Emisión de Nómina electrónica mediante un proveedor tecnológico
- 18 Jul 2023
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Emisión de Nómina electrónica mediante un proveedor tecnológico
- Updated on 18 Jul 2023
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¿Como emitir nómina electrónica con Bitákora?
La emisión de nómina electrónica es un proceso que la DIAN reguló con la resolución 13 de 2021; la implementación de esta resolución implica que todas las personas naturales que estén vinculadas en una relación laboral o legal y los pensionados reporten mensualmente a esta entidad todos los pagos y descuentos que se le practiquen como colaboradores de una compañía.
Bitákora cuenta con la funcionalidad que permite realizar este proceso de forma masiva y siguiendo los lineamientos que se necesitan para crear estos documentos, para ello, se tomarán como base los pagos y descuentos realizados durante un período mensual determinado. Posteriormente, serán informados al proveedor tecnológico, quien finalmente será el encargado de enviar a la DIAN los documentos de nómina individual o nóminas de ajuste.
En esta sección se detallarán todos los pasos para habilitar a las empresas y poder emitir los documentos de nómina electrónica mediante un proveedor tecnológico, actualmente Bitákora está integrado con Saphety soluciones tecnológicas quién será el encargado de reportar la información ante la DIAN.
¿Como registrar la empresa en la plataforma de Saphety ?
Para iniciar con el proceso de transmisión de documentos de nómina electrónica todas las empresas deben estar registradas en la plataforma del proveedor tecnológico, para ello, dicho proveedor ha suministrado a los usuarios los manuales que permiten realizar el proceso:
1. Manual ingreso a la plataforma Saphety:
2. Manual activación de usuario Saphety:
3. Manual registro de usuario Saphety:
¿Como registrarme en el portal de la Dian para iniciar el proceso de habilitación en Nómina electrónica?
Luego de realizar el registro en la plataforma del proveedor tecnológico, debe continuar el proceso en la plataforma de la DIAN.
El proceso de habilitación consiste en enviar como mínimo, 4 nóminas individuales y 4 nóminas de ajuste, para un total de 8 documentos de prueba, con los que la DIAN verificará que la información enviada cumple con la estructura requerida y especificada en el anexo técnico.
💡 Pasos que se omiten si la empresa ya estaba habilitada con el proveedor.
Si la empresa ya se encontraba habilitada en la DIAN con el proveedor Saphety soluciones tecnológicas omite el paso de habilitación en la DIAN y el de registro en la plataforma de Saphety, continúe con el proceso de Configuración de nómina electrónica en Bitákora. y luego siga los pasos detallados en la sección Proceso en Bitákora para empresas que ya estaban habilitadas con Saphety
Es indispensable que las empresas que no hayan realizado el proceso de habilitación se registren en el Portal de habilitación en la DIAN .
Manual para el proceso de habilitación en la DIAN:
🔥Habilitarse en la DIAN, es obligatorio si el proveedor tecnológico cambia.
El proceso de habilitación debe llevarse a cabo siempre que se cambie de proveedor tecnológico, una empresa puede realizar el proceso de habilitación las veces que sea necesario.
Si la empresa enviaba los documentos de nómina electrónica con un proveedor diferente a Saphety soluciones tecnológicas obligatoriamente tendrá que habilitarse nuevamente.
El proceso de habilitación en la DIAN va en paralelo con la Configuración de nómina electrónica en Bitákora. Asegúrese de verificar que ha realizado todo el proceso y las parametrizaciones necesarias.
Envío de los documentos de prueba para la habilitación desde Bitákora
Luego de haber realizado las configuraciones de nómina electrónica en Bitákora y también en el portal de la DIAN, ya estará listo para enviar los documentos de prueba de habilitación.
Para realizar el proceso, ubique en el panel principal la sección de Procesos de cierre y seleccionar la opción de Nómina electrónica.
Allí encontrará la opción Enviar set de pruebas.
Luego, diligencie el Testsetid, si requiere consultarlo nuevamente, en la parte final del documento Manual para el proceso de habilitación en la Dian puede hacerlo.
Valide el estado de los documentos enviados de las nóminas individuales y continúe con el envío de las nóminas de ajuste, siga el flujo de envío.
💡 El proceso no termina hasta que los 8 documentos se encuentren aceptados.
El proceso completo de habilitación se debe ejecutar en el mismo momento, de inicio a fin, si no se termina deberá iniciar con el flujo de envío nuevamente. No se debe pasar al ambiente de producción si Bitákora no ha notificado que el envío se realizó exitosamente.
Cuando se asegure que el proceso de habilitación fue exitoso continúe con la Sincronización a producción de Bitákora y la DIAN.
Proceso en Bitákora para empresas que ya estaban habilitadas con Saphety
Si la empresa ya se encontraba habilitada en la DIAN con el proveedor, solo deberá ubicar en el Home la sección de Procesos de cierrey seleccionar la opción de Nómina electrónica.
Procesos periódicos y en la pestaña Todos de clic en la opción de Nómina electrónica
- Y con solo seleccionar la opción Ya estamos habilitados podrá realizarse la Generación y transmisión del documento de nómina electrónica.
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