Generar la información exógena

Antes de generar la información exógena, se debieron realizar las siguientes acciones:

• Asociar todos los conceptos de nómina en la agrupación Certificado de ingresos y retenciones.
• Generar el proceso de certificado de ingresos y retenciones.
• Revisar descargando el Excel con los totales por renglón de cada empleado y comparar contra el reporte de pagos por empleado.
• Si el proceso de información exógena ya fue generado, confirmar que la fecha de ejecución sea posterior a la fecha de ejecución del proceso de los certificados de ingresos y retenciones.

Una vez realizadas las acciones anteriores, el siguiente paso es generar la información exógena.

Generar la información exógena consiste en los siguientes pasos:

• Generar el proceso. Calcula el valor de todos los pagos realizados al empleado desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del último año gravable, de acuerdo con la configuración de las agrupaciones del Certificado de ingresos y retenciones.
• Descargar Excel. Consultar el archivo generado por Bitákora para revisar la información antes de cargar a la DIAN.
• Descargar XML. Consultar el archivo con estructura XML, para luego cargar en la página de la DIAN.
• Cierre del año fiscal. Es el último paso del proceso. Se debe cerrar cuando el archivo haya pasado todos los validadores de la DIAN y no quede nada pendiente.

A continuación se describe cada una de las acciones del proceso de generación de la información exógena.

Generar la información exógena

El proceso que genera la información exógena hace parte de los procesos periódicos de Bitákora, el cual estará activo durante el primer semestre de cada año.

Al ingresar a la opción de información exógena, Bitákora mostrará la fecha de generación de los certificados de ingresos y retenciones, proceso que debe estar generado para poder ejecutar la exógena.

Si no muestra fecha y usuario debajo del título de información exógena es porque no se ejecutó el proceso, que es el caso de la siguiente imagen.

Cuando se ejecute el proceso Bitákora asignará la fecha y usuario de la última ejecución del proceso. Se mostrarán debajo del título de información exógena.

Para que se active el botón de Generar exógena se debe diligenciar el siguiente formulario, así:

• Seleccionar Concepto. Si es la primera vez que se cargará el archivo de exógena 2276 a la DIAN registrar Inserción. Si es reemplazo del archivo registrar Reemplazo.
• Seleccionar Entidad informante. En este campo Bitákora tiene en la lista dos tipos de informantes que son: Informante general y Consorcio y/o Unión Temporal, que son los tipos de clientes que cuentan con Bitákora actualmente. Si se requiere otro tipo de informante será creado por Bitákora.
• Registrar el Número de envío. Debe ser un valor numérico. Este número será el que les indique la DIAN en el momento de colocar los archivos en la bandeja de entrada.
• Seleccionar Fecha de envío. Este dato será parte del encabezado del archivo XML. Registrar la fecha en que será cargado el archivo a la DIAN.

Descargar Excel

Después de generar la información exógena, se habilitará el botón Descargar Excel y al dar clic se podrá consultar el reporte en Excel.

Bitákora genera el informe detallado de acuerdo con el formato 2276 de la DIAN, con el fin de que la información pueda ser revisada detalladamente antes de generar el archivo XML que se cargará a la DIAN.

La información está estructurada en las siguientes hojas de Excel:

• cab. Corresponde al formato del encabezado del formato 2276, que contiene los datos todos solicitados de carácter obligatorio por parte de la DIAN. Será los mismos datos que luego se generan en el archivo XML.
• rentra. Es el formato para el contenido de la información, incluye tantos registros como se informó en la cabecera del campo cantidad de registros.

La hoja rentra se conformará con las columnas solicitadas por el formato, las cuales Bitákora genera de acuerdo con la configuración de agrupaciones del certificado de ingresos y retenciones.

Descargar XML

Después de descargar el archivo en Excel y verificar la información con respecto a la configuración del certificado de ingresos y retenciones, el siguiente paso sería descargar el archivo XML, el cual será el que se cargará al portal de la DIAN.

El archivo cumple con la estructura solicitada por el formato 2276.

Recomendaciones antes de cargar el archivo XML a la DIAN

• Estar seguro si es la primera vez que cargará el archivo a la DIAN o es una corrección, con el fin de seleccionar en Bitákora la opción que corresponda antes de generar el archivo XML.
• Verificar los tipos y números de documentos de identificación de todos los empleados.
• Para registrar el número de consecutivo del archivo tenga en cuenta que la empresa también tiene que enviar otros formatos y debe asignarse el consecutivo que les indique la DIAN en el momento de colocar los archivos en la bandeja de entrada del portal.
• Revisar la información descargando el archivo en Excel, para comprobar que la información a presentar está correcta.

Cierre del año fiscal

Este proceso de cierre se debe ejecutar cuando se haya cumplido con las siguientes acciones:

• Revisión y entrega de los certificados de ingresos y retenciones a los empleados.
• Cargue al portal de la DIAN del archivo XML de información exógena de forma exitosa y sin pendientes.

Al cerrar el año fiscal no será posible generar nuevamente los procesos, los cuales no tienen reversión.