Crear y cargar expedientes laborales

Bitákora ha sido mejorado para ofrecer la funcionalidad de almacenar las historias laborales de los empleados de manera directa en el Sistema de Gestión Documental (SGD) integrado en el software Sinco ERP.

Para la creación y carga de expedientes laborales en Bitákora, los usuarios pueden acceder a través del Administrador de empleados y seleccionar la opción Expedientes laborales en el menú Gestionar.

Pasos resumidos para crear un expediente laboral

Los pasos concisos para la creación de un expediente y la adición de un documento laboral son los siguientes:

1. Acceder al Administrador de empleados, ubicado en el Home de Bitákora.
2. Seleccionar un empleado activo.
3. En el menú Gestionar elegir la opción Expedientes laborales.
4. Si no existe un expediente previo, aparecerá el Administrador de expedientes laborales con el ícono + Agregar expediente.
5. Una vez creado el expediente, se mostrará el ícono + Agregar documento. Hacer clic para cargar un nuevo documento.
6. Completar el formulario del nuevo documento con la siguiente información:
   • Tipo del documento
   • Fecha del documento
   • Unidad de conservación
   • Descripción
7. Dar clic en el ícono + Subir archivo.
8. Seleccionar el archivo que se desea cargar como documento laboral del empleado.
9. Hacer clic en el botón Guardar.

A continuación, se proporcionará una descripción más detallada del Administrador de expedientes laborales y las acciones que se pueden llevar a cabo.

Administrador de expedientes laborales en Bitákora

Al optar por la alternativa Expedientes laborales, se desplegará el Administrador de expedientes laborales.

Cuando se accede y aún no se han generado expedientes, la vista aparecerá vacía, conforme se ilustra en la imagen anterior.

Dentro del administrador, se encuentran disponibles las siguientes acciones:

• Crear expediente. Esta opción establece la carpeta principal del empleado en el módulo Sinco SGD, destinada para el almacenamiento de documentos.
• Agregar documento. Visible una vez que se ha creado el expediente, esta función permite incorporar documentos laborales a la carpeta correspondiente.
• Consultar. Útil cuando ya existen varios documentos en el expediente, facilita la búsqueda de un documento específico.
• Buscar. Posibilita la búsqueda de documentos laborales en la carpeta asignada al empleado.

A continuación, se proporcionará una explicación detallada del Administrador de expedientes laborales y de cada una de las acciones disponibles.

Crear un expediente laboral

El primer paso implica la creación de la carpeta destinada al almacenamiento de los documentos laborales del empleado. Esta carpeta puede ser generada tanto en Bitákora como en el módulo Sinco SGD del Sinco ERP.

Para crearla en Bitákora accede al Administrador de expedientes laborales. Al hacer clic en + Crear expediente, se desplegará un formulario para asignar un nombre a la carpeta. Este nombre se reflejará automáticamente en Sinco SGD.

Agregar un documento laboral

Una vez que el expediente ha sido creado, Bitákora está preparado para almacenar los documentos laborales del empleado. Al hacer clic en + Agregar documento en el Administrador de expedientes laborales, se abrirá el formulario para la creación del documento laboral.

El formulario para agregar un nuevo documento laboral, presenta los siguientes campos:

• Fecha registro. Es la fecha actual, asignada automáticamente por Bitákora.
• Tipo del documento. La lista desplegable corresponde a la tipología de las sub-series creadas en Sinco SGD.
• Fecha del documento. Seleccionar la fecha a registrar para el documento laboral a cargar.
• Unidad de conservación. La lista proviene de Sinco SGD, según el tipo de documento seleccionado.
• Descripción. Agregar una descripción para el documento laboral del empleado.
• + Subir archivo. Botón para cargar el documento a Bitákora. También se puede arrastrar y soltar el archivo a cargar.

La plataforma acepta diversos formatos de carga, como PDF, imágenes en PNG, JPEG y otros. Bitákora permite archivos con un tamaño de máximo de 30 MB.

Seguimiento a la auditoría del cargue de documentos laborales

Bitákora realiza un registro de la creación de expedientes y documentos laborales en la carpeta del empleado dentro de Sinco SGD.

Para revisar el historial de acciones, ingresar por el Administrador de empleados y seleccionar la opción Auditoría.

Para obtener información adicional, consultar la sección de Auditoría - historial de eventos.