Generación y transmisión del documento de nómina electrónica

¿Cómo se debe realizar el proceso de generación de los documentos de Nómina electrónica en Bitákora?

Para generar los documentos de nómina electrónica lo más importante es haber revisado y efectuado previamente el proceso para la Emisión de Nómina electrónica mediante un proveedor tecnológico y la Sincronización a producción de todos los entornos.

El proceso de generación consiste en que Bitákora tome los datos registrados en los períodos de nómina determinados, con el fin de construir los documentos, únicamente se tomarán los valores de devengos y descuentos que hayan sido liquidados directamente en Bitákora.

Para iniciar con el proceso, se deben haber ingresado todas las novedades del periodo. Ubique en el panel principal de Bitákora la opción de Nómina electrónica.

En la pestaña Transmitir periodos, seleccione el periodo de nómina del cual va a emitir los documentos.

Cuando seleccione en periodo se detallará la cantidad de documentos que ya están listos para transmitir y los procesos que aún están pendientes por ejemplo: ítems sin configurar en una agrupación de nómina electrónica o empleados que aún no tienen nómina electrónica generada. Hasta tanto no se realicen las configuraciones o generaciones pertinentes no se habilitará la opción para transmitir periodo.

Casos en donde se requiere la aprobación del documento de nómina electrónica

Los documentos de nómina electrónica no necesitan aprobación para la transmisión, sin embargo, existen tres escenarios en donde sí se requerirá que el usuario autorice la emisión.

Esto ocurre porque el total del documento de nómina electrónica calculado es diferente al de la nómina habitual:

1. Existen conceptos que aunque hayan sido generados en la nómina habitual no se reportarán en el documento de nómina electrónica, como ocurre con los ítems que hacen efecto de deducción por algún tipo de Auxilio que se le reconoce al empleado por parte del empleador.
2. Se generaron retiros en periodo cerrado, los cuales hacen que existan ajustes para devolución y deducción al empleado por conceptos pagados en la nómina inicial.
3. En las nóminas con periodicidad quincenal, cuando el auxilio de transporte legal se paga proporcional, es decir en ambas quincenas, los empleados pueden perder el derecho al pago, esto debido a que reciben en el segundo periodo un pago salarial adicional y superan los 2 salarios mínimos legales. Por esta razón, se debe hacer una ajuste descontando el valor pagado en la quincena inicial para que quede correctamente liquidado el periodo.

Se puede conocer el detalle del valor de la diferencia dando clic en el texto Ver documentos resaltado en azul.

Desde allí también podrá aprobarlos seleccionando primero los empleados y dando clic en el botón aprobar.

Opción en Bitákora para omitir ítems en el envío de nómina electrónica.

Si existen conceptos que fueron generados en la nómina habitual y los cuales no se reportarán, como por ejemplo los conceptos de dotación que reconoce el empleador, los cuales tienen se reflejan con un ítem de devengo y otro de descuento para lograr que no afecte el neto del empleado. En este escenario el concepto de devengo podrá no reportarse por ende será un ítem omitido de nómina electrónica.

Para realizar este proceso, ingrese a los ítems detallados en la advertencia que están pendientes por configurar

Luego seleccione la opción No reportar

Finalmente, quedarán agrupados en la sección inferior, todos los ítems que se omitan en el envío.

Revisión de los datos que se enviarán como soporte de nómina electrónica

Siempre será pertinente analizar y revisar la información que será emitida por ello Bitákora cuenta con una opción que te permite descargar la información en Excel con la estructura detallada del documento, en el encabezado de cada columna puedes consultar el nombre de la agrupación en donde se reportarán los datos o valores.

Puede descargar el reporte en la opción para la emisión de nómina electrónica:

Las inconsistencias presentadas en la trasmisión pueden ser consultadas en la columna Advertencias, esta columna se encuentra al final del informe.

Transmisión de los documentos

Luego de verificar los datos e información a enviar ya estará listo para el envío de los documentos de nómina electrónica individuales, realice esta acción si el botón transmitir periodo se encuentra habilitado.

Verifique la cantidad de documentos a enviar en el detalle y confirme el envío

Diccionario de estados para los documentos de nómina electrónica

Para verificar y monitorear de una forma sencilla el proceso de transmisión de nómina electrónica , los documentos enviados atravesarán por diversos estados: