Edición de nómina electrónica

Bitákora, permite editar los valores de los conceptos que se reportarán a la nómina electrónica.

Para consultar y editar la nómina electrónica de cada empleado, se ingresa por el Administrador de empleados, seleccionando la opción de Nómina electrónica.

La edición de la nómina electrónica, está compuesta de las siguientes acciones:

• Editar los valores de los conceptos de nómina que se reportarán a la nómina electrónica
• Regenerar el documento de nómina electrónica del empleado
• Eliminar el documento de nómina electrónica del empleado

Bitákora permite editar el documento de nómina electrónica por empleado.

Se permiten editar los documentos que estén en los siguientes estados:

• Por aprobar o con errores en el documento
• Aprobado

Para más información al respecto, consultar Diccionario de estados.

A continuación se describirán cada una de las opciones de edición del documento de nómina electrónica por empleado.

Editar los valores de los conceptos de nómina que se reportarán a la nómina electrónica

Bitákora permite editar los valores de todos los conceptos de nómina creados en la nómina electrónica, sean devengados o deducidos.

Al dar clic sobre el lápiz de edición , se habilitarán para escritura todos los conceptos de nómina.

Al modificar el valor del campo, se activará el botón Guardar con el cual quedará guardado el documento con el nuevo valor registrado.

Si el documento de nómina electrónica presentaba advertencias, estas no se modifican con la edición. Para consultar el detalle de advertencias por empleado ingresar por la opción Revisión de los datos que se enviarán como soporte de nómina electrónica, para corregirlas.

Regenerar el documento de nómina electrónica del empleado

En el encabezado de la consulta de la nómina electrónica, se encuentra el botón de Regenerar, que al dar clic, Bitákora generará nuevamente el documento de nómina electrónica del empleado seleccionado en el Administrador de empleados.

¿Cuándo es necesario regenerar el documento de nómina electrónica del empleado?

Los posibles casos en que se requiere regenerar el documento por empleado, son:

• El documento fue editado y se requiere eliminar dicha edición, para dejar el documento de nómina electrónica, tal como lo genera automáticamente Bitákora.
• Modificaron alguna configuración de la nómina electrónica en Bitákora y afecta solo este empleado. Si afecta todos los empleados, debe generarse la nómina electrónica de forma masiva.

Para más información al respecto, consultar los siguientes temas:

• Configuración de la nómina electrónica
• Edición de la nómina electrónica por empleado, ubicada en este mismo artículo.
• Generación y transmisión del documento de nómina electrónica, donde se podrá Actualizar documentos de forma masiva y afectará todos los empleados del mes seleccionado. Este proceso masivo no generará la nómina electrónica de los empleados que han sido editados.

Eliminar el documento de nómina electrónica del empleado

Bitákora, permite que se elimine el documento de nómina electrónica de un empleado, siempre y cuando no esté en proceso de transmisión o transmitido a la DIAN.

Al dar clic sobre el ícono Bitákora eliminará el documento sin solicitar ninguna confirmación.

Cuando se ingresa a la opción de la generación de la nómina electrónica, Bitákora muestra el mensaje que existen empleados pendientes por nómina electrónica.

Se podrá generar los pendientes o seguir con el proceso de transmisión de la nómina electrónica.

Para más información al respecto, consultar Generación y transmisión de la nómina electrónica.

Caso práctico de edición de valores de la nómina electrónica

Se simulará un caso práctico para mostrar la edición de un concepto deducido que se está mostrando como alerta, de que un concepto deducido no puede tener valor negativo.

Este caso se puede solucionar de dos formas:

• Colocando el valor positivo. Verificando que si realmente corresponde a un pago del empleado que debe reportarse en la nómina electrónica, el cual sumará en los pagos a reportar del empleado.
• Registrar el valor en ceros. Al guardar la edición, el concepto ya no se mostrará porque los conceptos en cero no se reportan.

Para el caso práctico, se registrará un valor en ceros y se habilitará el botón de Guardar.

Al guardar la edición, el concepto ya no se mostrará y el mensaje de alerta que se mostró al inicio de la consulta de la nómina electrónica tampoco aparecerá más.