Modificar la información personal del empleado

Para modificar la información del empleado, se ingresa por el Administrador de empleados, dando clic sobre el lápiz al frente del nombre del empleado.

Bitákora permite modificar la siguiente información personal del empleado:

• Cambiar la identificación del empleado
• Cambiar el correo del empleado
• Invitar a descargar la App miBitákora
• Actualizar los datos personales del empleado
• Crear o actualizar los datos de los familiares del empleado
• Modificar la información de los campos adicionales configurables

A continuación se explicarán cada una de las opciones.

Cambiar la identificación del empleado

Se puede modificar el número de identificación del empleado en cualquier momento del mes.

Estos son algunos casos en los que el empleado cambia de tipo y documento de identificación:

• Cuando cumple la edad que lo obliga a cambiar de documento de identidad (Tarjeta de identidad por cédula de ciudadanía).
• Extranjeros por pérdida de vigencia o una nueva vigencia del documento de identificación.

Una vez se ingresa a la información del empleado, Bitákora muestra la información personal la cual puede ser editada.

Al dar clic sobre Cambiar identificación se muestra el formulario para registrar la modificación de la identificación del empleado.

Al modificar el tipo, el número de identificación y dar clic sobre el ícono Guardar, Bitákora solicitará confirmación para guardar el cambio y advertirá que los procesos de liquidación quedarán asociados al nuevo documento de identidad.

Cambiar el correo del empleado

Para modificar el correo del empleado se debe ingresar por la opción de Cambiar correo en la sección de la Información personal del empleado.

Invitar a descargar miBitákora

Con esta opción el administrador de nómina puede enviar un correo al empleado invitándolo a descargar la App miBitákora y así el empleado esté informado de sus pagos y de sus solicitudes.

Para enviar la invitación a los correos electrónicos de todos los empleados actuales, se debe dar clic sobre el ícono Enviar invitación en la sección de Configuraciones del sistema opción App miBitákora.

Para obtener más información de lo que el empleado puede hacer en el portal, consultar Portal de empleados miBitákora.

Actualizar los datos personales del empleado

Una vez se ingresa al Perfil del empleado, se da clic nuevamente en el lápiz que se encuentra al lado derecho del nombre del empleado en la sección Información personal.

Al ingresar al formulario de edición de la información personal del empleado, se puede modificar:

• Nombres y apellidos del empleado
• Fecha de nacimiento del empleado
• Fecha y lugar de expedición del documento de identidad
• Género del empleado

En la parte baja del mismo formulario de información personal se puede modificar:

• El número del celular y teléfono fijo del empleado
• Estado civil
• La dirección, ciudad y país de residencia

Cuando se registren los datos a modificar dar clic sobre el botón Guardar datos.

Para más información de los datos personales del empleado consultar Información personal en la sección Contratando empleados.

Crear o actualizar los datos de los familiares del empleado

Por el Perfil del empleado se ingresa a la ficha de familiares, donde se pueden crear o editar los familiares del empleado.

Para más información de como crear o editar los familiares del empleado, consultar Registro de familiares en la opción de Administradoras de fondos, donde se podrán registrar como beneficiarios para el pago de UPC adicional.

Modificar la información de los campos adicionales configurables

Por el Perfil del empleado se ingresa a la información del empleado, donde se podrá editar o eliminar la información adicional registrada del empleado.

Si fueron previamente creados campos adicionales para registrar otro tipo de información, estos se mostrarán en la parte inferior de la ficha del empleado y podrán ser modificados o eliminados.

Para editar la información registrada del empleado en cada uno de los campos, se debe utilizar el para editar o el ícono para eliminar la información registrada en el campo del empleado.

Editar la información del campo adicional del empleado

Al dar clic sobre el ícono de edición se permitirá modificar la información que contiene el campo de información adicional.

Eliminar la información del campo adicional del empleado

Al dar clic sobre el ícono de eliminar se eliminará la información del campo inmediatamente.

Para consultar más información al respecto, consultar:

• Información adicional configurable, campos que se muestran para ser diligenciados en la última fase del proceso de registro de un empleado.
• Maestro de información adicional del empleado en la sección de contratando empleados, donde se explica como crear y configurar los campos adicionales.