Generación automática de primas semestrales

Ahora con Bitákora, la generación, liquidación y ajustes de las primas legales es totalmente automático.

Ya no es necesario ingresar a la opción de Procesos periódicos para generarlas. Cuando se crea el periodo de liquidación de junio o diciembre de cada año, Bitákora generará el proceso de primas de todos los empleados de la nómina.

Para revisar y aprobar las primas legales generadas automáticamente, se puede ingresar por una de las siguientes opciones de Bitákora:

1. Por la opción de Cierre de nómina y luego ingresar a Aprobaciones pendientes. Al ingresar seleccionar en el panel derecho la sección de Primas.
2. En la sección de Procesos periódicos. seleccionar la opción de Primas legales, que dependiendo del mes puede encontrarse en la sección de Vigentes o Cerrados.

Si desea observar una imagen animada del proceso, consultar Caso práctico de generación automática de primas en diciembre.

Consultar las primas legales generadas

Los registros de primas generados automáticamente por Bitákora, se mostrarán en Aprobaciones pendientes, donde se podrá gestionar todo lo relacionado con el registro de primas legales.

Al dar clic en Ir a aprobaciones aparecerá la ventana de Pendientes de nómina, la cual se puede observar en la siguiente imagen.

En el panel derecho seleccionar Primas, el cual lo llevará al Administrador de aprobaciones pendientes.

El detalle de las primas generadas se puede observar en Bitákora por las siguientes opciones:

• Aprobación de primas legales. Se mostrará el detalle de la prima legal por empleado, donde se puede consultar el detalle del cálculo de la prima y se podrá aprobar el registro de prima.
• Primas. Es una consulta por empleado, ubicada en la sección de eventos del empleado en el Administrador de empleados. Es una consulta completa de la prima generada, donde se puede visualizar el estado del registro, ver el detalle del promedio y descargar el volante en formato PDF.
• Liquidación de prima en el Administrador de empleados, seleccionando empleado por empleado. Se mostrará el total de prima liquidada, la base diaria y los días liquidados. Se podrá descargar el volante de pago por empleado.

Para obtener una información más detallada de las acciones que se pueden realizar de las primas por el administrador de aprobaciones pendientes, consultar Aprobación de las primas legales.

¿Qué hacer antes de aprobar la prima de los empleados?

Antes de aprobar el proceso de primas legales, se recomienda realizar las siguientes actividades:

• Si se tiene previsto terminar el contrato de trabajo de algún empleado en el mes de primas, es mejor hacer un solo pago en el registro de retiro del empleado. Si se le generó registro de prima semestral y no ha sido aprobado, se puede eliminar el retiro y registrarlo nuevamente para pagarle toda la prima de servicios en la liquidación de retiro.
• Verificar que todos los conceptos salariales están asociados a la agrupación de ítems para calcular los promedios Base promedio de prima.
• Registrar las modificaciones de salario de los empleados, en caso de presentarse en el mes que se pagan las primas.
• Registrar las novedades de conceptos de pago que sean base para el cálculo de la prima.
• Registrar o modificar los conceptos fijos que sean base de la prima.

El proceso de primas se compone de los siguientes pasos:

• Generación automática de primas legales por nómina de empleados
• Revisión de la liquidación de la prima generada
• Revisar el cálculo de retención en la fuente de la prima
• Aprobar la prima semestral
• Enviar los volantes de pago de la prima al correo de los empleados
• Revisar los documentos contables de la prima
• Solicitar fondos en tesorería. Se generará el comprobante de egreso
• Generar el medio
• Aprobar el medio
• En caso de integración con Sinco ERP, enviar los documentos contables y contabilizar.
• Ajuste de primas. Si después de aprobadas las primas legales de los empleados se presentan pagos salariales adicionales en el mismo mes de primas, se debe pagar la diferencia de prima que se pueda causar por el cambio de base de cálculo de la prima. El ajuste de primas se ejecutará automáticamente cuando se registre cualquier evento de un empleado.

Aprobación de las primas legales

Una vez son generados automáticamente los registros de primas, estos se consultan ingresando por la sección de Procesos de cierre y seleccionando la nómina. Si existen registros pendientes por aprobar de prima, se mostrarán en la opción de Aprobaciones pendientes.

En el Administrador de primas, se pueden realizar las siguientes acciones:

1. Ver el Detalle. Muestra el detalle del cálculo de la prima por empleado.
2. Descargar reporte. Para consultar el reporte en Excel de las primas legales de la nómina seleccionada.
3. Volver a generar. Se recalculan nuevamente las primas de los empleados. Aplica cuando se cambia alguna configuración o se registran novedades como pagos o descuentos de los empleados.
4. Aprobar todo. Aprueba todos los registros pendientes por aprobar de la nómina seleccionada. Solicita confirmación.
5. Aprobar selección. Se aprueban las primas seleccionadas de los empleados. No solicita confirmación.
6. Aprobar empleado. Aprueba la prima del empleado con un solo clic. No solicita confirmación.

A continuación se explicará cada una de las acciones que se pueden realizar en la página de aprobación de primas legales.

Detalle del registro de la prima legal

La aprobación de primas, es un Administrador de primas, donde está centralizada toda la operación de las primas.

Se visualiza la siguiente información:

• El usuario y fecha de la última generación de primas legales
• Los registros de primas legales pendientes por aprobar
• Total de prima para la nómina seleccionada
• El registro de primas con el valor de prima, deducidos, neto a pagar por empleado y si es de ajuste o no.

Deducidos de la prima legal

En el detalle del registro de primas, se muestra el total de los descuentos que se aplican contra la prima por empleado.

El valor de descuento contra la prima, puede corresponder a los siguientes conceptos:

• Cuota de préstamo. Corresponde a los abonos que fueron seleccionados en la tabla de amortización en la opción de registro de préstamos.
• Novedad de descuento contra prima. Son descuentos que se pactan con el empleado para descontar de la prima legal.
• Retención en la fuente de la prima. En método uno, se calcula aparte y se aplica el descuento de retefuente contra la misma prima.

En la liquidación de la prima, se puede observar el detalle de los deducidos aplicados contra la prima.

Prima de ajuste

Al ingresar a la Aprobación de primas, en el detalle se observa la columna Ajuste, que indica si el registro es de ajuste o no.

En la columna Ajuste del detalle de la prima por empleado, se indica lo siguiente:

• No. Indica que es el primer registro generado de prima en el semestre a liquidar.
• Sí. Se generó nuevamente el proceso de primas y por alguna novedad se generó un valor a pagar o descontar, el cual se registrará como un ajuste de prima.

En la liquidación de nómina del empleado, se podrá observar el valor del ajuste de prima legal generado.

Para más información al respecto, consultar Ajuste de primas.

Descargar reporte

Cuando las primas son generadas y calculadas, se podrá descargar el detalle de la información dando clic sobre el ícono Descargar reporte en la página de Aprobación de primas legales.

Para más información al respecto, consultar Reportes de los registros de prima en esta misma sección de primas legales.

Volver a generar

Al dar clic en el ícono de Volver a generar, Bitákora generará el proceso de primas para la nómina seleccionada.

Es recomendable generar nuevamente las primas en los siguientes casos:

• Se registraron nuevos eventos de los empleados. Ejemplo: cambio de salario básico o se le registraron novedades al empleado, como descuentos contra prima.
• Modificaron configuraciones del sistema de Bitákora como por ejemplo: paga subsidio de transporte en primas y cesantías, así el empleado viva en el lugar de trabajo.
• Cambiaron o actualizaron la información del empleado, como por ejemplo: la configuración de la retención en la fuente del empleado, que será liquidada con base en la prima.
• Se agregaron o eliminaron conceptos de nómina a la categoría de conceptos que hacen base para el cálculo del promedio de la prima.
• Fue modificada la información contractual del empleado que pueda afectar el cálculo de la prima. Ejemplo: la jornada laboral, la forma de pago, etc.
• Por actualización de la distribución contable por centros de costo o de las cuentas contables del concepto de nómina, que afecten los documentos contables de prima.

Para más información al respecto, dar clic sobre los vínculos que están representados en color azul en los puntos que se acabaron de enumerar.

Volver a generar las primas cuando se realizó una aprobación parcial

Recuerde que la pantalla de Aprobación de primas solo se muestra cuando existen registros pendientes por aprobar, es decir, que puede pasar que se aprobaron algunos empleados y otros estén pendientes por aprobar.

Para explicar lo anterior, se simulará el caso de un empleado en una nómina donde existen tres empleados, pero que a él solamente se le aprobó la prima legal.

Luego se le registraron unas comisiones por COP 3.000.000 y se da clic sobre el botón Volver a generar. En la consulta de primas del Administrador de empleados, se observan dos registros de prima, el de COP 9.557.604 que es el primer registro aprobado y el de COP 9.807.604 siendo el segundo registro en estado registrado como un ajuste de prima, con una diferencia de COP 250.000, que corresponde al ajuste de prima.

En la siguiente imagen se mostrará la opción de Aprobación de primas, donde los primeros dos registros corresponden a empleados, que es su primera vez que se calculan las primas. El tercer registro corresponde a un empleado que es la segunda vez que se le genera el proceso de primas, tal como se puede observar en la columna de Ajuste con un Sí.

El valor a pagar por el ajuste de primas al empleado es de COP 250.000.

Para más información al respecto, consultar Ajuste de primas.

Aprobar todo

Al dar clic sobre el botón de Aprobar, se solicitará confirmación, donde se podrá aprobar o cancelar.

En la ventana emergente de aprobación masiva de las primas legales, se informan los siguientes datos:

• La cantidad de registros que se aprobarán
• El valor total de las primas

Al Aprobar primas, se realizará una aprobación de todos los empleados de la nómina seleccionada.

Al aprobar las primas legales, se mostrará el mensaje de confirmación.

Una vez son aprobadas las primas legales, se podrá proseguir con los siguientes pasos, que son:

• Tesorería. Al dar clic se dirigirá a Pagos pendientes, donde se podrá proseguir con los pagos de primas legales, en la sección de Tesorería.
• Enviar volantes. Al dar clic se enviarán de forma masiva, los volantes de pago al correo electrónico de los empleados.

Aprobar selección

Al seleccionar la casilla por empleado se habilitará el ícono de Aprobar selección.

Aprobar empleado

Bitákora permite aprobar los registros de primas por empleado, donde solo es dar clic sobre Aprobar al frente del registro de cada empleado.

Detalle del cálculo del promedio de la prima legal

Al dar clic sobre el ícono Detalle en la Aprobación de primas, aparecerá toda la información utilizada en el cálculo de la prima legal.

El detalle por empleado se compone de las siguientes secciones:

• Periodo. Indica el rango de fechas tomado para calcular la prima legal.
• Cálculo de días. Se muestran los días que afectan el cálculo de la liquidación del total días de prima legal.
• Resumen de la prima. Corresponde al cálculo de la base diaria, que al multiplicar por el Total días prima, resulta el Total a pagar por prima legal.
• Detalle de la base diaria. Se ingresa a una ventana emergente que muestra los conceptos que conformaron la base de la prima legal.

Sí se desea observar el detalle de la base diaria de cada concepto, dar clic sobre el Detalle y se mostrará lo que devengó el empleado cada mes por el concepto seleccionado.

Novedades contra prima

Bitákora permite realizar registros de descuentos que se pagarán contra la prima legal, los cuales se hacen por el registro de novedades.

El concepto de nómina a utilizar como descuento contra prima, debe estar configurado de la siguiente manera:

• Debe ser un concepto de nómina de naturaleza deducido
• En la creación del concepto debe seleccionarse el evento Novedad o concepto fijo
• Que esté configurado para generar cuenta por pagar y requiera fondo

Otros conceptos que normalmente se pueden crear y configurar para descontar de la prima, son los siguientes:

• Embargos judiciales para descontar de la nómina y prestaciones sociales del empleado
• Descuentos de medicina prepagada
• Pagos de créditos hipotecarios o libranzas, entre otros.

Para más información sobre la creación y configuración de los conceptos de nómina, consultar Crear un concepto deducido y también el capítulo Editar un concepto deducido en la sección de Conceptos de nómina.

Caso práctico de registro de novedad contra prima

Se simulará el caso de un empleado al que se le registrará una novedad por el concepto de nómina descuento medicina prepagada, valor que será reintegrado al tercero prestador de la medicina prepagada del empleado.

Por la opción de registro de novedades se ingresa un descuento por el valor de COP 150.000.

Al ingresar a las primas semestrales y generarla, se mostrará la Aprobación de primas legales, donde se observará en la columna Deducidos el valor que se descontará de la prima, para este caso de COP -150.000.

El descuento se muestra de forma detallada en la liquidación de prima del empleado en el Administrador de empleados.

El documento contable Cuenta por pagar del descuento realizado al empleado contra la prima legal y que será reintegrado a un tercero, se puede consultar por el Administrador de empleados en la opción de Contabilidad.

Los movimientos contables serán distribuidos, de acuerdo con la Distribución contable del empleado.