Enero
- 11 May 2023
- 13 Minutes to read
- Contributors
- Print
- DarkLight
Enero
- Updated on 11 May 2023
- 13 Minutes to read
- Contributors
- Print
- DarkLight
Article summary
Did you find this summary helpful?
Thank you for your feedback
💲Pago del fin de semana en el retiro definitivo
Para los empleados que trabajan toda la semana pactada y presentan novedad de retiro, se generará el pago de manera automática del fin de semana, que podrá estar compuesto por los días sábado y domingo cuando la jornada laboral sea de lunes a viernes o solo el domingo cuando la jornada laboral sea de lunes a sábado.
Este valor será incluido en la liquidación con el ítem SAL9-"Pago fin de semana por retiro".
Este será un concepto generado por el sistema y quedará configurado automáticamente para que no afecte el cálculo de las prestaciones sociales ni las vacaciones, por el contrario sí hará base para la seguridad social - PILA y en el certificado de ingresos y retenciones estará agrupado en el reglón 36.
💡Datos contables de ese concepto no vendrán configurados
Las cuentas contables de cada plan de cuenta deben ser configurados por el usuario de nómina, no vendrá asignado ningún tipo de dato en este proceso.
Para activar esta funcionalidad se debe ubicar en el panel principal e ingresar a la opción "Configuraciones del sistema", en la parte final de la pantalla encontrará la sección “Terminación contrato” para marcar el check y guardar los cambios:
🔀Homologación bancaria para el tipo de documento Permiso Temporal
Habilitamos un nuevo campo en la configuración de la forma de pago de los empleados, desde allí se podrá asignar el tipo y número de documento con el que se necesita generar el medio de pago en tesorería.
Esto teniendo en cuenta que este tipo de documento, Permiso temporal de permanencia, aún no ha sido creado en las entidades bancarias, y actualmente para estos empleados las cuentas están asociadas a otros tipos y números de documentos.
En la ficha del empleado en la edición de datos ingrese a la sección formas de pago y seleccione el ícono de edición:
Luego marque el check para indicar que el empleado abrió la cuenta bancaria con un documento diferente y diligencie los datos:
De esta manera el archivo de pago será generado con esta información y podrá realizar el proceso en la entidad bancaria sin inconveniente.
Conozca más sobre este tipo de documento en Bitákora en Permiso temporal de permanencia
🛎️Este manejo no es exclusivo para los Permisos Temorales de Permanencia
Este manejo ayudará también a cubrir los casos en los que el documento de identidad en la apertura de la cuenta bancaria sea diferente a la identificación del contrato de trabajo. Así que podria aplicarse para otros casos, aunque el más común es el Permiso Temporal
🏥 Cambios de fondos de seguridad social en periodo cerrado
Se podrán efectuar los cambios de fondos de seguridad social para salud y pensión después del cierre de la nómina, con el fin de que los fondos queden actualizados de acuerdo a lo reportado por las validaciones del archivo plano de PILA.
Dicho cambio quedará reflejado en la PILA del mes actual, y se deberán hacer los cambios posteriormente en la ficha del empleado en la opción de administradoras de fondos / cambiar administradoras de fondos.
Los cambios deberán realizarse directamente en la página de generación de PILA en la consulta individual del empleado según los pasos resaltados en la imágenes:
💡¿Cómo afectará este cambio en los documentos contables?
• Se actualizará el NIT del tercero en el Comprobante de egreso - CE de la PILA desde el mes del cambio.
• Para ajustar los movimientos de la Nomina por pagar - NP y la Provisión mensual - PM al NIT del nuevo tercero en el periodo del cambio, estos documentos no deberán estar contabilizados, de lo contario, el cambio deberá realizarse de manera manual en el módulo de contabilidad.
🚫 Restricción para el registro de novedades en aprendices del SENA y practicantes Universitarios
Pensando en disminuir los errores de las empresas en el reporte de seguridad social de los practicantes universitarios y aprendices, ahora Bitákora contará con más restricciones en las opciones de registro de novedades individuales para: vacaciones, ausencias remuneradas y no remuneradas, teniendo en cuenta que este tipo de novedades no están permitidas para estos cotizantes.
Cuando intente registrar alguna novedad aparecerá la siguiente alerta:
La resolución 2388 de 2016 establece en la tabla 146 las reglas de validación de los tipos de cotizantes VS el tipo de novedad que pueden presentar así:
✅ Ajuste en el reporte del IBC para parafiscales
Mejoramos nuestro proceso de PILA, por eso en el campo de IBC para otros parafiscales, cuando los empleados presenten novedades de incapacidad, licencias de maternidad o Ausencias y no haya aporte a SENA, ICBF y CCF no se reportará IBC.
Esta situación, aunque no restringía la validación del archivo plano, hacia que se generará una alerta de manera informativa como posible corrección en algunos operadores de pago de seguridad social.
Al generar el archivo plano se podrá observar el campo en cero.
⚠️ Alerta en terminación de préstamos
En el momento de terminar un préstamo a un empleado, en Bitákora se debe conciliar el saldo o valor a descontar al empleado, por eso creamos una alerta de confirmación que permite tener mayor trazabilidad y claridad al momento de efectuar el proceso.
En la opción Gestionar de la ficha del empleado, se busca la opción de préstamos y se podrán visualizar los préstamos activos del empleado que permitirán terminarlos así:
Cuando haga clic en “Terminar préstamo” se habilitará el campo para diligenciar el valor a descontar en la nómina, luego se habilitará el botón de Aceptar:
Luego aparecerá la nueva alerta, allí podrá leer con detenimiento las indicaciones y confirmar los valores a descontar en nómina y el valor del saldo que pueda quedar pendiente por descontar así:
Una vez Acepte se generará un mensaje confirmatorio:
Finalmente, deberá hacer la aprobación de la terminación del prestamos en la opción del cierre de la nómina, allí aparecerán las aprobaciones pendientes:
De clic en “Ir a aprobaciones” y efectúe el proceso:
🔥Este es un procesos sin reversión
En la opción del cierre de nómina se podrá aprobar o rechazar la terminación del préstamo, una vez efectuada la aprobación NO se podrá reversar el proceso, por lo cual recomendamos validarlo con detenimiento antes de aprobarlo.
📑 Nuevas variables de promedios para la creación de documentos
Ahora contarás con nuevas variables que permitirán configurar los conceptos de horas extras, comisiones y bonificaciones salariales para que se calculen automáticamente los promedios con intervalos de tiempo de 3, 6 y 12 meses, así podrás generar las certificaciones labores con estos valores en un solo clic.
Para esto, siga estos pasos:
En el panel principal ubica la opción para la Configuración de ítems, luego ingresa a la agrupación de ítems, en la parte final encontrará las agrupaciones disponibles para configurar los conceptos que se deben tener en cuenta para efectuar el promedio:
Al dar clic sobre cada subcategoría de promedios podrá adicionar o modificar los conceptos configurados.
Una vez configurados los conceptos, tendrá que configurar en los formatos las variables en los formatos que haya diseñado en el panel principal ubique la opción Maestros de configuración y allí la sección para el Configurador de documentos:
luego de clic en Crear nuevo documento para conocer las variables disponibles que puede utilizar en el formato:
Listado con las variables disponibles:
| Nombre de la variable | Especificación |
|---|---|
| Empleado_TotalPromedioHorasExtras3Meses | Se validan los últimos tres meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioComisiones3Meses | Se validan los últimos tres meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioBonificaciones3Meses | Se validan los últimos tres meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioHorasExtras6Meses | Se validan los últimos seis meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioComisiones6Meses | Se validan los últimos seis meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioBonificaciones6Meses | Se validan los últimos seis meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioHorasExtras12Meses | Se validan los últimos doce meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioComisiones12Meses | Se validan los últimos doce meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
| Empleado_TotalPromedioBonificaciones12Meses | Se validan los últimos doce meses en relación con los periodos de nómina cerrados. |
Tipos de variables
Al copiar la variable por defecto llevará el valor en números enteros en el formato, si selecciona el formato en letras se traducirá automáticamente dicho valor en el certificado
Si desea conocer más sobre el proceso de configuración de documentos en Bitákora revise con más detalle en siguiente articulo: Configurador de documentos
➕Variables adicionales para formatos
Así mismo, creamos nuevas variables, las cuales están disponibles para que personalice en detalle los documentos de sus empleados:
En la misma opción anterior, se observarán las nuevas variables así:
| Nombre de la variable | Especificación |
|---|---|
| Empleado_FechaVencimientoContrato | Fecha de vencimiento del contrato a término fijo en formato de fecha corto o en letras. |
| Empleado_FechaRetiro | Fecha de retiro del empleado en formato de fecha corto o en letras. |
| Empleado_PagosFijosFueraDeNomina | Pagos fijos fuera de nómina que tenga el empleado configurados, y éstos no se sumarán dentro del total de pagos fijos. |
| Empleado_CentrosDeCosto | Distribución actual de centros de costos para el empleado. |
| Empleado_PorcentajeTiempoLaborado | Porcentaje de tiempo laborado configurado para el empleado. |
| Empleado_Administradora | Nombres de los fondos de prestaciones sociales y seguridad social, en los cuales se encuentre afiliado el empleado. |
| Empleado_Codigo | Número de contrato asignado al empleado al momento de su ingreso en Bitákora. |
| Empresa_NIT | Dígito de verificación del NIT de la empresa. |
🗓️ Revisión de los valores de provisiones para la Nómina Electrónica - 2023
Como lo hemos venido mencionando desde el mes de Enero/2023, nos alineamos a los conceptos e interpretaciones emitidos por la DIAN. Por ello ahora se reportarán las provisiones de vacaciones y prestaciones sociales, Cesantías, intereses sobre cesantías y prima, en la nómina electrónica de manera mensual.
Aprovechamos este espacio para recordar como revisar los valores a reportar en este proceso.
Las provisiones que se reportarán en nómina electrónica, serán las que se generan en el documento Provisión Mensual - PM con el cierre de nómina, estos valores se pueden conocer antes del cierre de la segunda quincena, en nóminas quincenales, y para las mensuales sin restricción alguna.
Si la forma de provisionar en la empresa es Clásica se toma la base y se multiplica por el porcentaje respectivo, y el valor calculado será el que se verá reflejado en el documento de la nómina electrónica del empleado.
⚡Posibles diferencias con la forma de provisión clásica
Con esta forma de provisionar, se podrán presentar variaciones con los valores reales que se pagan al empleado en cada prestación, teniendo en cuenta que no se recalcula cada mes, sino que sólo se aplica un porcentaje fijo a la base mensual.
Si la forma de provisionar de la empresa es Consolidada, se recalcula el valor cada mes en relación con los saldos iniciales y los pagos del periodo, por lo cual el valor a reportar es exacto y no se deberán efectuar ajustes en el mes de diciembre:
🛎️Aclaraciones
• Los valores que se paguen por prestaciones sociales como intereses de cesantías en enero, avances de cesantías, pago de la prima en junio y diciembre, y en los retiros, NO se tendrán en cuenta para el reporte de nómina electrónica, puesto que, estos valores quedarían duplicados al reportar la provisión mensual y pago al empleado.
• No será necesario comparar los valores pagados en nómina VS nómina electrónica, porque a partir de ahora se deben analizar en relación con pagos diferentes a prestaciones sociales y vacaciones e incluir las provisiones para hallar el valor a reportar.
• Si la provisión es clásica se deberá tener en cuenta que se presentarán diferencias en el mes de diciembre
Los reportes que se deben utilizar para revisar los saldos de la provisión, cuando la empresa tiene forma de provisión "Consolidada" son:
1. Consolidado de vacaciones: Validar la hoja de provisión consolidada y en ésta la columna de “provisión”.
2. Consolidado de cesantías: En este consolidado se validan tanto las cesantías como los intereses de cesantías, revisar la hoja de provisión consolidada y en ésta la columna de “provisión”.
3. Consolidado de primas: Validar la hoja de provisión consolidada y en ésta la columna de “provisión”.
Si la empresa tiene forma de provisión "Clásica" únicamente debe consultar el reporte de provisiones de prestaciones sociales:
📊 Nueva versión para el reporte de Documentos contables
Realizamos una optimización en los tiempos de respuesta sobre el informe de “Documentos contables”.
Desde ahora dicha información se generará utilizando los servicios de Excel para agilizar la consulta a nivel de base de datos, lo que permitirá tener la aplicación más eficiente y con mayor capacidad de memoria y respuesta a los comandos efectuados por aplicación en la generación de los reportes.
Ingrese a la sección de Reportes:
En el proceso de “Contabilidad”, encontrará el nuevo reporte con el nombre de “Documentos contables v2” de clic en Descargar.
Luego, seleccione el rango de fechas y los filtros que desee para descargar el reporte:
Cuando abra el libro de Excel deberá confirmar en “Habilitar contenido”
Luego, en la ventana emergente Niveles de privacidad, seleccione de la lista desplegable la opción "público" y de clic en "Guardar", espere unos segundos a que se genere la consulta desde el Excel y muestre los datos en la tabla principal:
De esta manera el informe se genera correctamente mostrando la información requerida:
Para las demás hojas del libro que se encuentran personalizadas con tabla dinámica, se deberá actualizar la información:
Luego de actualizar la tabla dinámica se mostrará la información así:
📚 Importador de cuentas contables
Ahora podrá realizar la configuración de las cuentas contables para los conceptos de nómina de forma masiva, con esto se agiliza y optimiza este proceso.
En el panel principal ingrese a la configuración de ítems, luego ingrese a la sección de la configuración contable, encontrará la opción de importar para descargar la plantilla en Excel:
Al dar clic sobre esta opción de importar se desplegarán las siguientes opciones:
Descargar la plantilla: En esta opción se podrá descargar la plantilla en Excel para ser diligenciada.
Subir archivo: Permitirá subir el archivo en Excel para ser validado e importado con éxito.
Ver histórico de importaciones: Permitirá conocer el historial de los archivos importados, con el detalle de los registros exitosos y los errores.
💡Recomendaciones para diligenciar la plantilla
• En los campos donde se solite ID, a través del comando CTRL+M, se conocerán los valores aceptados para ser digitados o seleccionados.
• Las columnas sombreadas no se deben diligenciar.
• La cuenta contable debe estar creada, y se debe digitar en el campo respectivo de la plantilla.
• Esta plantilla es de inserción y reemplazo, por lo cual NO se podrá eliminar la información registrada, solo se podrá reemplazar.
🔥Las modificaciones, no actualizan la liquidación del empleado
Cuando se modifica la cuenta contable NO se actualiza la nómina automáticamente, por lo tanto se debe actualizar la liquidación de forma manual o volver a registrar la novedad del concepto editado para que se tomen los cambios de cuenta en los Documentos contables (NP,CP,PM,CE)..
💵 Nuevos medios magnéticos para pagos de nómina
Ampliamos las funcionalidades que tiene Bitákora en el proceso de generación de medios magnéticos para el pago de nómina de los empleados, por ello creamos los medios para el pago de nómina en los bancos Sudameris y BBVA, esta actualización permite que las empresas que realizan los pagos de nómina desde el banco Sudameris y BBVA, puedan realizarlos sin inconvenientes con la implementación de estas nuevas estructuras.
Solo deberás crear la cuenta en maestros de configuración en cuentas bancarias, para poder seleccionarla en las opciones de tesorería.
Was this article helpful?
