Crear provisiones extralegales

Ahora Bitákora permite crear conceptos de provisión extralegales, que se mostrarán en la nómina en la sección de provisiones y se registrarán en las cuentas contables configuradas.

Las provisiones extralegales se realizan para legalizar en la contabilidad el costo de pagos que no están contemplados en la legislación laboral, pero que las empresas deciden otorgar a sus empleados como un beneficio adicional.

Estos conceptos pueden incluir:

• Bonificaciones y primas extralegales: pagos adicionales a los que exige la ley, como bonificaciones por cumplimiento de metas, primas por antigüedad, o primas de vacaciones adicionales.
• Auxilios extralegales: ayudas económicas que no están obligadas por la ley, como auxilios educativos, de transporte o de vivienda, más allá de lo establecido por el gobierno.
• Compensaciones por retiro voluntario: pagos adicionales ofrecidos a un empleado que decide retirarse voluntariamente de la empresa, más allá de lo exigido por la ley.
• Pagos por concepto de vacaciones extralegales: días adicionales de vacaciones pagadas que se conceden al empleado, por encima de lo estipulado por la ley.
• Bonos o acciones: participaciones en la empresa en forma de bonos o acciones que se entregan como incentivo o recompensa por el desempeño del empleado.
• Aportes adicionales a fondos de pensiones o cesantías: contribuciones que la empresa decide hacer a fondos de pensiones o cesantías por encima de lo legalmente requerido.
• Seguros extralegales: cobertura de seguros adicionales como seguros de vida, salud o de accidentes personales que no son obligatorios por la ley.
• Indemnizaciones extralegales: pagos por terminación de contrato que exceden las indemnizaciones establecidas por la ley, como acuerdos de terminación de contrato superiores a lo legal.

Estas provisiones deben registrarse en la contabilidad como un gasto o costo para la empresa, y pueden ser deducibles del impuesto de renta si cumplen con los requisitos fiscales pertinentes.

Si lo que desea es obtener información sobre las provisiones de nómina legales, tales como las prestaciones sociales y la seguridad social, consulte lo siguiente:

• La sección de Provisiones de nómina
• El artículo del Blog Por qué consolidar las prestaciones mensualmente.

Crear un concepto de provisión extralegal

Para crear un concepto, ingrese por el Home de Bitákora y seleccione la opción Conceptos de nómina ubicada en la parte de abajo a la izquierda, donde aparecerá el Administrador de conceptos.

Al dar clic sobre el botón Crear concepto, seleccione la opción Concepto de provisión extralegal y aparecerá el formulario para registrar el concepto:

• Código: registrar el código del concepto de provisión. Puede utilizar el prefijo PEX y luego un número consecutivo, para identificarlos fácilmente de otros conceptos.
• Nombre o descripción: definir el nombre con el que se identificará el concepto.
• Porcentaje: registrar el porcentaje en valor numérico, se admiten decimales.
• Base de provisión: seleccionar el tipo de provisión de la lista.

En el caso del ejemplo presentado en la imagen, corresponde a un concepto de prima extralegal, que se pagará sobre la misma base de la prima legal, con un porcentaje de provisiones del 8.34% mensual.

Al dar clic sobre Guardar y continuar se irá al siguiente paso que corresponde a la configuración de las cuentas contables.

Al guardar el concepto de provisión, quedará listo para asignarlo al empleado.

Editar un concepto de provisión extralegal

Bitákora permite modificar un concepto de provisión extralegal creado por el administrador de la nómina. Para esto se ingresa por el Administrador de conceptos y se da clic sobre el botón Editar.

Se permite editar la siguiente información del concepto de provisión extralegal:

• Nombre y base provisión
• Cuentas contables
• Inactivar o activar

Editar el nombre y la base de provisión del concepto de provisión

Al dar clic en Editar concepto se mostrará el formulario para modificar el nombre y la base del concepto.

• Nombre: para modificar el nombre con el que se mostrará el concepto en la liquidación de provisiones y en los reportes.
• Base de provisión: para modificar la forma como se calculará la provisión extralegal.
• Adicionar subsidio de transporte: al marcar el concepto, se incluirá en la base con la que se calcula el valor de la provisión. Tener en cuenta que si se escoge una prestación social que por defecto incluye en la base el auxilio de transporte como la prima y las cesantías, se recomienda no incluir el transporte, porque podría quedar doble en la base este auxilio.

La casilla Base de provisión, muestra opciones predeterminadas por Bitákora.

Al concepto de provisión se le puede asignar otro tipo de base para el cálculo del valor de provisión, configuración que operará a liquidarse desde el periodo actual en liquidación, para lo cual se requiere que se actualice la liquidación de los empleados afectados.

Para obtener información sobre el cálculo de la provisión extralegal, consultar Liquidación de la provisión extralegal.

Editar e inactivar las cuentas contables del concepto de provisión extralegal

Las cuentas contables se permiten modificar en cualquier momento de la liquidación del empleado y la nueva configuración inicia a partir del periodo actual en liquidación.

Esta opción tiene la misma funcionalidad que para los conceptos de nómina y de provisión legal.

Para más información al respecto, consultar los temas que corresponden a los conceptos de nómina y provisión en general:

• Editar cuentas contables de provisión
• Inactivar un concepto

Para más información al respecto, consultar Liquidación de provisiones extralegales.