Generación del informe para la presentación de información en el proceso de fiscalización
- 24 Jul 2023
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Generación del informe para la presentación de información en el proceso de fiscalización
- Updated on 24 Jul 2023
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Los procesos fiscalización por parte de la UGPP, se adelantan con el fin principal de asegurar la correcta liquidación de aportes a seguridad social y parafiscales, para ello esta entidad solicita a los empleadores la relación de la información consolidada de un determinado periodo.
Cuando se recibe esta solicitud de información, la empresa deberá entregar la información en los formatos habilitados por la UGPP y los cuales se encuentran detallados en la resolución 858 del 28 de septiembre 2021.
Formato de pagos a trabajadores y asociados
Uno de los formatos que deben entregar los empleadores ante un requerimiento de información por parte de la UGPP, es el informe de pagos a trabajadores y asociados, en este formato se deben relacionar las nóminas de los empleados, ya sea por salarios o compensaciones respectivamente.
⭐Somos un software avalado
Bitákora cuenta con el aval otorgado por parte de la UGPP a las casas de software, el cual certifica que se podrá descargar esta información en el formato habilitado a través del sistema DATA-Q y que asegura que se respete la estructura definida.
Estructura de datos para el formato de nómina por salarios
Este informe deberá ser entregado en formato Excel y estará seccionado en tres (3) hojas de cálculo que detallarán la información de la siguiente manera:
| Código y nombre del formulario | Características |
|---|---|
| 7001- Aportante | Datos generales de la empresa que presenta la información: NIT, razón social naturaleza jurídica, tipo de aportante. |
| 7002- Nómina | Detalle por trabajador activo o retirado, se incluyen los valores de todos los pagos salariales y no salariales efectuados durante el periodo, así mismo se relacionan las novedades ocurridas en tiempo, se deben incluir los conceptos devengados por practicantes y aprendices sin excepción. |
| 7003 - Concepto pago aportante | Datos contables y nombres de los conceptos reportados en el formato de nómina, se deben clasificar los conceptos según los tipos de pago indicados por la UGPP y la subcategoría de los pagos no salariales |
Consulte el instructivo habilitado por la UGPP para conocer el detalle del formato:
Naturaleza de pagos para el informe
La UGPP clasifica los conceptos relacionados en el formato de nómina así:
| Naturaleza de pago | Descripción |
|---|---|
| Pagos salariales | Pagos recibidos por el trabajador en el mes que son tenidos en cuenta dentro del Ingreso Base de Cotización -IBC- para la liquidación de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social. |
| Pagos no salariales | Pagos recibidos por el trabajador en el mes que NO son tenidos en cuenta dentro del Ingreso Base de Cotización -IBC- para la liquidación de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social. |
| Compensaciones ordinarias | Compensaciones recibidas por el asociado en el mes que son tenidos en cuenta dentro del Ingreso Base de Cotización -IBC para la liquidación de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social. |
| Compensaciones extraordinarias | Compensaciones recibidas por el asociado en el mes que NO son tenidos en cuenta dentro del Ingreso Base de Cotización -IBC para la liquidación de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social. |
| Pagos que no son compensación | Todos los pagos realizados al asociado en el mes, diferentes a las Compensaciones ordinarias y extraordinarias. |
| Beneficios adicionales al trabajador | Beneficios adicionales recibidos por el trabajador en el mes, que son pagados por el empleador directamente a alguna entidad, tales como: telefonía móvil, cuotas por adquisición de vehículo, pagos a establecimientos educativos por concepto de matrículas y/o pensiones, plan complementario de salud, medicina prepagada y/o servicios domiciliarios de salud, ahorro, fomento y construcción AFC, pólizas de seguros, bonos de alimentación, gasolina y/o vestuario, bonos de regalo, capacitaciones, pensiones voluntarias, alquiler o arrendamiento de vivienda, entre otros. |
| Incapacidades | Pagos de licencias de maternidad o paternidad e incapacidades recibidas efectivamente por el trabajador o asociado en el mes. |
| Permiso o licencia remunerada | Pagos realizados durante los días de permiso o licencia remunerada, otorgados al trabajador durante el mes. |
| Vacaciones | Vacaciones pagadas efectivamente al trabajador en el mes. Incluye las vacaciones disfrutadas en tiempo, independientemente de la fecha de su disfrute, las pagadas en dinero y las pagadas por terminación de contrato. |
| Descanso anual | Descanso anual compensado en tiempo pagado efectivamente al asociado en el mes. |
| Estudiantes o aprendices | Pagos derivados de contratos de aprendizaje. |
Cuando los pagos que se relacionen sean NO salariales, adicionalmente se deben clasificar en otra subcategoría indicando el tipo de pago no salarial, actualmente existen estos tipos:
| Naturaleza de pago | Tipo de pago NO salarial |
|---|---|
| No salarial | Mera liberalidad |
| No salarial | Pacto colectivo |
| No salarial | Contratos |
| No salarial | Otrosí |
Configuración de datos para el informe en Bitákora
Para iniciar con la descarga de información desde Bitákora, previamente será necesario que verifique los conceptos asociados en la agrupación de conceptos habilitada para la UGPP de nombre Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP.
Los conceptos predeterminados por Bitákora se encontrarán agrupados automáticamente de la siguiente manera:
| Agrupación en Bitákora | Conceptos asociados de forma automática |
|---|---|
| Pagos salariales | (SAL1) Salario básico, (SAL4)Salario básico retroactivo, (SAL2)Salario Integral y (SAL5)Salario integral retroactivo. |
| Pagos no salariales- contratos | (TRA1) Subsidio de transporte. |
| Incapacidades | (INC1) Incapacidad Empresa, (INC2)Incapacidad EPS Entidad, (INC3)Incapacidad ARL Empleador, (INC4)Incapacidad ARL Entidad, (INC7)Incapacidad Ajuste Prestacional Entidad, y (INC6) Incapacidad Ajuste Prestacional Empresa. |
| Licencia remunerada | (LIC1) Licencia remunerada |
| Vacaciones | (VAC1) Vacaciones Días Hábiles, (VAC2) Vacaciones Días Festivos y (VAC4)Compensación febrero 30 días |
| Vacaciones en dinero y/o terminación de contrato | (VAC3) Vacaciones En Dinero |
| Conceptos a excluir | (CES1) Cesantías, (CES3) Cesantías Año Anterior, (IND1)Indemnización, (CES2)Intereses a las Cesantías, (CES4)Intereses a las Cesantías Año Anterior y (PRI1)Prima Legal |
| Estudiantes o Aprendices | (SAL3) Apoyo económico, (SAL6) Apoyo Económico Retroactivo |
Los conceptos adicionales deberán agruparse, si lo considera necesario, remítase a la sección Naturaleza de pago para el informe. Para realizar este proceso de forma correcta.
Para más información sobre la asociación de conceptos, consultar Conceptos por categoría.
Descarga de la información en Bitákora
La descarga de información es muy sencilla, en el panel principal, ingrese a la opción de Reportes.
Allí ubique la sección de Seguridad social e ingrese al Reporte UGPP.
Luego, en la opción Descargar seleccione el rango de fechas en las que necesita consultar la información y descargue el reporte:
Y finalmente, consulte el archivo
🚫El informe descargará la información liquidada con Bítakora
Para poder descargar la información con Bitákora los periodos de nómina tienen que haber sido liquidados en la plataforma, ya que se requiere información liquidada de seguridad social y datos de las cuentas contables.
NO se podrá generar este informe con datos históricos.
Conozca el instructivo para la carga de información en la plataforma de la UGPP
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