Generar planilla PILA por nómina
- 14 Jul 2023
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Generar planilla PILA por nómina
- Updated on 14 Jul 2023
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La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el instrumento que permite el pago integrado de aportes del cotizante y de la empresa al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Con Bitákora puedes generar un archivo en formato txt con valores consolidados de los empleados mes a mes, y luego cargarlo al operador determinado por la empresa.
✨ Presentación por nómina
La forma de presentación del archivo de la planilla PILA para este caso es por nómina. Se generarán varios archivos asociados a la cantidad de nóminas creadas en Bitákora.
Para consultar la forma de presentación del archivo PILA que tiene Bitákora, consultar Configuración de la forma de presentación de la planilla PILA en la sección de introducción.
El proceso de generación de la seguridad social en Bitákora, consta de los siguientes pasos:
Generar el mes de seguridad social
Bitákora ahora cuenta con la funcionalidad de generar la seguridad social de un mes seleccionado, siempre y cuando no se hayan generado los comprobantes de egreso.
¿En qué momento se deben generar las planillas de seguridad social con Bitákora?
Las planillas o archivos de pago pueden generarse antes del cierre de la nómina, sin embargo, en las nóminas con periodicidad quincenal es necesario que la primera quincena se encuentre cerrada.
Lo ideal es realizar la generación del archivo cuando ya se encuentren consolidadas las novedades del periodo en la nómina y así evitar errores de cálculo o novedades.
Para generar la seguridad social, se ingresa por el Administrador de seguridad social.
Al ingresar a la opción de PILA, aparecerán las nóminas que la empresa tienen activas y se mostrará el estado de cada una de ellas.
En la imagen se muestra el estado de las tres nóminas activas, así:
- Código de la nómina. Será el código de sucursal para el operador de la PILA. Puede ser editado en la pantalla de generación de la nómina por mes. En la imagen es "PTS".
- Nombre de la sucursal. Es el nombre asignado a la sucursal.
- Estado. Corresponde al estado actual de la seguridad social de la nómina. En el caso de la imagen "En proceso", indica que el mes de marzo de 2023 está en proceso y se puede generar las veces que sea necesario, porque no se ha generado el comprobante de egreso.
- Mes. Es el mes que fue generado la última vez. No indica que no se puedan generar los meses anteriores o futuros, pues se puede navegar en diferentes meses, siempre y cuando no se haya generado el comprobante de egreso.
- Tipo E. La planilla generada en el mes es tipo E, de empleado con contrato laboral.
- Tipo K. La planilla generada en el mes es tipo K, de estudiantes universitarios.
✨ Planilla Tipo E y Tipo K
Si las nóminas en Bitákora tienen empleados con el tipo de cotizante Estudiantes Decreto 055 de 2015 y empleados con el tipo de cotizante Dependiente, se generará de forma automática los dos tipos de planilla Tipo E y Tipo K.
⚠️ Código de la Sucursal
El código de la sucursal es parte de la estructura del encabezado del archivo PILA y se tomará por defecto el asignado a la nómina y debe corresponder al mismo código creado en el operador. En el caso de que no sea el mismo, puede ser editado en la generación de Bitákora, el cual quedará guardado para las siguientes descargas del archivo plano.
Para ver el detalle de la nómina generada, se da clic sobre cualquier parte del recuadro de la nómina, por ejemplo sobre el mes y aparecerá el Administrador de seguridad social.
Administrador de seguridad social
En la imagen presentada anteriormente se observa la información de cada planilla de forma independiente, así:
Planilla tipo E, que corresponde a los empleados con tipo de cotizante dependiente
- Seguridad social de las liquidaciones generadas en abril de 2023
- Valor a pagar de COP 39.649.800
- Vínculo para descargar la planilla en formato txt. Será el que se cargue al operador.
- Vínculo para descargar la planilla en formato Excel. Es para consulta y revisión.
Planilla tipo K, que corresponde a los cotizantes practicantes universitarios
- Seguridad social de las liquidaciones generadas en abril de 2023
- Valor a pagar de COP 6.100.
- Vínculo para descargar la planilla en formato txt. Será el que se cargue al operador.
- Vínculo para descargar la planilla en formato Excel. Es para consulta y comprobación.
Cuando está generada la seguridad social, se pueden realizar las siguientes acciones:
- Descargar el archivo de pago
- Reiniciar
- Regenerar archivos de pago
- Generar egresos
Generar el comprobante de egreso
Al dar clic sobre Generar egresos, se generará un comprobante de egreso para cada planilla PILA.
En el caso de que en el mes seleccionado se encuentren empleados con contrato laboral y también personas que se encuentren realizando prácticas profesionales como requisito para obtener un título profesional, se generarán dos tipos de planillas:
- Tipo E para empleados
- Tipo K para estudiantes
✨ Planilla tipo K
En Bitákora ya no es necesario tener en una nómina aparte los cotizantes practicantes universitarios. Ahora se pueden tener en otras nóminas, mezclados con los cotizantes dependientes y en la generación Bitákora se encargará de separarlos en una planilla tipo K.
Para este caso simulado donde se presentan los dos tipos de planillas, se debe diligenciar para cada tipo de planilla, lo siguiente:
- Fecha del comprobante de egreso
- Cuenta bancaria de donde se pagará
Se permite registrar una fecha y una cuenta a debitar diferentes para cada comprobante de egreso.
Se generará un comprobante de egreso por cada planilla PILA y en el Administrador de seguridad social aparecerá la opción para transmitir la contabilidad a Sinco ERP o finalizar el proceso si no se cuenta con ella.
Finalizar el proceso
Para finalizar el proceso, Bitákora cuenta con dos formas de hacerlo:
- Transmitir la contabilidad hacia Sinco ERP
- Finalizar el proceso cuando no se cuenta con integración con Sinco ERP
Transmitir la contabilidad hacia Sinco ERP
En el Administrador de seguridad social, después de que se han generado los comprobantes de egreso, se muestra la opción para transmitir hacia Sinco ERP.
Al encontrarse habilitada la integración contable con Sinco ERP, se habilitará automáticamente el botón Transmitir contabilidad a ERP y serán enviados los comprobantes de egreso.
✨ Proceso finalizado
Con este paso se finalizará el proceso del mes generado y no será posible generar nuevamente la seguridad social de este mes.
Finalizar el proceso cuando no se cuenta con integración con Sinco ERP
En caso de no estar habilitada la integración contable con Sinco ERP, se habilitará el botón Finalizar mes de PILA y al oprimirlo quedará finalizado el proceso.
✨ Proceso finalizado
Con este paso se finalizará el proceso del mes generado y no será posible generar nuevamente la seguridad social de este mes.
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