Crear y cargar expedientes laborales

Bitákora ha sido mejorado para ofrecer la funcionalidad de almacenar las historias laborales de los empleados de manera directa en el Sistema de Gestión Documental (SGD) integrado en el software Sinco ERP.

Para la creación y carga de expedientes laborales en Bitákora, los usuarios pueden acceder a través del Administrador de empleados y seleccionar la opción Expedientes laborales en el menú Gestionar.

Pasos resumidos para crear un expediente laboral

Los pasos concisos para la creación de un expediente y la adición de un documento laboral son los siguientes:

1. Acceder al Administrador de empleados, ubicado en el Home de Bitákora.
2. Seleccionar un empleado activo.
3. En el menú Gestionar elegir la opción Expedientes laborales.
4. Si no existe un expediente previo, aparecerá el Administrador de expedientes laborales con el ícono + Agregar expediente.
5. Una vez creado el expediente, se mostrará el ícono + Agregar documento. Hacer clic para cargar un nuevo documento.
6. Completar el formulario del nuevo documento con la siguiente información:
   • Tipo del documento
   • Fecha del documento
   • Unidad de conservación
   • Descripción
7. Dar clic en el ícono + Subir archivo.
8. Seleccionar el archivo que se desea cargar como documento laboral del empleado.
9. Hacer clic en el botón Guardar.

A continuación, se proporcionará una descripción más detallada del Administrador de expedientes laborales y las acciones que se pueden llevar a cabo.

Administrador de expedientes laborales en Bitákora

Al optar por la alternativa Expedientes laborales, se desplegará el Administrador de expedientes laborales.

Cuando se accede y aún no se han generado expedientes, la vista aparecerá vacía, conforme se ilustra en la imagen anterior.

Si fue creado un expediente y se agregaron documentos, aparecerá el Administrador de expedientes laborales y se mostrará su contenido, tal como se observa en la siguiente imagen.

Dentro del administrador, se encuentran disponibles las siguientes acciones:

1. Crear expediente. Esta opción establece la carpeta principal del empleado en el módulo Sinco SGD, destinada para el almacenamiento de documentos.
2. Agregar documento. Visible una vez que se ha creado el expediente, esta función permite incorporar documentos laborales a la carpeta correspondiente.
3. Consultar los documentos. Se descargará el documento que contiene el expediente, para ver su contenido.
4. Editar documentos: podrá reemplazar, anexar o generar una nueva versión del documento del empleado.
5. Eliminar documento: se permite eliminar el documento cargado a Sinco SGD.
6. Cerrar expediente. Al cerrar una carpeta no se permitirán agregar más documentos al expediente laboral del empleado.
   1. Esta acción se utiliza cuando se termina el contrato de un empleado y no se requieren ingresar más documentos.
   2. Si el empleado es recontratado, se creará un nuevo expediente laboral donde se almacenarán los documentos del nuevo contrato.
7. Buscar. Útil cuando ya existen varios documentos en el expediente, facilita la búsqueda de un documento específico.

A continuación, se proporcionará una explicación detallada del Administrador de expedientes laborales y de cada una de las acciones disponibles.

1. Crear un expediente laboral

El primer paso implica la creación de la carpeta destinada al almacenamiento de los documentos laborales del empleado. Esta carpeta puede ser generada tanto en Bitákora como en el módulo Sinco SGD del Sinco ERP.

Para crearla en Bitákora accede al Administrador de expedientes laborales. Al hacer clic en + Crear expediente, se desplegará un formulario para asignar un nombre a la carpeta. Este nombre se reflejará automáticamente en Sinco SGD.

La imagen anterior muestra la carpeta creada, la cual está vacía porque no se han agregado documentos laborales.

Crear un expediente laboral de un empleado recontratado

Si un empleado es contratado nuevamente, al registrar el contrato del empleado existen dos opciones:

1. Mantener la Misma Carpeta del Contrato Anterior:
   • Cuando el contrato anterior del empleado fue terminado, la carpeta debió haber quedado abierta.
   • Al consultar el expediente laboral del nuevo contrato, se observará la carpeta del contrato anterior.
   • Se podrán agregar los documentos del nuevo contrato.
2. Crear una Nueva Carpeta para el Nuevo Contrato:
   • Si se prefiere crear una nueva carpeta, es necesario cerrar la carpeta del contrato anterior.
   • Usar la opción de Cerrar expediente laboral antes de generar la nueva carpeta del recontrato.

Para obtener más información, consultar la sección Cerrar el expediente laboral de un empleado.

2. Agregar un documento laboral

Una vez que el expediente ha sido creado, Bitákora está preparado para almacenar los documentos laborales del empleado. Al hacer clic en + Agregar documento en el Administrador de expedientes laborales, se abrirá el formulario para la creación del documento laboral.

El formulario para agregar un nuevo documento laboral, presenta los siguientes campos:

• Fecha registro. Es la fecha actual, asignada automáticamente por Bitákora.
• Tipo del documento. La lista desplegable corresponde a la tipología de las sub-series creadas en Sinco SGD.
• Fecha del documento. Seleccionar la fecha a registrar para el documento laboral a cargar.
• Unidad de conservación. La lista proviene de Sinco SGD, según el tipo de documento seleccionado.
• Descripción. Agregar una descripción para el documento laboral del empleado.
• + Subir archivo. Botón para cargar el documento a Bitákora. También se puede arrastrar y soltar el archivo a cargar.
• Guardar. Al dar clic sobre el botón, se guardará el cambio en Bitákora y se actualizará automáticamente en Sinco SGD.

La plataforma acepta diversos formatos de carga, como PDF, imágenes en PNG, JPEG y otros. Bitákora permite archivos con un tamaño de máximo de 30 MB.

3. Consultar los documentos agregados al expediente laboral

Para consultar un documento laboral contenido en un expediente laboral del empleado, se puede hacer de dos maneras:

• Dar clic sobre el ícono
• Dar clic sobre cualquier parte de la línea de registro del documento. El archivo se descargará y se podrá guardar en el equipo o imprimirlo.

En la imagen anterior se muestra en el mensaje de alerta que faltan documentos por cargar, esto según la tipología creada en Sinco SGD. Fueron cargadas la solicitud inicial y la entrevista personal, pero faltan por cargar:

• Hoja de vida
• Contrato laboral
• Afiliaciones
• Formulario de conocimiento SARLAFT, entre otros.

Consulta de un empleado con múltiples expedientes

Al consultar los expedientes de un empleado, se mostrarán todos los expedientes asociados a dicho empleado.

En la imagen presentada, se observan dos expedientes creados para el mismo empleado. El primer expediente (0000481) corresponde al contrato actual, mientras que el segundo pertenece a un contrato anterior que ya ha sido cerrado.

El cierre del expediente se explica con más detalle en el capítulo Cerrar expediente laboral.

4. Editar los documentos cargados al expediente laboral

Ahora, los documentos cargados a los expedientes laborales de Sinco SGD, se pueden reemplazar, anexar o cargar una nueva versión del documento.

Al ingresar al Administrador de expedientes laborales se podrán observar las opciones para editar el documento.

Se permitirá editar el documento con las siguientes alternativas:

1. Reemplazar: adjuntar un nuevo documento que reemplazará el que se encuentre cargado.
2. Anexar: Aplica solo en caso de que el archivo cargado sea un PDF. Se unirá el documento que se cargará con el documento ya cargado.
3. Nueva versión: al adjuntar el documento se creará una nueva versión en el historial.

Reemplazar un documento en el expediente laboral

La opción de reemplazar, sustituye el documento y no se guarda el historial, ya que borra el documento inicial cargado.

Anexar un documento en el expediente laboral

Cuando el archivo cargado inicialmente corresponde a formato PDF, se puede anexar otro documento PDF, el cual se unirá al inicial, quedando un solo documento.

Ejemplo: carga en el documento de afiliaciones la de salud y luego en otro momento cargar la afiliación de pensiones. Quedarán en un solo archivo en formato PDF las dos afiliaciones. Se podrán cargar las diferentes afiliaciones a la seguridad social en un solo documento en PDF.

Nueva versión del documento en el expediente laboral

Al cargar un documento seleccionando nueva versión, se reemplaza el documento y se mantiene el historial en Sinco SGD, donde el documento inicial cargado se marca como obsoleto.

Ejemplo: cargar una nueva versión de la hoja de vida. Desde SGD se podrán ver las diferentes versiones de hojas de vida cargadas al sistema.

La siguiente imagen corresponde al cambio de la solicitud inicial, la cual fue cambiada, pero se conserva el documento cargado inicialmente, quedando vigente el último cargado.

5. Eliminar un documento cargado al expediente laboral

Bitákora permite eliminar documentos laborales cargados al expediente laboral del empleado en Sinco SGD.

Al dar clic sobre la Caneca de eliminar, se mostrará una alerta de confirmación.

Al confirmar, se eliminará el documento.

6. Cerrar el expediente laboral de un empleado

Cerrar un expediente laboral, indica que no se permitirán agregar más documentos al expediente laboral del empleado.

El expediente laboral normalmente se cierra porque se quiere mantener un expediente laboral independiente para cada contrato del empleado.

Para cerrar el expediente, dar clic sobre el ícono en el Administrador de expedientes laborales.

La imagen presentada a continuación corresponde a un empleado retirado, al cual se le cerrará el expediente laboral.

Al dar clic sobre el botón Confirmar, el expediente laboral del empleado se cerrará y no se podrán adjuntar más documentos en esa carpeta.

Si algún documento quedó pendiente, se podrá crear un nuevo expediente para agregar los documentos laborales faltantes.

Seguimiento a la auditoría del cargue de documentos laborales

Bitákora realiza un registro de la creación de expedientes y documentos laborales en la carpeta del empleado dentro de Sinco SGD.

Para revisar el historial de acciones, ingresar por el Administrador de empleados y seleccionar la opción Auditoría.

Para obtener información adicional, consultar la sección de Auditoría - historial de eventos.