Generar planilla PILA por empresa
- 14 Jul 2023
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Generar planilla PILA por empresa
- Updated on 14 Jul 2023
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La Resolución 2388 de 2016 unificó las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, adoptando en su artículo 1 los anexos técnicos de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA.
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el instrumento que permite el pago integrado de aportes del cotizante y de la empresa al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Con Bitákora puedes generar un archivo en formato txt con valores consolidados de los empleados mes a mes, y luego cargarlo al operador determinado por la empresa.
✨ Presentación por empresa
La forma de presentación del archivo de la planilla PILA para este caso es por empresa. Se generarán todos los aportes de los empleados en un único archivo, exceptuando a los cotizantes practicantes universitarios, que se crearán en una planilla aparte tipo K.
Para consultar la forma de presentación del archivo PILA que tiene Bitákora, consultar Configuración de la forma de presentación de la planilla PILA en la sección de introducción.
El proceso de generación de la seguridad social en Bitákora, consta de los siguientes pasos:
Generar el mes de seguridad social
Bitákora ahora cuenta con la funcionalidad de generar la seguridad social de un mes seleccionado, siempre y cuando no se hayan generado los comprobantes de egreso.
Cuando se ingresa por primera vez, se debe generar la seguridad social y para esto se mostrará la casilla para seleccionar el mes a generar.
¿En qué momento se deben generar las planillas de seguridad social con Bitákora?
Las planillas o archivos de pago pueden generarse antes del cierre de la nómina, sin embargo, en las nóminas con periodicidad quincenal es necesario que la primera quincena se encuentre cerrada.
Lo ideal es realizar la generación del archivo cuando ya se encuentren consolidadas las novedades del periodo en la nómina y así evitar errores de cálculo o novedades.
Para generar la seguridad social, se ingresa por el Administrador de seguridad social.
Se permite escribir en la casilla el mes y el año en el formato MM/YYYY o dar clic sobre el calendario y seleccionar el mes a generar.
Al dar clic sobre el botón Generar archivos de pago, se mostrará mensaje de que los archivos fueron generados y aparecerá el Administrador de seguridad social con la información del mes a pagar.
Administrador de seguridad social
En la imagen presentada anteriormente se observan los siguientes datos:
- Seguridad social de las liquidaciones generadas en abril de 2023
- Planilla tipo E, que corresponde a los empleados con contrato laboral
- Valor a pagar de COP 33.239.700
- Vínculo para descargar la planilla en formato txt. Será el que se cargue al operador.
- Vínculo para descargar la planilla en formato Excel. Es para consulta y revisión.
Cuando está generada la seguridad social, se pueden realizar las siguientes acciones:
- Descargar el archivo de pago
- Reiniciar
- Regenerar archivos de pago
- Generar egresos
Generar el comprobante de egreso
Al dar clic sobre Generar egresos, se generará un comprobante de egreso para cada planilla PILA.
En el caso de que en el mes seleccionado se encuentren empleados con contrato laboral y también personas que se encuentren realizando prácticas profesionales como requisito para obtener un título profesional, se generarán dos tipos de planillas:
- Tipo E para empleados
- Tipo K para estudiantes
✨ Planilla tipo K
En Bitákora ya no es necesario tener en una nómina aparte los cotizantes practicantes universitarios. Ahora se pueden tener en otras nóminas, mezclados con los cotizantes dependientes y en la generación Bitákora se encargará de separarlos en una planilla tipo K.
Para este caso simulado donde se presentan los dos tipos de planillas, se debe diligenciar para cada tipo de planilla, lo siguiente:
- Fecha del comprobante de egreso
- Cuenta bancaria de donde se pagará
Se permite registrar una fecha y una cuenta a debitar diferentes para cada comprobante de egreso.
Se generará un comprobante de egreso por cada planilla PILA y en el Administrador de seguridad social aparecerá la opción para transmitir la contabilidad a Sinco ERP o finalizar el proceso si no se cuenta con ella.
Finalizar el proceso
Para finalizar el proceso, Bitákora cuenta con dos formas de hacerlo:
- Transmitir la contabilidad hacia Sinco ERP
- Finalizar el proceso cuando no se cuenta con integración con Sinco ERP
✨ Como terminar el proceso si la empresa no tiene integración con Sinco ERP
Si la empresa no tiene integración con el ERP deberá seguir el mismo proceso, lo único que cambiará es que con el botón Finalizar mes de PILA, se cierra el mes.
Transmitir la contabilidad hacia Sinco ERP
En el Administrador de seguridad social, después de que se han generado los comprobantes de egreso, se muestra la opción para transmitir hacia Sinco ERP.
Al encontrarse habilitada la integración contable con Sinco ERP, se habilitará automáticamente el botón Transmitir contabilidad a ERP y serán enviados los comprobantes de egreso.
✨ Proceso finalizado
Con este paso se finalizará el proceso del mes generado y no será posible generar nuevamente la seguridad social de este mes.
Finalizar el proceso cuando no se cuenta con integración con Sinco ERP
En caso de no estar habilitada la integración contable con Sinco ERP, se habilitará el botón Finalizar mes de PILA y al oprimirlo quedará finalizado el proceso.
✨ Proceso finalizado
Con este paso se finalizará el proceso del mes generado y no será posible generar nuevamente la seguridad social de este mes.
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