Guía de inicio rápido para liquidar un empleado

En la Guía de inicio rápido para crear el contrato de un empleado, se puso en práctica la creación de la primera nómina y la contratación de un empleado. En la parte final se explicó de forma breve la primera liquidación de nómina del empleado, con el salario, la seguridad social y la retención en la fuente que generó automáticamente Bitákora al activar el contrato del empleado.

Para esta segunda guía de inicio rápido relacionada con la liquidación de la nómina, se explicarán los pasos siguientes a la primera liquidación, que será el registro de eventos del empleado, generar la seguridad social, pagar la nómina y consultar los reportes de Bitákora.

Se seguirá la misma línea de la guía de inicio de contratación, donde es posible profundizar en los temas dando clic sobre los vínculos o consultando los videos publicados en la página web de Bitákora.

Consultar la primera liquidación de nómina del empleado

Para consultar la liquidación del empleado se ingresa por la página principal o el Home de Bitákora y la sección de Empleados ubicar la casilla Buscar empleados activos, que al colocar el puntero o escribir parte del nombre se mostrará el empleado.

Al seleccionar el empleado en la lista o también llamado combo de búsqueda, Bitákora mostrará una nueva página con el Administrador de empleados, el cual por defecto mostrará la liquidación en el periodo actual.

En el Administrador de empleados se podrá:

• Trabajar con el empleado seleccionado o escoger otro buscándolo en la casilla Buscar empleado.
• En el perfil del empleado se presenta la información del contrato y se puede consultar la liquidación del empleado.
• Ingresar al menú Gestionar y registrar eventos a los empleados, como por ejemplo: Incapacidades, pagos fijos, pagos ocasionales, descuentos, etc.
• Editar la información personal del empleado, dando clic en el ícono que está al frente del nombre del empleado.
• Editar la información contractual del empleado dando clic en el ícono que está al frente del nombre del empleado.
• Liquidación del periodo y consultar las provisiones de nómina del empleado.

Si desea ver el video que muestra la funcionalidad de esta opción puede hacerlo dando clic aquí. También puede consultar todos los videos en la guía de inicio rápido de la página Web de Bitákora.

Registrar los eventos del empleado

Los registros de eventos se realizan por empleado, por esto es requerido que se haya seleccionado un empleado en el buscador de empleados del Administrador de contratos.

En esta guía de inicio rápido se indicará unicamente un ejemplo de registro de una novedad por horas extras, la cual se registra por la opción de Novedades en el menú Gestionar del Administrador de empleados.

En el formulario de registro que sigue a continuación se debe seleccionar un concepto de horas extras, como por ejemplo el H02- Hora extra diurna y registrarla por horas en una fecha que se encuentre dentro del periodo actual en liquidación.

Para más información al respecto consultar los siguientes temas:

• Eventos que afectan la liquidación. Opción para el registro de los eventos de los empleados.
• Liquidación del periodo. Donde también se podrá consultar lo relacionado con las provisiones de nómina del empleado.
• Entendiendo el motor de liquidación. Para profundizar en lo relacionado con los calendarios del contrato y las bitácoras de pago y descuento del empleado.

Si desea ver el video que muestra la funcionalidad básica del registro de eventos, puede hacerlo dando clic aquí. También puede consultar todos los videos en la guía de inicio rápido de la página Web de Bitákora.

Generar la seguridad social y consultar la PILA

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el instrumento que permite el pago integrado de aportes del cotizante y de la empresa al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Bitákora generará la seguridad social automáticamente en el periodo de cierre, que para las quincenales sería la segunda quincena y en las mensuales como es un solo periodo se generará en el momento en que se ingresa y liquida el empleado.

Para consultar la PILA del empleado ingresar por el Administrador de empleados en el menú Gestionar y seleccionar la opción PILA.

Al ingresar a la consulta de PILA del empleado, se podrá observar cada uno de los aportes a los diferentes subsistemas de seguridad social.

Para más información al respecto consultar los siguientes temas:

• Planilla PILA. Donde se podrá consultar por empleado, del periodo actual en liquidación y de periodos anteriores.
• Generación seguridad social por empresa. Bitákora permite generar de forma masiva la seguridad social en caso de que haya cambiado alguna configuración y sea necesario generarla nuevamente.
• Generación seguridad social por nómina. Donde se podrá revisar si la empresa está configurada para seguridad social por empresa o por nómina.

Si desea ver el video que muestra información básica de la generación de la seguridad social, puede hacerlo dando clic aquí. También puede consultar todos los videos en la guía de inicio rápido de la página Web de Bitákora.

Pagar la nómina de los empleados

Después de la liquidación de nómina del empleado, al cual se le registró un evento de novedad por horas extras y una vez generada la seguridad social, el siguiente paso es cerrar el periodo de liquidación de nómina, para luego proseguir con el pago en tesorería.

Para cerrar el periodo de liquidación de nómina se ingresa por la página principal de Bitákora en la sección Procesos de cierre, seleccionar la nómina a cerrar y dar clic sobre el botón Ir a cerrar periodo.

Para más información consultar los siguientes temas:

• Cerrar el periodo de liquidación. Donde se indican que actividades se deben realizar antes de cerrar el periodo.
• Pagos pendientes de tesorería. Para ingresar a las opciones de tesorería y efectuar los pagos de las diferentes liquidaciones de nómina, donde también se generarán los medios de pago y los comprobantes de egreso.
• Configuraciones para transmitir a Sinco ERP. Bitákora facilita la integración contable y permite que se transfieran los documentos contables creados por la nómina.
• Aprobar o rechazar las solicitudes pendientes del portal de empleados miBitákora. Bitákora cuenta con el portal miBitákora, donde los empleados pueden registrar solicitudes de vacaciones y ausencias remuneradas.

Consultar los reportes

Bitákora cuenta con múltiples reportes que pueden ser consultados y descargados en Excel. Los reportes permiten el manejo de tablas dinámicas que pueden ser personalizadas a nivel de usuario.

Para ingresar a la opción de los reportes que se pueden generar en Bitákora, se hace por la opción de Reportes, que se encuentra en el panel derecho de la página principal de Bitákora.

Para más información consultar el reporte de pagos y descuentos.

Si desea ver el video que muestra información básica de la generación de reportes, puede hacerlo dando clic aquí.

También puede consultar todos los videos en la guía de inicio rápido de la página Web de Bitákora.

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