitución patronal.
- Por fallecimiento del empleado.
Existen otros momentos donde el empleado puede solicitar el retiro parcial de sus cesantías, como son:
- Adquisición o remodelación de vivienda
- Estudios de educación superior
- Compra de acciones del Estado
Para más información de como registrar un avance de cesantías en Bitákora, consultar Avance de cesantías.
Se presenta un modelo de carta de retiro de cesantías por terminación del contrato de trabajo, donde para esto el empleador debe informar al fondo de cesantias al que está afiliado el empleado, el cese de labores del empleado y el fondo proceda a la entrega total de las cesantías consignadas.
El modelo presentado se hace solo con el fin de mostrar el uso de las variables de Bitákora y puedan generar no solo el documento para retiro de cesantías por terminación del contrato laboral, sino también otro tipo de formatos relacionados con el retiro de cesantías, acondicionando el modelo de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
⚠️ Normatividad vigente para el retiro de cesantías
Es recomendable que se consulte la normatividad relacionada con el retiro parcial y total de cesantias antes de diseñar y generar el formato para este tipo de situaciones.
Las variables más utilizadas y que se tienen disponibles para este tipo de formato son:
| Información del fondo / empleado / empleador | Nombre de la variable de Bitákora |
|---|---|
| Nombre del fondo de cesantías | EMPLEADO_ADMINISTRADORACESANTIAS |
| Tipo de documento del empleado | EMPLEADO_TIPODOCUMENTO |
| Número del documento | Empleado_NumeroDocumento |
| Nombre completo del empleado | Empleado_NombreCompleto |
| Fecha de retiro | Empleado_FechaRetiro |
| Nombre de la empresa que tiene asignada la nómina | EMPRESA_NOMBRE |
| NIT de la empresa | Empresa_NIT |
| Ciudad de la sede asignada en la ficha del empleado | Empleado_CiudadSede |
⚠️ La fecha de retiro se mostrará en el documento laboral unicamente cuando el empleado esté retirado. Si el empleado está activo el campo saldrá vacío.
El fondo de cesantías Bitákora lo traerá de la administradora que tenía configurado el empleado en el momento del registro de retiro del empleado.
La opción donde se puede consultar la carta de cesantías es la sección de documentos laborales, la cual es una de las opciones que Bitákora deja habilitadas para consultas de los empleados retirados en el Administrador de empleados
La plantilla del certificado laboral se visualizará de la siguiente manera:
📋 Retiros parciales de cesantías
El modelo mostrado corresponde al retiro de cesantías por terminación de contrato, pero también se pueden diseñar plantillas para el retiro parcial de cesantías de los empleados activos, o cualquier otro modelo donde se requiera el nombre del fondo de cesantías del empleado.
Plantilla modelo para el retiro de cesantías por terminación de contrato
En la siguiente plantilla en Word se presenta un modelo de carta para el retiro de las cesantías consignadas al fondo de cesantías donde se encuentre afiliado el empleado. Es un modelo que se realiza para ilustrar el uso de las variables de Bitákora pero es responsabilidad del administrador de la nómina verificar que cumpla con la normatividad vigente y adecuarlo como considere conveniente.
Administradoras de seguridad social del empleado
Otra de las aplicaciones de la creación de documentos laborales, es para informar a que administradoras de seguridad social están afiliados los empleados.
Así como sucede en los pagos fijos, las afiliaciones de seguridad social del empleado pueden ser 3, 4 o 5 registros dependiendo del tipo de cotizante del empleado y que no sería sencillo de almacenar en una sola variable, porque los datos pueden cambiar dependiendo del empleado que consultemos.
Para esto Bitákora utiliza normalmente tablas con registros variables y para mostrar en una tabla las afiliaciones del empleado se realizará con las siguientes etiquetas y variables:
Cambio de renglón entre etiquetas y variables
Si se escribe en la misma línea como se observa en la imagen, los datos se mostrarán en una sola línea, pero si se deja un renglón entre la etiqueta y la variable, en el documento en PDF del empleado se mostrará con un renglón antes del tipo de administradora y un renglón después del nombre de la administradora.
Así como se explicó la forma de crear el documento laboral para pagos fijos y centros de costos, que también utilizan tablas, para este caso también se requiere utilizar dos etiquetas:
- TableStart:Empleado_Administradora
- TableEnd:Empleado_Administradora
Las variables para listar las administradoras de seguridad social del empleado en la tabla, son:
- Tipo. Corresponde al tipo de administradora de seguridad social (salud, pensión, ARL, Caja y cesantías).
- Descripción. Es el nombre de la administradora (Compensar, Colfondos, Sura, Cafam, Porvenir, etc.).
⚠️ No modificar el nombre de las etiquetas y las variables para que Bitákora pueda generar el documento laboral con los datos variables de cada empleado.
Así se vería la tabla de administradoras de seguridad social en el documento laboral.
La forma de insertar las etiquetas y las variables fue explicado al detalle en la sección Insertar las variables dentro de las etiquetas de la tabla de pagos fijos. Lo único que hay que tener en cuenta es reemplazar las etiquetas y variables de pagos fijos con las que se acabaron de indicar para la tabla de administradoras de seguridad social del empleado.
Plantilla modelo de certificado laboral con las administradoras de seguridad social del empleado
En la siguiente plantilla en Word se presenta un modelo de certificado donde se informa la afiliación registrada en Bitákora a los fondos de seguridad social del empleado. Es un modelo que se realiza para ilustrar el uso de las etiquetas y variables de Bitákora pero es responsabilidad del administrador de la nómina verificar que cumpla con la normatividad vigente y adecuarlo como considere conveniente.
CertificadoAfiliacionesSeguridadSocial.docx
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