Generar el pago en tesorería

Tal como fue explicado en el Administrador de tesorería, en esta sección se muestran las liquidaciones aprobadas por el administrador de la nómina y que pasan automáticamente para el pago en tesorería.

En esta sección se eligen los registros a pagar y se genera el medio de acuerdo al banco seleccionado, desde donde se efectuarán los pagos a los empleados.

Primero se enumerarán los pasos del proceso de tesorería y luego se describirán las acciones que se pueden realizar en la sección de generar el pago de las nóminas.

Pasos resumidos para generar el proceso de pago en tesorería

Para generar el proceso de pago, siga estos pasos:

1. Acceder a la sección de Procesos de cierre y hacer clic en la opción Tesorería.
2. Seleccionar la forma de pago, ya sea transferencia o cheque.
   1. Si se escoge transferencia, se permite filtrar por el banco del empleado.
3. Seleccionar las agrupaciones o registros de empleados a pagar, revisando la cantidad de registros y el valor.
   1. Puede seleccionar todo el grupo o solo los empleados que se desean generar.
   2. En este paso se permiten modificar los datos de la identificación del empleado y la cuenta bancaria.
4. Dar clic sobre el botón Generar pago
5. En el formulario de generar pago, seleccionar el banco de la lista y la fecha de giro en el calendario.
6. En caso de que el banco tenga varios formatos de archivo plano, seleccionar el formato requerido.
7. Dar clic sobre el botón Generar y se generará el medio magnético, junto con su correspondiente comprobante de egreso.
8. Al generarse el pago, en caso de haber seleccionado transferencia podrá descargarse el archivo para la entidad bancaria.
   1. En caso de haber seleccionado cheque, no se creará un archivo magnético.
9. Se generará el comprobante de egreso.

En la siguiente imagen animada, se podrán observar los pasos para generar el pago de las liquidaciones de nómina.

Después de generado el medio magnético y el comprobante de egreso, el siguiente paso es aprobar el pago, proceso que se explicará en el capítulo Aprobar pagos, el cual corresponde al segundo y último paso del proceso de pago.

A continuación, se explicará la estructura de la sección de generar pagos y si requiere información más detallada sobre el proceso de generar pagos, consultar en esta misma sección el capítulo Generar el medio de pago.

Estructura de la sección de generar pagos

En el capítulo anterior, se enumeraron los pasos para generar los pagos, ahora se explicará como está conformada la sección de generar pagos, donde se explicará que otras acciones se pueden realizar, adicional a la de generar el pago de las liquidaciones de los empleados.

La pestaña de Generar pago se compone de las siguientes secciones:

1. Resumen de pagos pendientes. Se muestra un consolidado de pagos pendientes por tipo de liquidación: nómina, retiros, primas, anticipos y avances de cesantías.
2. Filtros. Casillas para filtrar información como: forma de pago, banco, empleado y expandir o contraer los detalles de cada proceso de pago.
3. Liquidaciones pendientes. Detalle de los registros de liquidaciones pendientes por pagar. Se brinda la posibilidad de consolidar pagos al seleccionar múltiples registros. Asimismo, se facilita la edición del documento de identificación del empleado y de la información bancaria asociada.

A continuación se dará más detalle de la sección de liquidaciones pendientes.

Liquidaciones pendientes por pagar

En la sección de liquidaciones pendientes por pagar, se muestra la información agrupada con el siguiente criterio:

• Por fecha final del periodo de liquidación. De la más reciente hacia la más antigua.
• En segundo lugar, por el nombre de la nómina de empleados en orden alfabético.
• Por último, el tipo de liquidación en orden alfabético (anticipos, avances de cesantías, nómina, primas y retiros).

Por ejemplo, en la siguiente imagen, en el mes de abril de 2024 se presentan 4 grupos de liquidaciones:

• El primero y segundo registro tienen fecha final del 30 de abril y corresponden a la nómina "Capitanes". Lo que diferencia los grupos, es que el primero es de liquidaciones de avances de cesantías y el segundo es la nómina del mes.
• El tercer y cuarto registro, ambos son de anticipos de la nómina de "Capitanes", los diferencia que uno es del 26 de abril y el otro es del 24 de abril.

Al dar clic sobre cada registro agrupado, aparecerá el detalle de empleados con el nombre, forma de pago y valor a pagar.

En esta sección de Liquidaciones pendientes se podrán realizar las siguientes acciones:

• Editar documento de identificación. Sin tener que salir del módulo de tesorería se podrá cambiar el documento de identificación del empleado para un pago específico.
• Editar la forma de pago. Se permite cambiar a la forma de pago en cheque o transferir a una cuenta diferente a la registrada en la ficha del empleado.
• Generar el medio de pago. Al seleccionar los registros a pagar, se mostrará el botón de Generar Pago y se mostrará el formulario para seleccionar el banco y la forma de pago.

Editar documento de identificación

Desde el mismo módulo de tesorería se podrá cambiar el tipo y número del documento de identificación para el pago seleccionado.

Para modificarlo, dar clic sobre el , seleccionar el tipo de documento y registrar el nuevo número de documento de identidad. Dar clic en el botón Guardar.

Esto es útil, en los siguientes casos:

• Menores de edad o extranjeros. Cuando el tipo o número de identificación con el que se abrió la cuenta bancaria es diferente al existente en la ficha del empleado. Ejemplo: El empleado ya es mayor de edad y así está en Bitákora. Pero en el banco aún figura con tarjeta de identidad por algún inconveniente o demora en el trámite con la entidad bancaria.

Editar la forma de pago

Desde la opción de Generar pago se puede modificar la forma de pago para un empleado.

Generar el medio de pago

En esta sección del Administrador de tesorería, es donde se presentan las liquidaciones pendientes de pago para generar el medio de pago, ya sea por transferencia directa a la cuenta del empleado o mediante la emisión de un cheque que será entregado posteriormente al empleado.

A continuación se explicará de forma detallada cómo realizar los pagos en la opción de Generar pago. Si lo que quiere es conocer de manera resumida los pasos para generar el pago, consulte en esta misma sección el capítulo Pasos resumidos para generar el proceso de pago.

Al ingresar a través del Administrador de tesorería, en la pestaña Generar pago se mostrarán las liquidaciones pendientes de pago.

Bitákora ahora permite mezclar diferentes liquidaciones (nómina, avances, anticipos, primas y retiros) y crear un solo medio.

Si desea información de como se acumulan los pagos de un mismo empleado, consultar Acumulación de pagos del empleado.

Para generar el pago de las liquidaciones, se puede realizar lo siguiente:

1. Forma de pago (requerido). Seleccionar transferencia o cheque. Se mostrarán las nóminas de los empleados que tengan esa forma de pago configurada en la ficha del empleado.
2. Banco del empleado (opcional). Es un filtro para mostrar las liquidaciones de los empleados que tengan el banco seleccionado.
3. Buscar empleado (opcional). Muestra las liquidaciones solo de ese empleado.
4. Tipo de liquidación (opcional). Se permite seleccionar los diferentes tipos de liquidaciones (anticipos, avances de cesantías, nóminas, primas y retiros). Al selecionarlos todos, Bitákora agrupará todos los registros seleccionados y generará un solo medio magnético.
5. Casillas de selección de liquidaciones (requerido). Para que salga el total de registros y el botón Generar pago, se deben seleccionar por lo menos una casilla.
6. Botón Generar pago. Al seleccionar registros, se activará este botón. Al dar clic se generará el medio de pago.

Al dar clic sobre el botón Generar pago, aparecerá el formulario para confirmar el pago, donde se debe seleccionar el banco desde donde se pagará y la fecha de giro. En las entidades bancarias que manejen varios formatos de archivo plano, seleccionar el que corresponda.

La fecha de giro será con la que se creará el comprobante de egreso.

Al confirmar el pago, se creará el medio, donde se mostrará el número del medio creado y el valor total.

Se podrá descargar el archivo TXT para cargar al banco. En caso de no descargarlo en este paso, se podrá descargar en la pestaña Aprobar pagos.

Acumulación de pagos si dentro del medio existen varios pagos al mismo empleado

En el módulo de tesorería anterior, si se acumulaban varios pagos de un mismo empleado, se generaba una línea en el medio por cada pago.

Ahora, si se le paga al empleado a la misma cuenta bancaria, se sumarán todos los pagos en una sola línea. Esto genera ahorro en los costos de las transacciones, porque solo se pagará una transacción en la entidad bancaria.

En este caso se acumularon los pagos por avances de cesantías, nómina y anticipo, por un valor de COP$12.406.907, para transferir desde el Banco Av Villas a la cuenta del empleado, en una sola transacción bancaria.

Bitákora generará una sola línea en el archivo plano que luego será cargado a la entidad bancaria.

Otras formas de acumular liquidaciones pendientes de pago

Seleccionar varias casillas, indica que se acumularán los registros en un solo medio, con las siguientes características:

• Todos los pagos se transferirán desde la cuenta bancaria seleccionada.
• Los empleados seleccionados pueden tener una cuenta bancaria que no sea la misma a la del pago. (Pagos interbancarios).
• Mezcla pagos de diferentes nóminas, periodos y tipos de liquidación (nómina, primas, retiros, avances, etc.).
• Si dentro del medio hay varios pagos al mismo empleado, se sumarán todos los pagos en una sola línea, es decir, que será una sola transacción bancaria, ahorrando costos bancarios.