Generar el certificado de ingresos y retenciones

Después de configurar cada una de las agrupaciones de conceptos de nómina en Bitákora, el siguiente paso es generar los certificados de ingresos y retenciones.

El proceso de generación de certificados de ingresos y retenciones, consiste en los siguientes pasos:

• Agrupación de conceptos. Configurar cada una de las categorías de conceptos que conforman cada renglón del certificado.
• Generar el proceso. Calcula el valor de todos los pagos realizados al empleado desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año gravable anterior, de acuerdo a la configuración de cada renglón del certificado.
• Descargar informe. Revisión del informe generado por Bitákora con el detalle de cada renglón del certificado.
• Enviar PDF al correo de todos los empleados. Envío masivo de los certificados a los empleados que cuentan con un correo registrado en Bitákora.
• Enviar PDF a un empleado. Descargar o enviar el certificado a un solo empleado.
• Descargar el PDF en miBitákora. Habilitar para que los empleados puedan descargar directamente el certificado en el portal de miBitákora.
• Cierre del año fiscal. Es el último paso a ejecutar. Una vez cerrado el proceso no tendrá reversión.

¿Qué hacer antes de generar el certificado de ingresos y retenciones?

• Todas las nóminas del año a generar deben estar cerradas.
• Con el reporte de pagos por empleado hacer una lista de todos los conceptos de nómina utilizados y determinar en que agrupación de conceptos debe ir cada uno.
• Asociar los conceptos de nómina en la categoría Certificados de ingresos y retenciones.
• El cierre del año fiscal del año anterior debió cerrarse correctamente.
• Se debió realizar el proceso de cálculo de cesantías anuales y haber trasladado las cesantías a los fondos.
• Asegúrese que el correo de todos los empleados está correctamente diligenciado, el cual será el utilizado por Bitákora para enviar los certificados de ingresos y retenciones.

En el formulario 220 de la DIAN y también en el formato 2276 (artículo 35 de la Resolución 124 de 2021) de información exógena de salarios, se solicitan los siguientes datos de los empleados:

• Tipo del documento
• Número de identificación
• Primer apellido
• Segundo apellido
• Primer nombre
• Segundo nombre
• Dirección
• Departamento
• País

El departamento y país corresponden a los datos configurados en la ficha de cada empleado por la opción de Información personal en el Administrador de empleados.

Generar el proceso de certificados de ingresos y retenciones

En la sección de procesos periódicos se encuentra la opción de Generación de certificado de ingresos y retenciones, la cual estará activa durante el primer semestre de cada año.

Al ingresar a la opción Bitákora verifica que las nóminas del año a generar estén cerradas. Si no están cerradas mostrará un mensaje de alerta de que existen nóminas pendientes por cerrar y no activará el botón Generar Certificados.

Al estar cerradas todas las nóminas del año a generar y dar clic sobre el ícono Generar certificados, se guardará la fecha y el usuario que ejecutaron el proceso.

El proceso de generación de certificados en Bitákora consiste en tomar la información migrada y liquidada en la nómina, para asignarla a cada grupo de conceptos en el certificado, de acuerdo con la configuración de las agrupaciones de conceptos.

Una vez es generada la información para el certificado, esta se puede consultar de forma masiva e individual, así:

• Descargar informe. Se exportará en formato Excel los datos detallados por empleado.
• Descargar PDF. Para descarga y consulta del certificado en formato PDF del empleado seleccionado.

Descargar el informe de cada renglón del certificado de ingresos y retenciones

Al dar clic sobre el ícono Descargar informe en la opción de certificados, se podrán consultar los datos detallados en formato Excel.

Bitákora crea un informe detallado, en el cual se encuentran los datos básicos del empleado y el valor reportado en cada renglón del certificado. La información está estructurada con una tabla base y una tabla dinámica que permite generar un análisis detallado de la información, con las siguientes hojas en Excel:

• DatosEmpleados. Datos fuente del cálculo organizados con una fila por renglón.
• DatosCertificados. Tabla dinámica generada a partir de DatosEmpleados, donde la información está organizada de forma horizontal con una fila por empleado y cada renglón en una columna.

En la hoja DatosCertificados se puede filtrar por renglón o mostrar varios renglones en la consulta.

Envío masivo de certificados de ingresos y retenciones

Al dar clic sobre el ícono Enviar PDF, Bitákora enviará de forma masiva el certificado de ingresos y retenciones al correo registrado de cada empleado. Bitákora no solicitará confirmación, en el momento que se oprima el botón se enviarán los certificados a los correos de los empleados.

El formato que será enviado en PDF corresponderá al que tenga cargado Bitákora en el momento del envío.

Enviar o descargar el certificado por empleado

Bitákora facilita el envío del certificado de ingresos y retenciones a un solo empleado.

Al seleccionar el empleado de la lista se activarán los botones de enviar y descargar, con las siguientes acciones:

• Enviar PDF. Enviará el certificado al correo del empleado.
• Descargar PDF. Una vez se descargue el archivo al equipo se podrá abrir el certificado en formato PDF.

Después de generar, revisar y enviar los certificados de ingresos y retenciones a los empleados, proceda con la generación de la información exógena, la cual se basa en la misma configuración de agrupaciones del certificado.

Descargar el certificado de ingresos y retenciones en el portal miBitákora

Para que los empleados puedan descargar el certificado de ingresos y retenciones por la App miBitákora, se requiere que sea configurado por el administrador de la nómina en Bitákora.

Se configura ingresando por la sección de Procesos periódicos opción de Certificado de ingresos y retenciones e información exógena.

Al marcar la casilla se habilitará la opción en miBitákora, donde los empleados podrán descargar el certificado de ingresos y retenciones del año que se autoriza.

Cierre del año fiscal

Este es el último paso del proceso del certificado de ingresos y retenciones e información exógena. y se ingresa por la opción de Generar el proceso de certificados de ingresos y retenciones. En la parte final de la página de generación se mostrará la sección para el cierre fiscal.

Al dar clic en el botón Cierre año fiscal, se cerrará el proceso y la información quedará en firme, evitando que vuelvan a generar los certificados o la información exógena y esta sea modificada.