Crear un concepto de nómina
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Crear un concepto de nómina
- Updated on 15 Feb 2024
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Para crear un concepto de nómina en Bitákora, ingresar por el Administrador de conceptos y seleccionar el botón Crear concepto.
Se mostrará el formulario para registrar el nuevo concepto de nómina.
Es un ciclo de tres pasos:
⚠️ Conceptos preconfigurados
Antes de crear un concepto de nómina, confirme primero si existe uno que pueda suplir la necesidad, entre los conceptos creados por Bitákora, utilizando la casilla de búsqueda del Administrador de conceptos
También puede tener un reporte detallado de los conceptos de nómina existentes en Bitákora, consultando el Reporte de conceptos en la sección de Reportes generales.
Crear el concepto de nómina
En el primer paso Bitákora presenta las opciones a seleccionar de acuerdo al tipo de concepto seleccionado:
Tanto para los conceptos devengados como deducidos, lo general es registrar el código y nombre del concepto.
- Código del concepto. Es un campo que puede recibir números y letras hasta 10 caracteres. Es como se identificará el concepto en el volante de liquidación del empleado.
- Nombre del concepto. Es un campo que puede recibir números y letras hasta 100 caracteres. Es el nombre que aparecerá en el volante de liquidación del empleado por cada pago o descuento.
Devengado
Al dar clic sobre el ícono Crear concepto, aparecerá el formulario para registrar la información y configuración del concepto de nómina.
✨ En el caso de la imagen presentada anteriormente, el concepto corresponde a un pago no salarial de auxilio de conectividad, que se le registrará a los empleados, como una novedad o un concepto fijo.
Después de definir el código y el nombre del concepto, Bitákora mostrará de forma secuencial y guiada con botones de una sola opción, con el fin de asegurar que el concepto de pago quede asignado a los tipos de conceptos correctos, así:
- Salarial o no salarial. Al definir si es salarial o no salarial, Bitákora ayuda a preconfigurar el concepto asociándolo a las agrupaciones sugeridas.
- Seleccionar el evento. Se permite una sola opción para escoger a qué tipo de evento pertenece el concepto y de acuerdo a la selección se asociará automáticamente a las agrupaciones recomendadas.
Los eventos disponibles a los cuales puede pertenecer el concepto, son:
- Hora extra o recargo. Se solicitará el factor del concepto para aplicar el recargo a la liquidación del empleado. Corresponde a novedades que serán ingresadas por horas.
- Novedad o concepto fijo. Conceptos para ser usados como pagos ocasionales o pagos programados.
- Ausencia remunerada. Conceptos que se mostrarán para ser asociados a una causa de licencia remunerada.
Todos los conceptos de nómina que sean asignados a los eventos de horas extras, novedad o concepto fijo, quedarán habilitados automáticamente para que se muestren en las opciones de registro de novedades y registro de conceptos fijos.
Agrupar un concepto devengado de nómina salarial
Al indicar que el concepto es salarial, Bitákora asignará automáticamente las siguientes agrupaciones:
Bases para calcular promedios
Asignará las agrupaciones de prestaciones sociales como son cesantías y prima.
- Base promedio de cesantías
- Base promedio de prima
- Base promedio indemnización de retiro
Seguridad social
- Base para salud y pensión
Retención en la fuente
- Total devengado
- Bonificaciones de retiro
No se asignarán agrupaciones que dependen de las políticas propias de la empresa, como son:;
- Base promedio vacaciones disfrutadas
- Base promedio vacaciones en dinero
- Base promedio subsidio transporte ordinario
No se asignarán las siguientes categorías de agrupaciones
- Certificados de ingresos y retenciones
- Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP
- Documento soporte de pago de nómina electrónica
⚠️ Agrupaciones no preconfiguradas
El usuario debe asociar el concepto en las agrupaciones de las categorías que no fueron preconfiguradas por Bitákora, con el fin de que la liquidación y los informes generen correctamente los valores liquidados del concepto de nómina.
Para más información al respecto, consultar la agrupación que se realizó de un concepto salarial en la edición de agrupaciones.
Agrupar un concepto devengado de nómina no salarial
Si se marca la casilla de que el concepto es un devengado no salarial, Bitákora no asignará automáticamente ninguna agrupación, Solo las mostrará para que sea el usuario quien las asigne.
✨ Agrupaciones de conceptos devengados
Al indicar en la creación que el concepto es devengado, Bitákora mostrará solo las agrupaciones donde se deben asociar conceptos a pagar al empleado, es decir conceptos con factor mayor a 1. Así se evita que se asocie por error un concepto de naturaleza devengado a una agrupación creada para conceptos deducidos.
💡 En la imagen de ejemplo presentada, se asignaron manualmente las agrupaciones que normalmente operan para este tipo de concepto no salarial.
⚠️ Aplicación de la ley 1393
Bitákora tomará por defecto todos los conceptos salariales y no salariales para determinar el cálculo de la ley 1393.
Si se requiere que algún concepto no se tome para el cálculo, seleccionar la casilla de la agrupación No suman al devengado para ley 1393. Revisar este tipo de caso con el contador y/o revisor fiscal, porque sobre dicho concepto no se aportará a la seguridad social.
Para más información al respecto, consultar Aplicación de la ley 1393 de 2010.
Se sugiere asociar el concepto en las siguientes categorías de agrupaciones:
- Retención en la fuente
- Certificados de ingresos y retenciones
- Documento soporte de pago de nómina electrónica
✨ Guardar y salir
Al oprimir el botón de Guardar y salir, se guardará el concepto y las agrupaciones seleccionadas. Si se requiere modificar alguna agrupación, lo puede realizar por Editar agrupaciones.
Quedará pendiente asignar las cuentas contables del concepto, las cuales se podrán registrar por Editar cuentas contables.
Deducido
Al dar clic sobre el ícono Crear concepto, aparecerá el formulario para registrar la información y configuración del concepto deducido de nómina.
✨ En el caso de la imagen presentada anteriormente, el concepto corresponde a un descuento que se realizará en la nómina del empleado, se registrará como novedad o concepto fijo y se pagará a un tercero.
Después de definir el código y el nombre del concepto, Bitákora mostrará de forma secuencial y guiada con botones de una sola opción, con el fin de asegurar que el concepto de descuento quede asignado a los tipos de conceptos correctos, así:
- ¿Requiere fondo?. Los conceptos de nómina de obligaciones contraídas por el empleado con terceros, pueden ser asociados a un fondo, para afectarse contablemente como una cuenta por pagar. El fondo se exigirá cuando se registre una novedad o un concepto fijo, de esta forma se asegurará que a todos los registros se les asigne un fondo.
- Seleccionar el evento. Se permite una sola opción para escoger a qué tipo de evento pertenece el concepto y de acuerdo a la selección se asociará automáticamente a las agrupaciones recomendadas.
Los eventos disponibles a los cuales puede pertenecer el concepto, son:
- Novedad o concepto fijo. Conceptos para ser usados como descuentos ocasionales o descuentos programados.
- Préstamo. Conceptos que se mostrarán en el módulo de préstamos. Son descuentos por obligaciones contraídas por los empleados y que serán un deducido en la liquidación de la nómina. Los conceptos de este evento se mostrarán para asociarlos a las líneas de crédito en la sección Maestros de configuración. Bitákora, tiene preconfigurado el concepto PRE - Descuento préstamo.
- Ausencia no remunerada. Conceptos para ser utilizados en el maestro de Ausencias no remuneradas. Se cuenta con el concepto preconfigurado AUS1 - Ausentismo.
⚠️ Tener cuidado de asociar bien el concepto de nómina
Una vez es asociado el concepto de nómina al tipo de evento, este no podrá ser modificado.
Revisar primero si Bitákora cuenta con concepto de nómina creado para lo que se requiere, haciendo uso de la casilla de búsqueda del Administrador de conceptos.
Si se desea tener un reporte detallado de los conceptos de nómina existentes en Bitákora, consultar el Reporte de conceptos en la sección de Reportes generales.
Agrupar un concepto deducido
Si se marca la casilla de que el concepto es un deducido, Bitákora mostrará solo las agrupaciones permitidas para el tipo de evento seleccionado.
✨ Agrupaciones de conceptos deducidos
Al indicar en la creación que el concepto es deducido, Bitákora mostrará solo las agrupaciones donde se deben asociar conceptos que se descontarán de la nómina del empleado, es decir, conceptos con factor -1. Así se evita que se asocie por error un concepto de naturaleza deducido a una agrupación creada para conceptos devengados.
💡 En la imagen de ejemplo presentada, se asignaron manualmente las agrupaciones que normalmente operan para este tipo de concepto deducido.
✨ Guardar y salir
Al oprimir el botón de Guardar y salir, se guardará el concepto y las agrupaciones seleccionadas. Si se requiere modificar alguna agrupación, lo puede realizar por Editar agrupaciones.
Quedará pendiente asignar las cuentas contables del concepto, las cuales se podrán registrar por Editar cuentas contables.
⚠️ Concepto de ausentismo
Al crearse un concepto para el manejo de las ausencias no remuneradas, no asociarlo en ninguna categoría de la nómina electrónica, porque el proceso por defecto ya lo toma como pre-configurado.
Asignar cuentas contables
El último paso del ciclo de creación de conceptos de nómina, es registrar las cuentas contables que afectarán la contabilidad.
Para más información al respecto, consultar los siguientes temas:
- Documentos contables en la sección de Consultar los eventos del empleado.
- Distribución contable en la sección de Modificar el contrato del empleado.
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