Guía de inicio rápido para crear el contrato de un empleado

Bitákora quiere brindar las herramientas para que los usuarios puedan navegar en un entorno amigable, donde consigan en muy poco tiempo las siguientes conquistas:

• Configurar la ARL para toda la empresa
• Crear nuestra primera nómina
• Contratar un empleado
• Registrar las afiliaciones a la seguridad social
• Definir la distribución contable y parámetros de retención en la fuente
• Primera liquidación de nómina del empleado

Esta guía de inicio rápido es un primer acercamiento a todo lo que tiene Bitákora y está estructurada con instrucciones prácticas y sin mucha explicación para que pueda recorrer todos los pasos y lograr el objetivo de crear y liquidar un empleado.

Si desea saber más sobre el tema, se incluyen vínculos directos para que pueda profundizar, ya sea para apoyarse en la creación del contrato o informarse de como modificar la información registrada en el contrato del empleado.

Adicionalmente, se presentan videos que corresponden a la guía de inicio rápido publicada en la página Web de Bitákora, los cuales pueden ser consultados dando clic aquí o más adelante en los vínculos que se presentan en este artículo.

Ingresar al ambiente de pruebas de Bitákora

Si no cuenta con un acceso autorizado al entorno de pruebas gratuito de Bitákora, solicítelo aquí y sea parte de esta expedición.

Si ya cuenta con el correo y acceso autorizado al ambiente de pruebas gratuito de Bitákora ingrese para que pueda practicar siguiendo nuestra guía de inicio rápido.

Para ingresar al ambiente de pruebas se le solicitará el correo inscrito, que al registrarlo en la casilla y dar clic sobre Enviar, será enviado al correo una clave temporal de 6 dígitos con la cual podrá acceder a Bitákora y poner en práctica la creación y liquidación del empleado.

Esta guía de inicio rápido también está disponible en videos y se puede consultar en la página Web de Bitákora.

Configurar la ARL para toda la empresa

Para crear la nómina se requiere que esté configurada la Administradora de Riesgos Laborales, que será la entidad encargada de asegurar a todos los empleados.

Ingresar por Configuraciones del sistema.

Ubicar la sección de Administradora de fondos y dar clic sobre la casilla de selección ARL (Administradora de Riesgos Laborales), donde se podrá escoger la entidad de seguridad social.

En la opción Seguridad social seleccionar el operador por donde realizarán los pagos de aportes PILA.

Para obtener más información sobre la ARL y la seguridad social, consultar los siguientes temas:

• Configurar la ARL en la sección Creando nuestra primera nómina.
• Configurar el centro de trabajo y la clase de riesgo para la ARL en la sección Modificar las administradoras de fondos.

Crear nuestra primera nómina

Para crear las nóminas ingresar por la página principal de Bitákora y en la sección Configuraciones seleccionar Crear y gestionar nóminas.

Si existen nóminas creadas, se mostrarán y en cada una de ellas se indicarán los usuarios que tienen acceso a cada una.

Al dar clic sobre Crear Nómina registrar el código y el nombre de la nómina, junto con su periodicidad y primer periodo a liquidar.

Para más información al respecto consultar Crear la primera nómina en la sección Primeros pasos.

Contratar un nuevo empleado

Al crear la nómina donde pertenecerán todos los empleados, Bitákora está lista para que se registren los contratos.

Al dar clic sobre el botón Contratar en la página principal de Bitákora, se mostrará el panel Contratar, donde se debe seleccionar Empezar para contratar un empleado.

Bitákora lo guiará para que en cinco pasos, registre la información necesaria para el contrato del empleado.

Para más información al respecto consultar la sección Contratando empleados.

En cada uno de los subcapítulos siguientes se indicará lo siguiente:

• La forma de registrar la información del contrato cuando se está creando el contrato por primera vez en las cinco fases de contratación que va mostrando Bitákora en un solo ciclo.
• Posteriormente en el mismo subcapítulo se explicará la forma de modificar la información, cuando se terminó el ciclo y el contrato ya fue registrado, pero se requiere modificar algún dato del empleado.

Navegar entre las secciones de creación del contrato

Antes de describir cada una de las fases o secciones de contratación que se van habilitando automáticamente al crear el contrato de un empleado, se indica a continuación como navegar entre las diferentes secciones y cómo se va guardando cada una de las mismas.

Cuando se inicia el ciclo de Creación de empleados, el cual se compone de cinco pasos, se identifican los siguientes estados:

Ícono de la sección en color blanco indica que falta algún dato obligatorio por configurar.

Ícono de la sección en color verde indica que los datos obligatorios de la sección están diligenciados.

Los botones que se muestran para avanzar en la sección o finalizarla, tienen la siguiente funcionalidad:

Botón para guardar la sección y seguir a la siguiente. Si el botón no aparece habilitado es porque no está la información mínima requerida de la sección.

Botón que solo se muestra en la última sección de la contratación. Si la información está completa el contrato se activará automáticamente.

En caso de que se interrumpa el ciclo de contratación o se finalice cuando falta algún dato requerido, es posible retomar el ciclo al ingresar nuevamente por Contratar un nuevo empleado en la sección Liquidar.

Al final de la misma pantalla se muestran los registros de empleados en proceso, donde se puede continuar con el registro de la información del contrato y activar el contrato del empleado.

Al dar clic sobre el botón Activar, Bitákora informará en un mensaje el dato que falta por diligenciar.

Con el ícono Continuar, se ingresará nuevamente al ciclo de contratación y se podrá terminar de diligenciar la información faltante.

En los siguientes subcapítulos se pasará a explicar cada una de las fases o secciones de contratación.

Registrar la información principal del empleado

El primer paso del ciclo de contratación es diligenciar la información básica del contrato como el nombre, la identificación, la nómina, el cargo, la jornada laboral, el término del contrato, el tipo de salario y en general la información contractual del empleado.

✨ Habilitación de las siguientes secciones

Cada sección se va habilitando a medida que los datos mínimos requeridos están diligenciados.

Al habilitarse cada sección, es posible cambiar entre ellas dando clic sobre el número de la sección.

Para más información sobre la información que se registra por primera vez y también cuando ya ha sido registrada y se desea modificar, consultar los siguientes temas:

• Información básica del contrato en la sección Contratando empleados.
• Modificar la información contractual del empleado en la sección Modificar el contrato del empleado, en los casos en que se requiera modificar la sede, la fecha de ingreso, la jornada laboral, la forma de pago del empleado, etc.

Registrar las afiliaciones a la seguridad social

Después de que se registra la información básica del empleado y del contrato en Bitákora, el paso dos es registrar las afiliaciones a la seguridad social y cesantías del empleado.

En caso de que en los pasos de contratación del empleado en los que Bitákora lo va guiando de forma automática, haya quedado incorrecto algún fondo de seguridad social o se quieran modificar las administradoras, ingresar por el Administrador de contratos y en el menú Gestionar seleccionar la opción Administradoras de fondos.

Al ingresar se mostrará el formulario donde se podrá modificar el tipo de cotizante para la planilla PILA y las administradoras de fondos de seguridad social del empleado, entre otras.

Para más información al respecto consultar los siguientes temas:

• Afiliaciones a seguridad social y cesantías en la sección Contratando empleados, cuando la información del empleado se está registrando por primera vez.
• Administradora de fondos en la sección Modificar el contrato del empleado, en los casos en que se requiera modificar la configuración y las administradoras de fondos registradas al empleado.

Definir las condiciones de la retención en la fuente del empleado

En el paso tres de la contratación de empleados, también se definen los parámetros con el que se calculará la retención en la fuente en la liquidación del empleado.

Si se cumplió con todo el ciclo de contratación y se quiere revisar o modificar algún parámetro de retención en la fuente del empleado, ingresar por el Administrador de contratos y en el menú Gestionar seleccionar la opción Retención en la fuente.

Para más información al respecto consultar los siguientes temas:

• Configuración de retención en la fuente en la sección Contratando empleados, cuando la información del empleado se está registrando por primera vez.
• Modificar parámetros de retención en la fuente en la sección Modificar el contrato del empleado, en los casos en que se requiera modificar los parámetros de retención en la fuente registrados al empleado.

Distribución contable del empleado

El paso cuatro de la contratación del empleado es definir la distribución contable que se aplicará desde el primer periodo de liquidación en Bitákora, donde se registra:

• La asignación de centros de costos
• El plan de cuenta contable

Al guardar la distribución asignada al empleado, esta se podrá modificar por el Administrador de empleados menú Gestionar en la opción Distribución contable.

Para más información al respecto consultar los siguientes temas:

• Configuración contable en la sección Contratando empleados, cuando la información del empleado se está registrando por primera vez.
• Modificar la distribución contable del empleado en la sección Modificar el contrato del empleado, en los casos en que se requiera modificar la distribución contable registrada al empleado.

Información adicional del contrato

El paso cinco es la última sección de la contratación de empleados, donde se registra:

• La forma de pago del empleado
• Información personal adicional
• Información de contacto
• Información de residencia

Una vez se guarde la información adicional del empleado, la misma podrá ser modificada por el Administrador de empleados, dando clic sobre el lápiz Lápiz al frente del nombre del empleado.

Para más información al respecto consultar los siguientes temas:

• Información adicional del contrato en la sección Contratando empleados, cuando la información del empleado se está registrando por primera vez.
• Modificar la información personal del empleado en la sección Modificar el contrato del empleado, en los casos en que se requiera modificar los datos personales y familiares registrados del empleado.

Al completarse las secciones de contratación del empleado, este queda activo y la liquidación en Bitákora se ejecutará automáticamente.

Primera liquidación de nómina del empleado

Cuando se termina de registrar toda la información requerida del contrato del empleado, este queda activo y Bitákora automáticamente genera la liquidación del empleado.

A la página principal o Home se puede ingresar dando clic sobre el logo de Bitákora que está arriba a la izquierda en la barra del encabezado.

Para consultar la liquidación del empleado se ingresa por la página principal o el Home de Bitákora y en la sección Empleados seleccionar la casilla de Activos y luego registrar en el buscador parte del nombre o el documento de identificación del empleado, para luego seleccionar el empleado requerido en la lista.

Al seleccionar el empleado en la lista o también llamado combo de búsqueda, Bitákora mostrará el Administrador de empleados, el cual por defecto mostrará la liquidación en el periodo actual.

La primera liquidación del empleado se crea con los datos básicos del empleado, como son el salario, la seguridad social y en los casos en que aplique el descuento de retención en la fuente.

El proceso de liquidación se explicará en la sección Guía de inicio rápido para liquidar un empleado.

Si requieren más información sobre el administrador de empleados y la liquidación del periodo, consultar:

• El administrador de empleados
• Liquidación del periodo

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