Descargar volantes de pago

La descarga masiva de volantes de pago de nómina, fue diseñada para ayudar a los administradores de la nómina a enviar todos los volantes de una nómina, de varias nóminas y de varios periodos de liquidación.

Esto puede ser útil para:

• Enviar a terceros, como interventores de obra, contratistas y otros.
• Para entregarlos impresos o por otros canales de comunicación a empleados que no tienen un fácil acceso al correo electrónico, como por ejemplo trabajar en obras de sitios apartados.

La descarga de los volantes de pago de la nómina de los empleados, se realiza desde el Administrador de documentos de pago.

Para descargar los volantes de pago de la nómina, siga estos pasos:

1. Acceder a la sección de Procesos de cierre y hacer clic en la opción Volantes de pago.
2. En el Administrador de documentos de pago, seleccionar los periodos de pago de los volantes que desea generar.
3. Para descargar todos los volantes de los periodos seleccionados, hacer clic en la opción Descargar todo.
4. Para descargar los volantes de pago de un listado de empleados, dar clic en la opción Descargar por lista de empleados y adjuntar el archivo con las cédulas de los empleados.
5. Una vez se complete la descarga, se pueden consultar en la opción Volantes descargados.

A continuación, se describen detalles adicionales de los pasos 3, 4 y 5.

Descargar todo

Esta opción permite descargar los volantes de pago en una carpeta comprimida por periodo. La carpeta se creará con el nombre de la nómina y el periodo de liquidación, la cual incluirá un archivo nombrado con la cédula de cada empleado.

Pasos para descargar todos los volantes de pago:

1. Seleccionar los periodos de liquidación a los cuales se les generarán los volantes de pago.
2. Hacer clic en la opción Descargar todo, que se habilita al seleccionar los periodos.
3. Esperar a que se complete la descarga.
4. Los volantes de pago se guardarán en una carpeta comprimida en su computadora.

Bitákora podrá mostrar dos tipos de notificaciones durante el proceso:

• Mensaje confirmando que los volantes fueron descargados. En este caso, los volantes ya podrán ser consultados por Volantes descargados.
• Alerta informando que el periodo de liquidación ya tiene una generación de volantes de pago y estos no se generarán nuevamente. Ingresar por Volantes descargados y consultar los volantes del periodo.

Para más información al respecto, ingresar a Consultar los volantes descargados, donde se mostrará la lista de volantes que ya están descargados y listos para ser consultados.

Descargar por lista de empleados

Esta opción permite generar los volantes de pago de varios empleados de un periodo de liquidación específico. Es decir, si no desea generar todos los volantes de pago de los empleados, sino solo algunos.

Pasos para descargar volantes por lista de empleados:

1. Seleccionar el periodo de liquidación para el cual desea generar los volantes de pago.
2. Dar clic en la opción Descargar por lista de empleados.
3. Descargar la plantilla de Excel para diligenciar la lista de empleados.
4. En la plantilla de Excel, ingresar las cédulas de los empleados para los cuales se desea generar los volantes de pago.
5. Guardar la plantilla de Excel.
6. En Bitákora, dar clic en el ícono de Adjuntar y seleccionar el archivo de Excel con la lista de empleados.
7. Hacer clic en el botón Solicitar descarga.
8. Esperar a que se complete el proceso y descargar el archivo comprimido por la opción Volantes descargados.

Ahora se ampliarán con imágenes, algunos detalles de los pasos 2 al 8.

Detalle del proceso de descarga por lista de empleados

Al seleccionar Descargar por lista de empleados, aparecerá una ventana, donde se podrá descargar la plantilla para ser diligenciada en Excel con las cédulas de los empleados del periodo de liquidación seleccionado.

En la siguiente imagen, se muestra la ventana para descargar y adjuntar la plantilla de Excel diligenciada.

Para simular un ejemplo, se registraron cuatro números de cédulas de empleados.

Al dar clic en el ícono de Adjuntar, se abrirá el panel donde se podrá seleccionar el archivo que se cargará a la opción, para que luego Bitákora genere los volantes de pago de la lista de cédulas de empleados y se habilitará el botón de Solicitar descarga.

Al dar clic sobre Solicitar descarga, se iniciará la descarga de los volantes de pago de los empleados de la lista y se mostrará en la opción Volantes descargados.

Para más información al respecto, ingresar al siguiente capítulo Consultar los volantes descargados, donde se mostrará la lista de volantes que ya están descargados y listos para ser consultados en un archivo comprimido.

Consultar los volantes descargados

Esta sección es el centro de descargas, donde se actualizará la lista de los volantes que fueron descargados, ya sea porque fue seleccionado descargar todo o por lista de empleados.

Al dar clic en el ícono de Volantes descargados, se ingresará al centro de descargas y se podrá consultar y realizar la descarga.

En el centro de descargas de volantes, se puede realizar las siguientes acciones:

• Ordenar por disponibles. Si existen generación de volantes en proceso, estos se mostrarán de último.
• Ordenar por recientes primero. Es el orden por defecto, que es el día y la hora de la generación.
• Descargar por periodo. Se permiten descargar los volantes por periodo, con el botón Descargar que está al lado de cada periodo de liquidación.
• Descargar varios periodos. Cuando se marca la sección en uno o varios periodos, se pueden descargar los archivos seleccionados, dando clic en el botón Descargar que está en la parte de abajo, después del último periodo mostrado.

Descargar los volantes por periodo

El centro de descargas de volantes del Administrador de documentos de pago de Bitákora, permite descargar los volantes por cada periodo, dando clic sobre el botón Descargar, que está al frente de cada periodo.

Tal como se observa en la imagen anterior, se descargará un archivo comprimido y quedará alojado en la carpeta de descargas del equipo local.

¿Cómo ingresar a la carpeta de descargas del equipo?

Dependiendo del navegador que esté utilizando se puede ingresar la descargas, así:

• Se mostrará el ícono en la parte superior del navegador (ver imagen anterior), indicando que tiene descargas pendientes, las cuales pueden ser consultadas dando clic sobre el ícono.
• Si no observa el ícono, puede ingresar con la tecla CTRL y J y se abrirá descargas.
• También puede encontrar el archivo, consultando la carpeta de descargas de su computador.

A continuación, se muestra la carpeta de descargas con el archivo comprimido de volantes de pago.

La carpeta comprimida se puede abrir para ver cada volante de pago en formato PDF o extraer todo el contenido.

Al abrir el volante en formato PDF, se observará de la siguiente forma:

Descargar los volantes de varios periodos

El centro de descargas de volantes, facilita descargar varios archivos de volantes con un solo clic.

Al dar clic sobre el botón Descargar (ver imagen anterior), que se habilita en la parte de abajo del centro de descargas, se generará un archivo comprimido por cada proceso de volantes generado, tal como se observa en la siguiente imagen.

Para informarse de como acceder al centro de descargas del equipo y abrir cada archivo en formato PDF, consultar el sub-capítulo anterior ¿Cómo ingresar a la carpeta de descargas del equipo?, donde se explica este paso.