Estructura del liquidador de Bitákora

Bitákora tiene un motor de liquidación muy poderoso y queremos mostrar su estructura con el objetivo de que nuestros usuarios puedan entender cómo se procesan los diferentes registros y así puedan depurar los resultados entregados en las liquidaciones.

Todos los registros de nómina están representados en el tiempo. El tiempo es administrado por el calendario del contrato.

El calendario del contrato es un contenedor de pagos y descuentos, que por su naturaleza temporal representan pagos causados para un día específico. Esas unidades de dinero en el tiempo son representadas por las bitácoras (esta vez sí con 'c', no con 'k') y esta doble estructura de tiempo y dinero es la base del motor de liquidación, de donde se derivó el nombre de nuestra aplicación.

Para representar la causación mensual decidimos hacer una matriz que la llamamos el informe de bitácoras. Donde discriminamos diariamente por cada evento registrado para el empleado, la porción de dinero que ese concepto representa en cada uno de los días del mes. De esta manera una liquidación es la acumulación de ciertos valores causados, en el rango de fechas correspondiente al mes o a una porción de él.

Calendarios del contrato

Los calendarios nacen al momento de activar el empleado, la fecha inicial es la fecha de ingreso y se van proyectando al futuro cercano para darle cabida a las bitácoras de los diferentes ítems de nómina.

Tan pronto se activa el empleado nacen los primeros calendarios, que por defecto se crean hasta la fecha final del mes en el que la nómina del empleado tiene su periodo activo.

Lo más común es que los calendarios se construyan en el futuro de mes en mes, cada vez que se cierre la liquidación del periodo que finalice el mes en curso.

Pero el calendario del contrato es mucho más flexible que los meses de los periodos de liquidación. Los calendarios pueden crecer varios meses al futuro con el fin de representar la causación de eventos que se causan anticipadamente.

Por ejemplo, cuando una mujer recibe su licencia de maternidad, el calendario se proyecta alrededor de 4 meses en el futuro, para dar cabida a todas las bitácoras que se causan en la duración de la licencia. Esto también puede suceder si un empleado solicita un mes de vacaciones o una licencia remunerada de 40 días.

El calendario del contrato obedece principalmente a la jornada laboral registrada para el contrato. La jornada determina cuáles son los días de descanso y hábiles del calendario, así como cuales son los días efectivos del contrato.

Las jornadas laborales que están actualmente disponibles son:

• Lunes a viernes 360 días
• Lunes a sábado 360 días
• Lunes a viernes 365 días
• Lunes a sábado 365 días

Las jornadas laborales de 360 días, se conocen como que tienen calendarios comerciales, en los cuales todos los meses tienen 30 días. Es decir que tienen 12 meses X 30 días al mes = 360 días efectivos.

A su vez las jornadas de 365 días, están tipificadas como calendarios naturales en los que los días efectivos corresponden a los días que dice el calendario. Lo anterior supone que al año hay 365 o 366 días efectivos dependiendo si el año es o no bisiesto.

Los calendarios se pueden ver en el informe de bitácoras del empleado, como la línea de tiempo donde se registra el número del día.

En esta línea, los números de días que están en negrilla corresponden a los días de descanso dependiendo de la jornada laboral, lo cual incluye los días festivos del mes.

También se mostrará si ese día en específico está afectado por un evento que deba ser único, como las vacaciones, incapacidades, licencias remuneradas o ausentismos. Estos eventos se distinguen por una marca en el día con los siguientes colores:

• El 5 del mes tuvo un ausentismo (roja).
• El 12 una licencia remunerada (púrpura).
• Del 13 al 15 una incapacidad (verde).
• El 19 un día de vacaciones (amarillo).
• Como es una jornada de lunes a viernes, los días en negrilla representan los sábados domingos y festivos. Esta línea de calendario representa enero de 2021. Donde el 1 y el 11 de enero fueron festivos.

Bitácoras de pago y descuento

Como se mencionó en la introducción de esta sección. Las bitácoras son la representación del dinero en el tiempo. Solo pueden existir las bitácoras donde el calendario exista previamente.

Los registros de eventos de nómina se convierten en bitácoras diarias, las cuales usualmente se prorratean en el transcurso del periodo o del mes.

Precisión decimal de las bitácoras diarias

Manejamos hasta 10 decimales de detalle para cada uno de los valores diarios. Por ejemplo: un empleado que tenga un salario básico de COP 1.000.000, se convertirán en 30 bitácoras de 33.333,3333333333.

Si multiplicamos de vuelta al momento de la acumulación 33.333,3333333333 X 30 días, la calculadora entregará un resultado de COP 999.999,9999999999. No hay de qué alarmarse por esta pérdida extrema de precisión, ya que al momento de acumularse las bitácoras, se aplica la regla del redondeo dependiendo de la moneda (COP al peso más cercano) y esto hará que los 0,9999999999 se redondeen al peso que nos hacía falta.

De todas maneras, se debe tener en cuenta que al hacer las acumulaciones, nos podría quedar uno que otro peso volando, pero ese peso corresponde a la acumulación por eventos registrados.

Por ejemplo, si el mismo empleado toma en el mes 2 días de vacaciones y tiene una licencia remunerada por otros dos días, cada grupo de bitácoras de cada uno de los eventos tendrá su propia aproximación.

Los valores liquidados son las acumulaciones de las causaciones diarias de cada evento:

• Vacaciones: COP 33.333,3333333333 X 2 días = COP 66.666,6666666666 = COP 66.667
• Licencia: COP 33.333,3333333333 X 2 días = COP 66.666,6666666666 = COP 66.667
• Salario básico: COP 33.333,3333333333 X 26 días = COP 866.666,6666666666 = COP 866.667

Si sumamos los tres conceptos el valor devengado es de COP 1.000.001. Ese peso extra, se debe a la aproximación por acumulaciones de cada una de las bases y está correcto.

El informe de bitácoras

En la explicación previa de la precisión decimal de las bitácoras y las reglas de acumulación para la liquidación, ya tuvimos una pequeña vista del informe de bitácoras, pero esta matriz nos da mucho más información de la que vimos en ese ejemplo. En esta sección brindaremos un análisis detallado de cómo aprovechar este informe para hacer los análisis de liquidación.

Los ejemplos que vamos a presentar se harán sobre causaciones de empleados que pertenecen a nóminas quincenales, en este caso, es más evidente la diferenciación entre la causación y la liquidación.

Bitácoras causadas Vs liquidadas Vs pagadas

Causación de bitácoras

La causación de las bitácoras es el reconocimiento diario de los valores generados por cada uno de los conceptos de nómina, tanto de pagos, como de descuentos.

Liquidación de bitácoras

Las bitácoras que están liquidadas, son las bitácoras previamente causadas que deban ser pagadas en el periodo actual. La acumulación de la bitácoras liquidadas se convierten en la liquidación del empleado para el periodo y se verán representadas en el volante de liquidación.

La periodicidad de pago es una propiedad de ciertos eventos que dictan la regla de liquidación de las bitácoras. Esto es relevante más que todo en las nóminas quincenales.

Los procesos que tienen asignaciones de periodicidad de pago son:

• Salario básico: se determina la periodicidad de pago en la ficha creación del contrato y se puede cambiar en la opción de modificación de salario.
• Subsidio de transporte: se determina la periodicidad de pago en la ficha de creación del contrato y se puede modificar en la opción del resumen del contrato.
• Retención en la fuente: se determina la periodicidad de pago en la ficha de creación del contrato y se puede modificar en la opción de configuración de retención en la fuente del contrato (solo se puede en todos los periodos o periodo de cierre).
• Aportes del cotizante a la seguridad social: se determina la periodicidad de pago en la ficha de creación del contrato y se puede modificar en la opción de configuración de fondos de seguridad social (solo se puede en todos los periodos o periodo de cierre).
• Conceptos fijos: Los pagos y descuentos fijos se pueden configurar para que sean pagados en la primera quincena, en la quincena de cierre o proporcional en cada quincena.

Las periodicidades acumulan de la siguiente manera:

• Todos los periodos: Se liquidan solamente las bitácoras de la quincena actual.
• Primer periodo: Si estamos en la primera quincena, se liquidan las bitácoras causadas de todo el mes.
• Periodo de cierre: En la primera quincena no se liquida ninguna bitácora, en la segunda quincena se liquidan las bitácoras causadas de todo el mes.

Pago de bitácoras

Cuando el periodo de liquidación se cierra, las bitácoras liquidadas en ese periodo quedan marcadas como pagadas y son selladas para cualquier evento futuro. Una bitácora pagada no puede ser eliminada ni modificada.

Interpretación del informe de bitácoras del mes

Como describimos anteriormente, el informe de bitácoras es un instrumento de visualización y entendimiento de lo que está sucediendo en el proceso de causación y liquidación.

Vamos a plantear un ejemplo con una liquidación que tiene diferentes casos. Las condiciones del contrato son:

• La jornada laboral de Lunes a viernes 360 días.
• El salario básico (P01) y el subsidio de transporte (P05) se paga en todos los periodos.
• El Beneficio temporal de movilidad (P17) se paga en el primer periodo y está configurado para reconocerse solamente en los días hábiles.
• El beneficio temporal de alimentación (P607) se paga en el periodo de cierre.
• El descuento de salud (D01) se configuró para que se pagara en el periodo de cierre (Esto no es un comportamiento común, pero Bitákora permite configurarlo de esta manera.)
• El descuento de pensión (D02) se descuenta en todos los periodos

Para la primera quincena el resultado es el siguiente:

Bitácoras causadas

El cruce del concepto contra los días en los que hay un color (diferente de gris). Son los registros de causación. Para sección representa una bitácora, que carga el valor diario causado.

Se puede ver que ningún día 31 tiene causaciones registradas, lo anterior es el resultado que la jornada laboral del empleado haya sido de días comerciales (todos los meses de 30 días).

En el concepto beneficio temporal de movilidad (P17) también se puede evidenciar que hay unos días no causados (subrayados con color fucsia). Estos días no se causaron porque la proporcionalidad fue determinada solo para los días hábiles, lo que generó que debido a que la jornada es de lunes a viernes, los sábados, domingos y festivos de julio de 2021 no generen bitácoras, causando un total de 20 días al mes.

Los descuentos de salud y pensión solo se causaron por el periodo, no por el mes, lo anterior es porque al empleado solo se le causarán estos conceptos proporcionales a los días liquidados. Por eso las segundas quincenas no tienen causación en este periodo.

Las diferentes proporcionalidades se explican a profundidad en [conceptos fijos]

Bitácoras liquidadas

Las bitácoras liquidadas son las que están marcadas en color oscuro y muestran las bitácoras que se acumularán para pagar en el periodo de liquidación actual (primera quincena de julio 2021).

Estas bitácoras obedecen a las reglas de periodo de pago explicada anteriormente.

En la imagen se puede ver que del 1 al 15 están liquidadas las bitácoras de salario y subsidio de transporte, mientras que las bitácoras del 16 al 30 no están liquidadas.

Así mismo todas las bitácoras del mes para el Beneficio temporal de movilidad están liquidadas, ya que su periodicidad de pago es la primera quincena, mientras que ninguna del Beneficio temporal de alimentación está liquidada, porque tiene periodicidad de pago en el periodo de cierre.

Haciendo uso de la pestaña Visualizar bitácora por PERIODO se pueden ver solamente las bitácoras liquidadas en el periodo y se omiten las causaciones del resto del mes para ayudar a la revisión del pago.

El descuento de pensión de la primera quincena fue liquidado (todos los periodos), mientras que el descuento de salud no lo fue, porque se paga solo en los periodos de cierre.

Estas bitácoras y los totales en días y en dinero representadas en la imagen, coinciden con la liquidación de la primera quincena.

Bitácoras pagadas

Después de hacer el cierre del periodo, se habilitan los procesos de pago de la primera quincena y se liquida la segunda quincena de julio.

El panorama del informe de bitácoras cambia en la liquidación de esta quincena.

Las bitácoras de la primera quincena ahora se muestran con la marca ✔️. Esto indica que esas bitácoras ya fueron pagadas.

Las bitácoras que se liquidan en la segunda quincena, el cual es el conjunto de bitácoras causadas restantes de la primera quincena y las generadas en la segunda quincena para los descuentos de salud y pensión, ahora son la que están liquidadas.

En esta quincena, todas las bitácoras causadas están pagadas o liquidadas. Si verificamos las bitácoras liquidadas en la segunda quincena veremos: