Ejemplo: legalizar una incapacidad

Se presenta el caso práctico con dos empleados, a los cuales en la liquidación de nómina del mes de octubre se le registra a cada uno una incapacidad, que luego se debe recobrar a la EPS.

El ejemplo se realiza con dos empleados, por las siguientes razones:

1. Para mostrar uno que se legaliza totalmente dejándolo con saldo en cero.
2. El segundo empleado queda con un saldo pendiente, para mostrar el proceso de castigo de cartera.
3. Los dos empleados están afiliados a la misma EPS Sanitas, con el fin de mostrar la legalización y cruzar contra dos empleados el comprobante de ingreso.

A continuación se explicará cada paso del proceso:

1. Registro y liquidación de las incapacidades: ejemplo

Se registra una incapacidad a los dos empleados y la liquidación de la nómina de los empleados se calcula automáticamente.

Ejemplo con el primer empleado: Cristóbal Colón:

Se le registra la incapacidad por enfermedad general de 10 días, donde se debe tener en cuenta que la EPS reconocerá solo el valor del auxilio de incapacidad que está a cargo de la entidad, donde para Bitákora la parte que reconoce la EPS se muestra con el siguiente concepto:

• INC2: Incapacidad EPS entidad de 8 días, por un valor de $4.565.150.

Los otros conceptos de incapacidad están a cargo del empleador y no se tendrán en cuenta en el proceso de legalización de incapacidades.

Ejemplo con el empleado Martín Alonso Pinzón:

El registro de incapacidad es de 12 días por enfermedad general y se muestra la parte que paga la EPS con el siguiente concepto:

• INC2: Incapacidad EPS entidad de 10 días, por un valor de $3.777.400.

A continuación se mostrarán los documentos contables de cuentas por cobrar, que se crean cuando se registran las incapacidades.

Cuentas por cobrar generadas al registrar la incapacidad

Al registrar la incapacidad, se generará automáticamente un documento de incapacidad por cobrar (cuenta por cobrar a la entidad), el cual se podrá consultar por el Administrador de empleados en el menú Gestionar opción Contabilidad.

La imagen anterior es del primer empleado del ejemplo de la incapacidad, por un valor de $4.565.150, el cual se registra de la siguiente forma:

• El movimiento se realiza a las cuentas contables configuradas para el ítem INC2 y CXCINC.
• Los centros de costos se toman de la distribución contable del empleado, que para este caso el empleado está al 100% para el centro de costo 101010201. Si estuviera registrado en varios centros de costos, el valor se distribuiría proporcionalmente.

2. Cierre del periodo de pago: ejemplo

Los dos empleados pertenecen a la nómina de capitanes. Para que las incapacidades se puedan legalizar y se reflejen en la sección de Ingresar pagos del Administrador de legalización de incapacidades, el periodo de la nómina del mes donde fueron registradas las incapacidades debe estar cerrado.

A continuación se cierra el periodo de liquidación del mes de octubre, que es el mes presentado en el ejemplo.

3. La EPS reconoce el auxilio de incapacidad pagado a los empleados: ejemplo

El empleador debe realizar los trámites ante la EPS, realizando el recobro del monto de la incapacidad pagado en la nómina de cada empleado y la entidad de seguridad social determinará con el IBC que corresponda, según la ley, el reconocimiento de las mismas.

Para este ejemplo, los dos empleados están afiliados a la EPS Sanitas, la cual reconoce por auxilio de incapacidad el valor de $8.310.000, distribuido así:

• Por el empleado Cristóbal Colón, por $4.565.150.
• Para Martín Alonso, por $3.744.850.

Para legalizar en Bitákora el valor reconocido por la EPS Sanitas, se debe ingresar el pago, accediendo al Administrador de legalización de incapacidades y seleccionar la sección de Ingresar pagos.

Las casillas a diligenciar son las siguientes:

• Tercero (EPS/ARL): solo se mostrarán las entidades que tienen registros de incapacidades por legalizar.
  • Para el ejemplo, se selecciona la EPS Sanitas.
• Banco y cuenta: seleccionar la cuenta bancaria de la empresa a donde ingresó el pago realizado por la EPS.
• Centro de costo: será el centro de costo donde será controlado el gasto y la cuenta por cobrar.
• Fecha de pago: seleccionar del calendario o registrar la fecha del ingreso del pago.
• Valor: registrar el valor que reconoció la EPS por concepto de las incapacidades.
  • Para el ejemplo, corresponde a $8.310.000.

Al dar clic sobre el botón Guardar, el pago quedará registrado y se mostrará en la misma sección de ingresar pagos.

Para ver el detalle, dar clic sobre el ícono de Detalle, donde se mostrará el Comprobante de ingreso, con el valor reconocido y pagado por la EPS.

4. Legalizar el pago recibido de la entidad (EPS/ARL): ejemplo

Después de registrar el pago recibido por parte de la EPS Sanitas por COP 8.310.000, el siguiente paso es legalizarlo y esto significa que se debe asignar el valor recibido a cada registro de incapacidad de los empleados.

Se ingresa por el Administrador de legalización de incapacidades y dar clic sobre la sección de Legalizar.

El pago recibido en el ejemplo por $8.310.000 se muestra en la sección Pendientes por legalizar, porque aún tiene saldo pendiente.

En el primer registro que corresponde al pago recibido por la EPS Sanitas, se muestran tres columnas:

1. Ingresado: corresponde al valor recibido de la EPS Sanitas por COP 8.310.000.
2. Legalizado: es el monto legalizado. Para el ejemplo, está en cero, porque aún no se ha legalizado.
3. Pendiente: resultado de lo ingresando menos lo legalizado. Para el ejemplo es de COP 8.310.000.

Al dar clic sobre el botón de Legalizar, se mostrará un nuevo formulario para distribuir el valor entre los empleados que se encuentran afiliados a la EPS Sanitas.

Se muestran todos los empleados con incapacidades registradas que estén pendientes de legalización de una EPS consultada.

Para el ejemplo, de la EPS Sanitas solo están pendientes por legalizar dos empleados.

Casilla a diligenciar en el formulario de legalización:

• Ingresar valor: al ingresar esta casilla se mostrará en cero. Aquí se registrará el valor pagado por la EPS Sanitas para este empleado.
  • Cristóbal Colón: la EPS reconoció el mismo valor pagado al empleado en la nómina por un valor de $4.565.150.
  • Martín Alonso: fue reconocido un menor valor a lo pagado al empleado de $3.777.400. Valor ingresado $3.744.850, siendo la diferencia de $32.550 como un menor valor reconocido, el cual quedará como un saldo pendiente.

Documento contable de incapacidad legalizada

Al registrar la incapacidad, se generará automáticamente un documento de incapacidad legalizada, el cual se podrá consultar por el Administrador de empleados en el menú Gestionar opción Contabilidad.

El documento contable corresponde al cruce del pago realizado por la entidad de seguridad social contra el auxilio de incapacidad pagado en la nómina al empleado.

En la imagen anterior, el valor que ingresó de la EPS Sanitas para el empleado Martín Alonso corresponde a COP 3.744.850.

Historial de legalización de las incapacidades

Cuando el comprobante de ingreso es legalizado, se mostrará en la opción de Legalizar pestaña Historial de Legalización, los pagos recibidos por las entidades y que ya fueron legalizados.

Para el ejemplo, se muestra el valor legalizado de lo pagado por la EPS Sanitas por un valor de COP 8.310.000.

Al dar clic sobre el ícono Legalizado se mostrará el detalle de la legalización con el valor legalizado y el saldo pendiente por cada registro de legalización.

• Ícono del reloj 🕜: muestra el usuario, la fecha y la hora de la legalización de la incapacidad.
• Saldo: en el caso del ejemplo del empleado Alonso Martín, queda pendiente un saldo por recuperar de COP 32.550, el cual se podrá recuperar o castigar.

5. Gestión de saldos y castigo de la cartera: ejemplo

Para gestionar los saldos pendientes por legalizar, se accede por el Administrador de legalización de incapacidades por la sección de Legalizar.

Al dar clic sobre el botón de Gestión de saldos aparecerán los registros ya legalizados y que tienen algún saldo pendiente por legalizar.

Para expandir el registro, se da clic sobre cualquier parte del registro y se mostrará el detalle por empleado.

En el caso del ejemplo, el registro que está pendiente por legalizar es el del empleado Martín Alonso, quedando un saldo pendiente por legalizar de COP 32.550, ya que lo reconocido por la EPS Sanitas fue por un valor inferior de lo pagado al empleado en la nómina.

En el siguiente sub capítulo se castigará la cartera del empleado.

Castigar la cartera de incapacidades: ejemplo

Siguiendo con el ejemplo del empleado Alonso Martín, el cual está con un saldo pendiente por COP 32.550, valor de la incapacidad que ya no se recuperará de la EPS Sanitas, porque la EPS ya pagó la totalidad de lo calculado para reconocer por el concepto de auxilio de incapacidad.

Dado que se ha confirmado que la EPS no cubrirá el saldo de la incapacidad, se podrá castigar la cartera.

Para castigar la cartera se accede por Gestión de saldos y al dar clic se expandirá el registro del empleado con saldo pendiente. En el detalle se observará el estado del registro de legalización.

Al dar clic sobre Castigar se mostrará una ventana con el nombre del empleado, el consecutivo de la incapacidad y el saldo pendiente, que para el ejemplo es de COP 32.550. Registrar una observación y dar clic sobre Castigar.

Historial de castigo de cartera

El castigo del saldo pendiente del empleado del ejemplo, Martín Alonso, se reflejará en la opción Gestión de saldos, en la pestaña Incapacidades registradas.

Para ver el detalle, haga clic en Historial. Luego, expanda el registro de empleados seleccionando Incapacidades, donde se desplegarán todos los registros detallados.

La observación que se registró al momento de castigar la cartera, se puede observar dando clic sobre el ícono .

Se mostrará agrupado por entidad de seguridad social. Para el ejemplo, solo se ha castigado la cartera del empleado Martín Alonso. Pero si se hubieran castigado otra cartera de la EPS, se mostrarían los registros de los empleados.

Documento contable de castigo de cartera

El castigo de cartera de la incapacidad, creará los movimientos contables en el documento de Incapacidad legalizada, el cual se podrá observar en el mes en que se registró la cuenta por cobrar de la incapacidad.

El documento contable se puede consultar por el Administrador de empleados en el menú Gestionar opción Contabilidad.

6. Aprovechamiento de excedentes al legalizar las incapacidades

Al finalizar el proceso de legalización de incapacidades, Bitákora gestiona los saldos comparando el ingreso percibido con el monto legalizado. Las diferencias que se generen pueden deberse a las siguientes situaciones:

1. Queda un saldo pendiente por cobrar a la entidad de seguridad social.
2. El pago realizado por la entidad de seguridad social excede el valor por cobrar, generando un excedente.

En ambos casos, Bitákora dejará parte del comprobante de ingreso como pendiente por legalizar en la sección de Gestión de saldos, así:

• Saldo pendiente: lo mostrará en la opción de Incapacidades registradas para que se termine de legalizar o castigar.
• Excedente: aparecerá en la opción de Pendiente por legalizar, con el fin de que se registre el aprovechamiento.

El primer caso fue explicado en el ejemplo de Castigar la cartera de incapacidades en esta misma sección.

El segundo caso, puede presentarse porque cuando se realiza los recobros de incapacidades de los empleados a las entidades de seguridad social (EPS/ARL/AFP), estas reconocen un mayor valor a lo liquidado por concepto del auxilio de incapacidad de la nómina del empleado o porque simplemente queda un saldo que no le corresponde a ningún empleado y se genera este excedente.

El excedente se considera bajo el concepto de aprovechamiento, el cual debe terminarse de legalizar para que no queden saldos de ningún tipo en el proceso de legalización de las incapacidades.

A continuación se mostrará con un ejemplo de excedente.

Ejemplo de registro de aprovechamiento en la legalización de incapacidades

Para explicar el registro de aprovechamiento se presenta el siguiente ejemplo:

• Pago ingresado: la EPS realiza un reconocimiento en el recobro de la incapacidad por valor de COP 712.500.
• Valor incapacidad del empleado: el reconocimiento corresponde al pago que se realizó a un empleado por auxilio de incapacidad por el valor de COP 707.137.
• Diferencia: Al gestionar el saldo, resulta en un excedente así: COP 712.500 menos COP 707.137 = COP 5.363.

La siguiente imagen muestra el registro de legalización de la incapacidad descrita anteriormente.

Al consultar en la sección de Legalizar en el botón de Gestión saldos, dichos excedentes se presentarán en la pestaña Pendientes por legalizar.

Al dar clic sobre el botón Aprovechar ubicado al frente del registro con el saldo pendiente, se mostrará una ventana mostrando el saldo. Registrar una observación y dar clic sobre el botón de Aprovechar para generar el movimiento contable de aprovechamiento.

7. Contabilizar en Sinco ERP

Si se cuenta con la integración contable con Sinco ERP, se podrán transferir los documentos contables de la legalización de incapacidades desde Bitákora hacia Sinco ERP.

Se ingresa por la sección de Contabilizar en Sinco ERP y ubicar las siguientes secciones:

• Incapacidad por cobrar: corresponden a los documentos contables que se generaron en el momento en que se le registra la incapacidad al empleado y la liquidación es cerrada o aprobada.
• Incapacidad legalizada: son los documentos contables que se generaron automáticamente al legalizar las incapacidades.

Si desea obtener más información al respecto, consultar la documentación sobre el ciclo de contabilización de documentos hacia Sinco ERP.