El Home de Bitákora

El Home o página de inicio, es la primera página que descubrirá el usuario cuando ingresa a Bitákora. Desde la página de inicio se ingresa al sitio web de liquidación de nómina, donde encontrará las opciones que le permitirán gestionar y liquidar la nómina de los empleados.

A la página de inicio se puede regresar en cualquier momento y desde cualquier opción, dando clic sobre el logo de ubicado al lado izquierdo del encabezado de Bitákora.

Al adquirir una licencia de Bitákora se podrá acceder a la aplicación, ya sea al ambiente de pruebas o al ambiente de producción.

En la siguiente imagen animada, hacemos una pequeña presentación del nuevo Home de Bitákora.

Al autenticarse se mostrará la página principal de Bitákora, donde se podrá realizar el ciclo de contratación y liquidación de la nómina de los empleados.

El Home de Bitákora está dividido en un encabezado y cinco secciones:

• Encabezado. Facilita regresar al Home, consultar la ayuda en línea, ingresar a las configuraciones de Bitákora, cambiar de empresa y cerrar la sesión.
• Empleados. Ingresar al administrador de empleados (activos y retirados), contratar y liquidar la nómina.
• Procesos de cierre. Aprobar los procesos pendientes, consultar y cerrar la nómina, enviar los volantes al correo de los empleados, pagar en tesorería, generar la PILA y la nómina electrónica.
• Integraciones. Se habilitarán las integraciones disponibles con Sinco ERP, como son: ADPRO y contabilizar con A&F.
• Pie de página. Opciones para configurar los conceptos de nómina, gestionar los accesos a las nóminas y los permisos para configurar los usuarios.
• Panel derecho. Lo componen el banner de noticias, opción de reportes, cargar datos masivos y consultar los procesos periódicos.

A continuación, se describirán cada una de las secciones indicadas anteriormente.

Encabezado de la página principal

Este panel contiene en la parte izquierda el logo de Bitákora y en la parte derecha el nombre de la empresa y el nombre del usuario que ingresó a la aplicación.

En el encabezado de Bitákora, dando clic sobre el ícono que corresponda, se pueden realizar las siguientes acciones:

Ícono	Acción
	Regresar al Home o página principal de Bitákora
	Configurar Bitákora
	Cambiar de empresa
	Cerrar sesión

Regresar al Home de Bitákora

Cuando se está navegando por las diferentes opciones de Bitákora y se desea regresar a la página principal, solo es dar clic sobre el logo de Bitákora que está al lado izquierdo del encabezado.

Configuraciones de Bitákora

Ahora podremos consultar las configuraciones de Bitákora desde el encabezado, con un solo clic sobre el ícono y aparecerá en la parte de derecha el panel de configuraciones.

Las opciones de configuración, están divididas en cuatro grupos así:

Conceptos de nómina

• Crear y configurar conceptos de nómina
• Conceptos por categoría
• Subir cuentas contables

Nóminas

• Crear y gestionar nóminas

Equipo

• Gestionar usuarios
• Gestionar roles
• Gestionar empresas

Configuraciones

• Configuraciones del sistema
• Maestros de configuración

Cambiar de empresa

Si se cuenta con acceso permitido a otra empresa y se desea ingresar, se puede realizar de dos formas:

• Dar clic sobre Cambiar empresa, que se encuentra debajo del logo de la empresa.
• En la parte superior derecha debajo del nombre de la empresa, dar clic sobre Cambiar empresa y aparecerá el formulario para seleccionar la empresa deseada.

Al dar clic sobre Cambiar empresa, se mostrará la ventana para seleccionar la empresa.

Al escoger la empresa y dar clic sobre el botón de Ingresar, será dirigido a la página principal de Bitákora de la empresa seleccionada.

Cerrar sesión

Al dar clic en Cerrar sesión, se finalizará la sesión activa de Bitákora y aparecerá la ventana donde se solicita el correo de ingreso a la aplicación.

Para ingresar nuevamente a Bitákora, será necesario que digite nuevamente el correo para iniciar sesión y se registre la clave temporal de 6 dígitos.

Sección empleados

Encontrará en una sola sección todo lo relacionado con la contratación y la gestión de los empleados, tanto para empleados activos como retirados.

Se podrán ejecutar las siguientes acciones:

• Contratar. Ingresar nuevos empleados uno por uno o de forma masiva con plantillas de Excel.
• Buscar y gestionar los empleados. En combinación con la casilla de activos o retirados, se podrá buscar de la lista o digitar parte del nombre del empleado, para luego consultar, modificar o liquidar la nómina del empleado.

A continuación, se mostrará el detalle de las acciones descritas.

Contratar empleados

Al dar clic sobre el ícono se mostrará al lado derecho el panel de contratar.

Al dar clic sobre el botón Contratar, aparecerá el panel de Contratar, con las siguientes opciones:

• Contratar un empleado. Aquí se comienza la fase de creación de un empleado.
• Contratar varios empleados. Se ingresa a la opción donde se podrán descargar o subir las plantillas en formato Excel, para crear empleados masivamente.

Al dar clic sobre Empezar, aparecerá un listado de todos los contratos que están en registro y pendientes de activar el contrato.

También se mostrará el botón para Crear empleado.

Para más información al respecto, consultar Contratando empleados.

Buscador de empleados activos

Al seleccionar la casilla Activos en la sección de Empleados de la página principal, se podrá buscar y seleccionar el empleado de la lista.

Al seleccionar el empleado activo, aparecerá el Administrador de empleados, donde se podrá consultar y modificar los datos del empleado, así como registrar eventos y generar la liquidación de nómina.

Para más información de como modificar el contrato del empleado, registrar eventos y liquidar el empleado, consultar:

• Modificar el contrato del empleado
• Registrar los eventos que afectan la liquidación del empleado
• Liquidación del periodo

Buscador de empleados retirados

Al seleccionar la casilla Retirados, se podrá buscar o seleccionar el empleado de la lista.

Al seleccionar el empleado retirado, aparecerá el Administrador de empleados, con la información del empleado y el detalle de la liquidación.

De los empleados con retiro aprobado se podrá consultar lo siguiente:

• Detalle de liquidación y provisiones. Consultar el periodo actual y los periodos anteriores.
• Bitácoras. Navegador por la bitácora actual y de las anteriores.
• Eventos. Solo se permite la consulta de los documentos laborales, certificado de ingresos y la nómina electrónica.

Sección Procesos de cierre

En esta sección se encuentra todo lo que tiene relación con el proceso de cierre del periodo de liquidación de la nómina, el posterior pago y la generación de archivos para entidades externas.

Esta sección está dividida en dos partes:

1. Cierre del proceso de liquidación de la nómina (recuadro rojo)
2. Procesos posteriores al cierre de la liquidación (recuadro verde)

En los siguientes sub-capítulos, se explicará cada una de las partes.

Cierre del proceso de liquidación de la nómina

Al seleccionar una nómina, se mostrará el estado del periodo de liquidación de la nómina. Se llega a este paso cuando se cumplió con todo el ciclo de liquidación de nómina.

En el caso de la imagen anterior de consulta de la nómina, se puede observar lo siguiente:

• El periodo actual en liquidación, que corresponde en este caso al mes de junio de 2023 y tiene una periodicidad mensual.
• Tiene aprobaciones pendientes de liquidación de primas. Proceso que debe aprobarse, dando clic sobre Ir a a aprobaciones.

Aquí se podrán ejecutar las siguientes acciones:

• Aprobar los procesos pendientes
• Mostrar alerta de inconsistencias
• Cerrar el periodo de liquidación.
• Enviar volantes de pago. Permite enviar los volantes de pago al correo electrónico registrado del empleado. Se puede seleccionar el periodo actual o los periodos anteriores.

Dar clic sobre los anteriores vínculos, si se desea obtener más información de las acciones indicadas.

Procesos posteriores al cierre de la liquidación

En el panel derecho de la sección de Nóminas, se podrán gestionar los procesos que le siguen al cierre de la liquidación de la nómina, como son:

• Tesorería. Se accede al Administrador de tesorería y se podrán pagar las diferentes liquidaciones de nómina a los empleados, que puede ser por medio físico o por medio magnético.
• PILA. Se mostrará el Administrador de seguridad social, donde se podrán generar las planillas de seguridad social para el cargue a los operadores y generar los comprobantes de egreso.
• Nómina electrónica. Después de cerrar el mes de liquidación, se podrá generar y transmitir el documento de nómina electrónica.

Sección de integraciones

Aquí se encontrarán las integraciones habilitadas para enviar y recibir información de otras aplicaciones.

Si la integración está habilitada, se mostrará esta sección y se podrá dar clic para ingresar a la opción.

Para más información al respecto, consultar Configuraciones para transmitir a Sinco ERP.

Sección de configuraciones

En la parte inferior de la página principal, podremos ingresar a las configuraciones básicas de Bitákora.

Se podrá consultar y configurar lo siguiente:

• Conceptos de nómina. Se ingresará al Administrador de conceptos, donde se podrán crear y configurar los conceptos de nómina.
• Gestionar nóminas. Opción para que los administradores de la nómina, creen nuevas nóminas y habiliten los permisos a las existentes.
• Usuarios y roles. Donde los administradores del sistema, realizarán las configuraciones para el ingreso a Bitákora.

Panel derecho de la página principal de Bitákora

En la parte derecha de la página principal, están las opciones de apoyo a la liquidación de nómina y los procesos que se activan en meses determinados.

En este panel están ubicadas las siguientes opciones:

• Banner de noticias. Bitákora actualizará este banner con noticias relevantes de la liquidación de la nómina.
• Reportes. Se ingresará a la opción de los reportes en Excel, que tiene disponibles Bitákora.
• Cargar masivos. En esta opción se podrán cargar con plantillas, los eventos que se liquidarán en el periodo actual en liquidación del empleado, como por ejemplo las novedades fijas.
• Procesos periódicos. Corresponden a procesos de la liquidación de la nómina, que se pueden consultar y ejecutar, los cuales se activan en meses determinados, como son las primas semestrales y las cesantías anuales.

Banner de noticias

Bitákora cuenta con una sección de noticias, para mantener actualizado a los usuarios de las novedades, como son:

• Mejoras y nuevas funcionalidades de Bitákora y de la aplicación móvil miBitákora.
• Noticias de interés

Si la noticia cuenta con más información, se mostrará Ver más, donde al posicionar el puntero aparecerá la mano y al dar clic se abrirá una nueva ventana con más información sobre el tema.