Carga masiva de saldos de incapacidades

Para optimizar y simplificar la legalización de incapacidades en Bitákora, se ha implementado una funcionalidad de cargue masivo de saldos desde archivos Excel.

Esta herramienta permite integrar de manera ágil y eficiente los saldos correspondientes a las incapacidades.

Acceso a la opción de importación de saldos de incapacidades

Para importar los saldos de las incapacidades desde un archivo en Excel, realice lo siguiente:

1. Acceda al menú principal (Home) y seleccione la opción Cargar masivos.
2. Diríjase a la sección de Incapacidades.
3. Elija la opción correspondiente según el tipo de empleado:
   1. Saldos de incapacidades por cobrar para proceder con la carga de los datos de empleados activos.
   2. Saldos de incapacidades por cobrar contratos terminados: para cargar los saldos de los empleados ya retirados.

Consulte la siguiente imagen para identificar las dos opciones mencionadas.

A continuación, se detallan las dos opciones disponibles para cargar los saldos de incapacidades:

1. Empleados activos: permite importar de manera masiva los saldos de incapacidades pendientes por cobrar de empleados activos registrados en Bitákora.
2. Contratos terminados: aplica a empleados retirados de Bitákora que aún tienen saldos pendientes por recuperar de las entidades de seguridad social.

Pasos para cargar masivamente los saldos de incapacidades para legalizar

Para cargar los saldos de las incapacidades desde Excel a Bitákora, siga estos pasos:

1. Ingrese a la aplicación Bitákora y en el Home seleccione la opción de Cargar masivos.
2. De clic en la sección de Incapacidades.
3. Seleccione la opción Descargar plantilla, dependiendo si requieren importar:
   1. Saldos de incapacidades por cobrar: para empleados activos.
   2. Sados de incapacidades por cobrar contratos terminados: para el cargue de saldos de empleados retirados.
4. Vaya a la carpeta de descargar y abra el archivo en formato Excel.
5. Al abrir el archivo en Excel debe habilitar la edición y habilitar el contenido.
6. Diligencie las casillas en el archivo de Excel (todos los datos son requeridos, se explican a continuación los datos más relevantes):
   1. Con Ctrl+M, se mostrará la lista de cada columna para seleccionar el dato correspondiente.
   2. Identificación (solo para empleados activos): ingresar el número del documento de identidad del empleado sin puntos ni comas.
   3. IdContrato (solo para contratos terminados): registrar el código del contrato del empleado ya retirado.
   4. Fecha: registrar la fecha de la incapacidad.
      1. La fecha opera para mostrar el documento de cuenta por cobrar en el periodo de liquidación del empleado, por la opción de Contabilidad.
   5. Centro de costo: seleccionar de la lista con Ctrl+M el centro de costo. Si se desea distribuir el saldo entre varios centros de costos, se debe registrar una línea por cada centro de costo con el valor correspondiente.
   6. Id Plan de cuenta: seleccionar con Ctrl+M, el plan de cuentas que le corresponde al empleado.
   7. IdIncapacidad: registrar el ID del registro de incapacidad del empleado. Este se muestra en Bitákora en la consulta de incapacidades.
   8. Nit: registrar el NIT de la entidad de seguridad social que adeuda el monto de la incapacidad. Ingresarlo sin puntos y sin el dígito de verificación.
   9. Saldo: registrar un valor numérico sin puntos ni comas. Se admiten decimales. Si la moneda es COP se sugiere registrar valores enteros.
7. En la opción de cargar los Saldos de incapacidades por cobrar, de clic en la opción Subir archivo, seleccione la ubicación del archivo y luego abrir.
8. Si se cargó correctamente, se mostrará el documento contable de Incapacidad por cobrar en el mes donde corresponde la incapacidad.
   1. En caso de que no se pueda cargar correctamente, consulte el detalle en Histórico de importaciones

Recomendaciones para el diligenciamiento de la plantilla en Excel

Para obtener unos buenos resultados en la importación de saldos de incapacidades, se debe cumplir con lo siguiente:

• Descargar siempre la plantilla desde Bitákora y así trabajar con una hoja actualizada. La plantilla carga datos maestros como son los centros de costo y el plan de cuentas de la empresa de donde se descargó la plantilla.
• Seguir las instrucciones que están dentro del Excel.
• No modificar la estructura del Excel, ni los encabezados, ni los tipos de datos de las celdas.
• No inserte ni elimine filas ni columnas.
• Diligenciar la hoja de Excel desde la fila 2, no dejar filas vacías.
• La Fecha debe estar dentro del periodo actual que se esté liquidando en Bitákora.
• El número de identificación del empleado debe existir en la empresa y se debe ingresar sin puntos ni comas.
• Utilizar las teclas Ctrl + M para diligenciar las celdas del centro de costo, fondo y plan de cuenta. Esta información es la misma que existe en los maestros de configuración en Bitákora.
• El NIT debe estar asignado a una entidad de seguridad social en Bitákora y debe ingresarse sin puntos ni comas.
• El Valor de ser un valor diferente a cero, para que el registro sea cargado con éxito.
• La Moneda es obligatoria de diligenciar con un dato de la lista.

La siguiente imagen muestra la plantilla con un registro de ejemplo: