El perfil del empleado
- 30 Jun 2023
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El perfil del empleado
- Updated on 30 Jun 2023
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El perfil del empleado presenta la información del contrato activo del empleado.
El perfil tiene las siguientes secciones definidas:
Resumen del contrato actual
En esta sección se presenta el nombre completo del empleado, su cargo y área, identificación, fecha de ingreso y correo electrónico. Adicionalmente, podemos ver la foto y código del contrato.
Código del contrato
Es la identificación única que le asigna Bitákora al empleado creado. No tiene significado más allá a un identificador único.
Lo podemos encontrar en la parte de abajo de la foto del empleado. En nuestro caso, como se puede ver en la imagen anterior, se identifica que Cristóbal Colón tiene el código de contrato 1.
💡 El código de contrato NO es un consecutivo
El código es un auto-numérico generado internamente por Bitákora no puede ser entendido como un consecutivo de contratos, ya que puede ser asignados para varias empresas diferentes a la del cliente.
Foto del empleado
La foto del empleado es opcional. En caso que no se le haya cargado una foto al empleado, se mostrará un avatar que lo reemplace.
Cristóbal García Sarmiento no entregó su foto al momento de la contratación. Y solo vemos el avatar con el número del contrato asignado. Si queremos registrar una foto para él debemos hacer clic en al cámara azul que se encuentra en la parte inferior derecha del avatar.
Se abrirá una ventana del explorador de archivos del sistema operativo que tenga en uso (para el caso de la foto es Windows 10 en navegador Chrome) y deberá seleccionar una foto para el empleado.
💡 Fotos sugeridas para empleados
Se aceptan todos los formatos de imagen soportados por los navegadores web. No obstante sugerimos el uso de jpg. Este formato es común y es muy utilizado por las cámaras digitales y de los celulares.
Además, recomendamos que las fotos sean verticales y que tengan bajo peso. Podemos tener como referencia 50 KB y un tamaño de 400 píxeles de ancho aproximadamente.
Estos datos solo son de referencia, pero permiten que las fotos cargadas queden similares a las enviadas, ya que Bitákora realizará ajustes sobre las imágenes para que sean livianas y no estropeen los tiempos de carga de la página.
Información del salario pactado
En el ejemplo de la imagen anterior podemos ver el salario pactado de Cristóbal García Sarmiento quien tiene un salario ordinario de COP 3.000.000. Adicionalmente, se menciona de manera informativa el valor de la hora contratada.
🖊 Valor de la hora
El valor de la hora se calcula dividiendo el salario pactado por 240 horas al mes.
Valor hora = COP 3.000.000 / 240 horas al mes = COP 12.500.
⚠️ Reducción de la jornada máxima legal
Las 240 horas mes, están vigentes hasta el 14 de julio de 2023. A partir del 15 de julio de 2023 aplica lo ordenado por Ley 2101 de 2021.
Para calcular el valor hora, se hará con las horas mensuales que se determinan con la ley mencionada.
Para más información al respecto, consultar Valor hora del contrato del empleado en el caso práctico.
El salario que se muestra representa el salario afectado por el porcentaje de tiempo laborado. Como ejemplo tenemos a Pero Gutiérrez, quien es el Repostero y que viaja en La Santa María. Él tiene un salario pactado de COP 4.500.000, pero fue contratado al 50%, ya que sus funciones solo se desarrollan en la mañana.
En la información del salario del perfil veremos COP 2.250.000, porque se aplicó el porcentaje laborado (50%).
El cálculo del valor de la hora se debe realizar con base en el salario sin afectación del porcentaje prestacional. En este caso es COP 4.500.000 / 240 horas al mes = COP 18.750.
Información de la liquidación actual
Como hemos mencionado en otras ocasiones, Bitákora es un sistema reactivo, el cual está pendiente de todos los eventos que afectan la liquidación del empleado y mantiene la liquidación actualizada.
En el administrador de empleados podemos verificar en todo momento el valor a pagar, el cual se consulta en el recuadro azul de la siguiente imagen y coincide con el total a pagar de la liquidación del periodo actual, la cual está subrayada en rojo.
En esta sección Bitákora muestra un monitor con el estado de salud del proceso de liquidación. El cual es representado por ✅ o ❌ en la parte superior izquierda del recuadro.
El listado que se muestra en la imagen, representa todas las tareas que se ejecutan en segundo plano y muestran su estado. En caso de que haya algún error, se mostrará el proceso que generó la falla y una pequeña descripción del error.
❌ Problemas en la liquidación y el vínculo ACTUALIZAR
Procuramos que Bitákora esté disponible y sin errores. De todas maneras, se pueden encontrar errores no controlados que dejen alguno de los procesos marcados con una X roja.
En otras ocasiones, alguna demora de red o problemas de comunicaciones internos del servidor pueden dejar una liquidación con error. Si es te es el caso, usando el botón Actualizar se podrá intentar nuevamente el proceso y si no es causado por error en el producto, quedará generada la liquidación correctamente.
Actualizar la liquidación
Todos los eventos de registro, ejecutan automáticamente el proceso de liquidación del empleado. Las cargas masivas también generan la liquidación de los empleados afectados. Por lo anterior, en términos generales No se debe utilizar el botón Actualizar.
No obstante, como primera medida en caso de que vean que el estado de la liquidación tiene un indicador de error, no está mal Actualizar la liquidación.
💡 Casos comunes en los que se debe actualizar
- Cuando el estado de la liquidación muestre error: con un solo intento es suficiente, en caso de mantenerse el estado se debe solicitar un soporte.
- Cuando se haya realizado un cambio en las configuraciones: Si un cambio en la configuración puede afectar el proceso de liquidación, se debe actualizar para que tome los nuevos parámetros.
❌ No actualizar en estos casos
- Si acaban de hacer cualquier registro de eventos o novedades: Bitákora automáticamente liquida. Por ejemplo: Novedades, vacaciones, incapacidades, ausentismos, licencias remuneradas, modificaciones de salario, etc.
- Cuando ingresa novedades masivas: Los registros de vacaciones masivas o novedades masivas liquidan a todos los empleados a quienes se les haya cargado registros.
- Cuando se activa un nuevo contrato: Bitákora automáticamente genera la liquidación con la información registrada en el registro del contrato.
- Cuando se registra un retiro de empleado: Bitákora genera la liquidación de retiro, la cual es un caso especial de la liquidación. Cuando se elimina el retiro, tampoco es necesario actualizar.
- Cuando cierra el periodo de pago Bitákora automáticamente abre el nuevo periodo y liquida a todos los empleados de la nómina.
Por actualizar no hay daño o pérdida de información, se les solicita a los usuarios no adoptar la costumbre de hacerlo de manera innecesaria, ya que cada proceso consume recursos del servidor que son compartidos para muchos usuarios.
Informe de bitácoras y liquidación del empleado
Estos dos reportes hablan del estado de la liquidación actual y permiten explorar las liquidaciones pasadas. Los accesos directos se encuentran subrayados en la siguiente imagen.
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