Ejemplo: importar el saldo de incapacidades por cobrar

Se presenta un caso práctico sobre el cargue de una incapacidad relacionada con la licencia de maternidad de una empleada. La licencia tuvo lugar en julio de 2023, pero hasta la fecha, la EPS no ha reconocido a la empresa empleadora el valor correspondiente a dicha incapacidad. Este ejemplo ilustra el proceso necesario para gestionar y registrar estas situaciones en el sistema.

A continuación, se desarrollará el ejemplo, detallando paso a paso cada etapa del proceso en los capítulos siguientes. Cada sección explicará claramente las acciones necesarias para completar el procedimiento con éxito.

Ejemplo: Plantilla para el cargue de saldos de incapacidades

En este ejemplo, la nómina ha sido procesada en Bitákora durante varios meses. Sin embargo, la opción de Legalización de incapacidades fue habilitada después de que se registró la incapacidad del empleado, lo que hace necesario realizar el cargue de los saldos correspondientes.

A continuación se presenta la plantilla para el cargue de saldos:

Instrucciones para diligenciar la plantilla con los datos de Bitákora

Para poder diligenciar la plantilla en formato Excel del ejemplo, es requerido que se cuente con algunos datos de la incapacidad y del documento contable de nómina por pagar.

Estos datos son los siguientes:

1. Fecha y el IdIncapacidad: se obtienen del registro de la incapacidad del empleado.
2. Centro de costo y NIT: se toman del documento contable de nómina por pagar:
   1. El CC se toma del documento contable de nómina por pagar o, si se considera necesario, se puede registrar otro centro de costo, según lo indique el área contable.
   2. El NIT corresponde al número de identificación de la EPS o entidad de seguridad social.
3. Saldo: representa el valor adeudado por la entidad de seguridad social por la incapacidad.
   1. Si la EPS aún no ha realizado ningún pago, el saldo será igual al valor que la empresa pagó al empleado en la liquidación.

A continuación, se realizará el ejemplo utilizando la opción dos mencionada anteriormente, es decir, obteniendo la información de manera individual, directamente desde la ficha del empleado y el documento de contabilidad.

1. Fecha y el ID de la incapacidad

Para consultar la información de incapacidades, ingrese a través del Administrador de empleados, seleccione el empleado correspondiente y luego acceda a la opción de Incapacidades. De esta forma, podrá revisar y gestionar los datos relacionados con la incapacidad del empleado de manera detallada.

Los datos que se capturan del registro de incapacidades, los cuales están destacados en los recuadros rojos de la imagen anterior, son los siguientes:

• ID: en el ejemplo corresponde a 42648.
• Fecha inicial de la incapacidad: 01/07/2003 para el ejemplo.

2. Centro de costo y NIT

Si se desea registrar los movimientos contables bajo el mismo centro de costo y para la misma entidad de seguridad social, estos pueden ser consultados a través de la opción Contabilidad en el Administrador de empleados.

En la imagen siguiente se pueden observar los movimientos contables correspondientes a la nómina por pagar.

Los datos resaltados en rojo corresponden al valor pagado al empleado en la liquidación de la nómina, específicamente por el concepto de auxilio de incapacidad en la parte correspondiente a la entidad de seguridad social. Para este ejemplo, los valores son los siguientes:

La nómina por pagar se genera para todo el mes, aunque el empleado haya recibido su pago en dos quincenas. Esto se debe a que, en la nómina por pagar, se registran dos movimientos contables correspondientes a los pagos realizados en cada quincena.

3. Saldo de la incapacidad

El saldo corresponde a la diferencia entre lo pagado al empleado por el auxilio de incapacidad y lo reconocido por la entidad EPS por dicha incapacidad.

En este caso, la EPS no ha realizado ningún pago a la empresa empleadora, por lo que el valor adeudado por la entidad es el total de la incapacidad del mes, es decir, $3.569.333. Este será el valor que se registrará en la plantilla de Excel.

Ejemplo: cargue de la plantilla de saldos de incapacidades

A continuación, se muestra la imagen de la plantilla resultante de los datos de la incapacidad del empleado explicados en el capítulo anterior. En esta plantilla se cargará el saldo pendiente de pago por parte de la entidad de seguridad social.

Para cargar la plantilla a Bitákora debe ingresar a la opción de Saldos de incapacidades por cobrar y cargar el archivo dando clic sobre el ícono de Subir archivo, tal como se muestra en el siguiente video:

A continuación, se mostrará el paso a paso, acompañado de imágenes, para realizar el cargue del archivo en formato Excel que contiene los saldos de las incapacidades.

Seleccione el archivo a cargar y de clic sobre el botón de Abrir y Bitákora procederá a importar los registros.

Histórico de importaciones

Al importar el archivo en formato Excel, se mostrará un resumen detallado de la importación. Además, podrá consultar el Histórico de importaciones para revisar los registros anteriores.

En el resumen, se indicarán los registros que fueron cargados correctamente, así como aquellos que generaron errores y no pudieron ser importados.

Consulta del documento creado con los saldos importados en el ejemplo

El registro importado desde Excel se convierte en un documento contable por empleado denominado Incapacidad por cobrar. Este documento será el punto de partida para legalizar las incapacidades una vez que las entidades de seguridad social reconozcan el monto correspondiente de la incapacidad.

Como se puede observar en la imagen, se ha creado un documento contable con los datos ingresados en la plantilla. Los detalles son los siguientes:

• Mes: el documento contable se carga en el mes correspondiente a la fecha de la incapacidad, para el ejemplo, es julio de 2023.
• Nit: 901037916, correspondiente a la EPS que adeuda el valor de la incapacidad.
• Centro de costo: 01020303.
• Valor: $3.569.333, correspondiente al saldo de la incapacidad.

Los movimientos se contabilizan en las cuentas contables correspondientes a los conceptos de incapacidad y cuentas por cobrar por incapacidades, de acuerdo con la configuración establecida en el sistema. Esto asegura que los registros financieros estén correctamente asociados a las cuentas pertinentes para su seguimiento y control.

Reversar el archivo importado de saldos por incapacidades

Bitákora permite revertir los registros cargados mediante importación. Para ello, debe ingresar a la opción Ver histórico de importaciones en la sección de importación de Saldos de incapacidades por cobrar. Desde allí, podrá gestionar y realizar la reversión de los registros, según sea necesario.

Ingresar el pago de la entidad para legalizar el saldo importado de incapacidad

Cuando el archivo es importado correctamente y los registros se cargan sin errores, se genera automáticamente el documento contable de incapacidad por cobrar, tal como se explicó en el capítulo anterior.

Además, la creación de este documento habilita en la lista la entidad de seguridad social asociada a los registros importados de los empleados. A partir de allí, es posible ingresar los pagos realizados por las entidades, como se puede observar en la siguiente imagen.

Para obtener más detalles y continuar con los siguientes pasos del proceso de legalización de incapacidades, consulte el paso 3 del ejemplo de legalización titulado **3. La EPS reconoce el auxilio de incapacidad pagado a los empleados: ejemplo**.