Generar el certificado de ingresos y retenciones
- 23 Feb 2024
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Generar el certificado de ingresos y retenciones
- Updated on 23 Feb 2024
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Después de configurar cada una de las agrupaciones de conceptos de nómina en Bitákora, el siguiente paso es generar los certificados de ingresos y retenciones.
El proceso de generación de certificados de ingresos y retenciones, consiste en los siguientes pasos:
- Agrupación de conceptos. Configurar cada una de las categorías de conceptos que conforman cada renglón del certificado.
- Generar el proceso. Calcula el valor de todos los pagos realizados al empleado desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año gravable anterior, de acuerdo a la configuración de cada renglón del certificado.
- Descargar informe. Revisión del informe generado por Bitákora con el detalle de cada renglón del certificado.
- Enviar PDF al correo de todos los empleados. Envío masivo de los certificados a los empleados que cuentan con un correo registrado en Bitákora.
- Enviar PDF a un empleado. Descargar o enviar el certificado a un solo empleado.
- Descargar el PDF en miBitákora. Habilitar para que los empleados puedan descargar directamente el certificado en el portal de miBitákora.
- Cierre del año fiscal. Es el último paso a ejecutar. Una vez cerrado el proceso no tendrá reversión.
✨ Desarrollo en proceso
Actualmente, Bitákora está trabajando en la adecuación de la nueva versión del formulario 220 para el Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) del año gravable 2023, con base en la Resolución 22 del 20 de febrero de 2024 expedida por la DIAN.
¿Qué hacer antes de generar el certificado de ingresos y retenciones?
- Todas las nóminas del año a generar deben estar cerradas.
- Con el reporte de pagos por empleado hacer una lista de todos los conceptos de nómina utilizados y determinar en que agrupación de conceptos debe ir cada uno.
- Asociar los conceptos de nómina en la categoría Certificados de ingresos y retenciones.
- El cierre del año fiscal del año anterior debió cerrarse correctamente.
- Se debió realizar el proceso de cálculo de cesantías anuales y haber trasladado las cesantías a los fondos.
- Asegúrese que el correo de todos los empleados está correctamente diligenciado, el cual será el utilizado por Bitákora para enviar los certificados de ingresos y retenciones.
⚠️ Cesantías trasladadas al fondo
Un error frecuente es esperar que las cesantías a trasladar al fondo con corte a 31 de diciembre de cada año, aparezcan en el certificado del mismo año de corte, pero dicho valor de cesantías se incluirá en el año en que el empleador haya abonado a nombre del trabajador en el fondo de cesantías.
Ejemplo: en el certificado de ingresos y retenciones del año gravable 2022, se tendrán en cuenta las cesantías que se consignaron en febrero de 2022 y que corresponden al año 2021.
En el formulario 220 de la DIAN y también en el formato 2276 (artículo 35 de la Resolución 124 de 2021) de información exógena de salarios, se solicitan los siguientes datos de los empleados:
- Tipo del documento
- Número de identificación
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Primer nombre
- Segundo nombre
- Dirección
- Departamento
- País
El departamento y país corresponden a los datos configurados en la ficha de cada empleado por la opción de Información personal en el Administrador de empleados.
⚠️ Es importante que se revise que la información indicada anteriormente esté correctamente diligenciada en Bitákora, para que en el momento en que se genere la información para la DIAN no se generen inconsistencias.
Generar el proceso de certificados de ingresos y retenciones
En la sección de procesos periódicos se encuentra la opción de Generación de certificado de ingresos y retenciones, la cual estará activa durante el primer semestre de cada año.
Al ingresar a la opción Bitákora verifica que las nóminas del año a generar estén cerradas. Si no están cerradas mostrará un mensaje de alerta de que existen nóminas pendientes por cerrar y no activará el botón Generar Certificados.
⚠️ Nóminas inactivas
Los valores pagados a los empleados en las liquidaciones cerradas de nóminas inactivas, también serán sumados en los certificados de ingresos y retenciones.
Al estar cerradas todas las nóminas del año a generar y dar clic sobre el ícono Generar certificados, se guardará la fecha y el usuario que ejecutaron el proceso.
⚠️ Proceso de generación de certificados
El proceso se puede generar las veces que sea necesario, mientras no se cierre el año fiscal.
Si posterior a la primera generación del proceso se generan cambios en los datos básicos de los empleados o de las agrupaciones de conceptos, se debe generar nuevamente el proceso.
Al realizar el cierre del año fiscal en proceso, este cierre no tendrá reversión y no será posible generar nuevamente el proceso.
El proceso de generación de certificados en Bitákora consiste en tomar la información migrada y liquidada en la nómina, para asignarla a cada grupo de conceptos en el certificado, de acuerdo con la configuración de las agrupaciones de conceptos.
Una vez es generada la información para el certificado, esta se puede consultar de forma masiva e individual, así:
- Descargar informe. Se exportará en formato Excel los datos detallados por empleado.
- Descargar PDF. Para descarga y consulta del certificado en formato PDF del empleado seleccionado.
Bitákora generará la información de los certificados de las nóminas a las cuales el usuario tiene acceso permitido.
Descargar el informe de cada renglón del certificado de ingresos y retenciones
Al dar clic sobre el ícono Descargar informe en la opción de certificados, se podrán consultar los datos detallados en formato Excel.
Bitákora crea un informe detallado, en el cual se encuentran los datos básicos del empleado y el valor reportado en cada renglón del certificado. La información está estructurada con una tabla base y una tabla dinámica que permite generar un análisis detallado de la información, con las siguientes hojas en Excel:
- DatosEmpleados. Datos fuente del cálculo organizados con una fila por renglón.
- DatosCertificados. Tabla dinámica generada a partir de DatosEmpleados, donde la información está organizada de forma horizontal con una fila por empleado y cada renglón en una columna.
En la hoja DatosCertificados se puede filtrar por renglón o mostrar varios renglones en la consulta.
✨ Reglas de redondeo
Los valores de los conceptos del certificado se aproximarán al múltiplo de mil más cercano.
Envío masivo de certificados de ingresos y retenciones
Al dar clic sobre el ícono Enviar PDF, Bitákora enviará de forma masiva el certificado de ingresos y retenciones al correo registrado de cada empleado. Bitákora no solicitará confirmación, en el momento que se oprima el botón se enviarán los certificados a los correos de los empleados.
✨ Si existen valores a reportar se enviará el certificado de ingresos y retenciones también a los empleados retirados.
El formato que será enviado en PDF corresponderá al que tenga cargado Bitákora en el momento del envío.
⚠️ Formato 220 vigente
Tenga en cuenta que en el mes de marzo de cada año la DIAN expedirá una nueva resolución y un nuevo formato 220, el cual puede traer cambios en los renglones.
En el momento de crear esta documentación está vigente el formato 220 año gravable 2022 y con dicho formato es que se generará el certificado en formato PDF.
Enviar o descargar el certificado por empleado
Bitákora facilita el envío del certificado de ingresos y retenciones a un solo empleado.
Al seleccionar el empleado de la lista se activarán los botones de enviar y descargar, con las siguientes acciones:
- Enviar PDF. Enviará el certificado al correo del empleado.
- Descargar PDF. Una vez se descargue el archivo al equipo se podrá abrir el certificado en formato PDF.
Después de generar, revisar y enviar los certificados de ingresos y retenciones a los empleados, proceda con la generación de la información exógena, la cual se basa en la misma configuración de agrupaciones del certificado.
Descargar el certificado de ingresos y retenciones en el portal miBitákora
Para que los empleados puedan descargar el certificado de ingresos y retenciones por la App miBitákora, se requiere que sea configurado por el administrador de la nómina en Bitákora.
Se configura ingresando por la sección de Procesos periódicos opción de Certificado de ingresos y retenciones e información exógena.
Al marcar la casilla se habilitará la opción en miBitákora, donde los empleados podrán descargar el certificado de ingresos y retenciones del año que se autoriza.
⚠️ Solo marcar la casilla cuando todo esté configurado y correcto
Tener cuidado de solo marcar la casilla con ✔️ cuando la información sea verificada y los valores en cada renglón del certificado estén correctos.
Si la casilla está marcada y se genera el proceso de certificados de ingresos y retenciones, el documento quedará disponible automáticamente y los empleados podrán descargar el certificado en miBitákora. Y puede suceder que esa primera generación sea un borrador y los empleados descarguen un certificado con información incompleta.
Cierre del año fiscal
Este es el último paso del proceso del certificado de ingresos y retenciones e información exógena. y se ingresa por la opción de Generar el proceso de certificados de ingresos y retenciones. En la parte final de la página de generación se mostrará la sección para el cierre fiscal.
Al dar clic en el botón Cierre año fiscal, se cerrará el proceso y la información quedará en firme, evitando que vuelvan a generar los certificados o la información exógena y esta sea modificada.
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