Distribución contable
- 15 Aug 2023
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Distribución contable
- Updated on 15 Aug 2023
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La primera Configuración contable del empleado se realiza en el momento de la creación del contrato del empleado en Bitákora, donde se asigna lo siguiente:
- Fecha inicial de vigencia. Se registra la fecha de inicio del contrato.
- Centro de costo
- Plan de cuenta contable
- Porcentaje de distribución
Para consultar la distribución actual registrada del empleado, ingresar por el Administrador de empleados menú Gestionar opción Distribución contable.
💡 El primer registro creado al inicio del contrato del empleado, puede ser editado en el mismo periodo de liquidación de ingreso del empleado.
Para más información de como editar el registro, consultar la opción Editar y eliminar el registro de distribución contable.
Modificación de la distribución contable
La distribución contable registrada del empleado afecta de forma predeterminada todos los conceptos de nómina y distribuirá proporcionalmente los movimientos contables en los documentos que se generan hacia la contabilidad.
La distribución contable permite conocer al detalle en la contabilidad los gastos, costos y provisiones de la nómina por cada centro de costo.
⚠ Causación contable de pagos como horas extras, comisiones, auxilios, beneficios no salariales y similares
Si lo que se requiere es causar contablemente un solo concepto de nómina a determinado centro de costo o cuenta contable de gastos/costos, se sugiere utilizar la opción de Registro de novedades o la de Conceptos fijos, según sea el caso, apuntando el registro al único centro de costo requerido.
La distribución contable de un empleado se modifica normalmente en los siguientes casos:
- Cuando al empleado lo asignan a uno o varios centros de costo de la empresa.
- Al empleado lo asignan todo el periodo de nómina con un porcentaje de tiempo en actividades administrativas y el otro porcentaje del tiempo en actividades operativas.
- Cuando el empleado realiza actividades para varios centros de costo y se requiere causar los gastos o costos del empleado en la contabilidad a cada centro de costo por aparte.
💡 La modificación de la distribución contable no afecta la liquidación de la nómina del empleado.
Para registrar una modificación de la distribución contable en Bitákora, ingresar por el Administrador de empleados y en el menú Gestionar seleccionar Distribución contable.
Para la modificación de la distribución contable en Bitákora se deben seguir los siguientes pasos:
- Seleccione la Fecha inicial de vigencia. El calendario habilita solo los días del periodo actual en liquidación. Si se selecciona un día diferente al primer día del periodo, los días anteriores al registro se distribuirán contablemente con la distribución anterior y a partir del día de vigencia se distribuirá con la nueva distribución contable.
- Seleccionar el Centro de costo. Se pueden registrar varios centros de costos. Si no existe el centro de costo requerido, ingresar con el lápiz
que se encuentra al lado derecho del campo y crear el centro de costo sin tener que salir de la opción de registro. - Seleccionar el Plan de Cuenta contable. Si no existe el plan de cuenta, ingresar con el lápiz que se encuentra al lado derecho del campo y crear el plan de cuenta contable.
- Registrar el Porcentaje. Debe ser un valor entre 1 y 100. No ingresar valores negativos. Si se ingresan varios registros, la suma total de todos los registros debe ser 100.
- Dar clic en el botón signo más
para que adicione el registro y se habilite el botón Guardar. - Dar clic en Guardar. El botón solo se habilitará si Bitákora no encuentra inconsistencias, como que la suma del porcentaje debe ser 100.
para que adicione el registro y se habilite el botón Guardar.Una vez se guarde el registro con la nueva distribución contable, se podrá consultar en la parte de abajo de la pantalla el historial de registros, donde se permite Eliminar o Editar unicamente los registros ingresados en el periodo actual en liquidación.
💡 Bitákora automáticamente actualizará los movimientos con la nueva distribución contable en los documentos contables de nómina por pagar, provisión de mes, cuentas por pagar y cualquier otro documento contable que se genere en relación con la nómina.
Se pueden realizar varios registros de distribución contable en un periodo para el empleado
En un periodo pueden presentarse casos de empleados que trabajan por unos días o semanas para diferentes centros de costo, donde se requiere dejar el registro detallado de la participación del empleado en cada centro de costo.
Para el registro de la distribución contable, el administrador de nómina tiene las siguientes opciones:
- Hacer un solo registro en Bitákora asignando un porcentaje de dedicación del empleado a los diferentes centros de costos.
- Realizar más de un registro de modificación de la distribución contable del empleado en el mismo periodo de liquidación (registros mostrados en la imagen anterior).
Con la segunda opción se deja un historial diario de la distribución contable en el calendario del empleado y el rompimiento de los movimientos contables es más detallado y extenso.
Para más información de como consultar el historial diario de la distribución contable del empleado, consultar en la sección de Reportes la opción Distribución de centros de costos en la hoja Historia.
Consultar los documentos contables con la nueva distribución contable
La distribución contable registrada al empleado, se refleja en los documentos contables como la nómina por pagar, provisión de mes y cuentas por pagar a terceros, documentos que pueden ser consultados por el Administrador de empleados menú Gestionar opción Contabilidad. Donde se puede revisar la forma como Bitákora realiza los movimientos contables de cada concepto, su distribución por centro de costo y cuentas contables asignadas.
⚠ Contabilización de los descuentos al empleado
Algunos conceptos de nómina como descuentos AFC, préstamos y en general los que no son un costo de nómina y a los cuales se les requiere generar una cuenta por pagar, se recomiendan registrarlos por el Registro de novedades o por la opción de Conceptos fijos a un solo centro de costo. De esta forma solo se creará un movimiento contable por cada concepto.
Caso práctico de un empleado con distribución contable
Se ilustrará un ejemplo de un empleado que labora el 50% para un centro de costo administrativo y el 50% para un centro de costo operativo, el cual inicia a trabajar en los dos centros de costos desde el primer día del mes de mayo.
Se mostrará el proceso en Bitákora desde la configuración de los conceptos hasta la afectación de los documentos contables, en los siguientes capítulos, así:
- Configuración de conceptos para el documento nómina por pagar
- Configuración de conceptos para el documento de provisiones
- Registro de la distribución contable del empleado
- Afectación de la distribución en los documentos contables
Configuración de conceptos para el documento nómina por pagar
A los conceptos se les asigna la cuenta contable por la opción Conceptos de nómina, seleccionando Editar cuentas contables, al frente de cada concepto de nómina.
Se le asigna a cada concepto de pagos (salarios, auxilio de transporte, etc.) y descuentos (salud, pensión, etc.) de la nómina la respectiva cuenta contable, para los planes de cuentas creados en Bitákora. En este caso fueron creados dos planes, uno para gastos administrativos y uno para costos operativos, pero pueden ser creados los planes de cuentas contables que sean requeridos por la sección Maestros de configuración opción Planes de cuenta contable.
Al ingresar por la edición de cuentas contables, se puede registrar o modificar la cuenta contable del concepto.
Configuración de conceptos para el documento de provisiones
Se le asigna a cada concepto de provisiones (prima, cesantías, vacaciones, pensión, ARL, etc.) la respectiva cuenta contable, para los planes de cuentas creados en Bitákora. En este caso fueron creados dos planes, uno para gastos administrativos y uno para costos operativos, pero pueden ser creados los planes de cuentas contables que sean requeridos por la sección Maestros de configuración opción Planes de cuenta contable.
Registro de la distribución contable del empleado
Se realiza la modificación de la distribución contable del empleado a dos centros de costos al 50% cada uno.
Afectación de la distribución en los documentos contables
Ingresando por el Administrador de empleados menú Gestionar opción Contabilidad, se puede consultar la afectación contable efectuada por el registro de la distribución contable del empleado, donde los costos de nómina y provisiones del mes se distribuyen con el porcentaje indicado a los centros de costos y cuentas contables configuradas.
En la nómina por pagar se observa como se distribuyeron en los dos centros de costos los devengos y deducidos del empleado en la nómina mensual.
En el documento de provisiones de mes se distribuyeron los conceptos de provisión que corresponden a las cotizaciones de seguridad social del empleador y las provisiones por prestaciones sociales y vacaciones del mes del empleado.
💡 El cálculo de provisiones en Bitákora se realizan en el periodo de cierre en el caso de una nómina quincenal.
El NIT a cargarse en la contabilidad de los conceptos de gastos y costos de nómina puede ser el del empleado o el de la empresa, lo cual se puede consultar para determinar la configuración por la sección Configuraciones del sistema opción Configuración de contabilidad.
Para más información sobre el cálculo de provisiones consultar la sección Procesos que se ejecutan solo en periodos de cierre artículo Provisiones del mes.
Editar y eliminar el registro de distribución contable
Bitákora permite editar y eliminar los registros de modificación de la distribución contable por empleado que hayan sido registrados en el periodo actual en liquidación.
En la parte baja del formulario de registro de distribución contable se muestra los registros ingresados, donde se observan las herramientas para Editar o Eliminar la distribución contable registrada.
⚠ Las herramientas de eliminar y editar solo se mostrarán cuando los registros correspondan al periodo actual en liquidación.
Editar un registro de modificación de la distribución contable
Al dar clic sobre el lápiz de color verde 
Bitákora mostrará un formulario que permite editar la distribución contable. El formulario cuenta con la misma funcionalidad de la página de registro de modificación de la distribución contable, excepto que no se puede modificar la Fecha inicial de vigencia.
Bitákora modificará o eliminará el registro de modificación contable y si está en el periodo de cierre activará el proceso para generar los documentos contables con la distribución contable registrada.
Eliminar un registro de modificación de la distribución contable
Al dar clic sobre la caneca, Bitákora eliminará en un solo paso el registro de distribución contable seleccionado.
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