Indemnización de retiro

Según el artículo 64 del CST, al terminar el contrato de trabajo de manera unilateral y sin justa causa por parte del empleador, dará lugar al pago de una indemnización a favor del empleado.

Al seleccionar la casilla Indemnizar en el registro de retiro del empleado, Bitákora calculará los días y el valor de la indemnización.

En el detalle de retiro del empleado se mostrarán los días, la base diaria y el valor de la indemnización.

En la liquidación del empleado se podrá observar el valor calculado a pagar por indemnización. Si el promedio mensual del empleado supera los 204 UVT, se liquidará el descuento por retención en la fuente sobre la indemnización.

Indemnización en los contratos a término fijo

Bitákora calculará la indemnización para los contratos a término fijo de la siguiente forma:

• Días de indemnización. Corresponden a los días que falten para la terminación del contrato, que sería la fecha de vencimiento del contrato del empleado.
• Monto de la indemnización. Se calcula con base en el salario del empleado.

Días de indemnización

Los días a pagar por indemnización, se calcularán con base en las siguientes variables:

• Fecha de vencimiento del contrato del empleado
• Jornada laboral del empleado, si es 360 o 365 días.

Para explicar el cálculo de los días a pagar por indemnización, se simulará el registro de retiro de un empleado, así:

• Contrato a término fijo con fecha de vencimiento del 31 de enero de 2024
• Jornada laboral de lunes a viernes de 365 días
• Fecha de retiro: 31/03/2023

En la imagen presentada anteriormente los días a pagar por indemnización de retiro corresponden a 306 días, que fueron calculados por Bitákora desde la fecha de retiro (31/03/2023) registrada hasta la fecha de vencimiento del contrato a término fijo (31/01/2023). El empleado corresponde a la jornada laboral de 365 días y por esto se deben contar los días calendario de cada mes, así:

Año 2023:

Abril: 30 días
Mayo: 31 días
Junio: 30 días
Julio: 31 días
Agosto: 31 días
Septiembre: 30 días
Octubre: 31 días
Noviembre: 30 días
Diciembre: 31 días

Año 2024:

Enero: 31 días

Al sumar los días de cada mes el resultado es de 306 días.

Si el empleado estuviera asignado a la jornada laboral de 360 días, el cálculo se realizaría de 30 días por mes, de la siguiente forma:

De abril a diciembre de 2023, son 9 meses = 270 días
Enero de 2024, 1 mes = 30 días
Total de días de indemnización = 300 días

Para más información al respecto, consultar Jornada laboral en la sección Información básica del contrato.

Indemnización en los contratos a término indefinido

Para calcular la indemnización en los contratos a término indefinido, Bitákora cuenta con dos formas de cálculo:

• Empleados que devengan un salario inferior a 10 SMLMV
• Empleados que devengan más de 10 SMLMV

Indemnización cuando se devenga un salario inferior a 10 SMLMV

Se pagará de la siguiente forma:

• 30 días cuando el trabajador tenga menos de un año laborado.
• 20 días adicionales por cada año laborado, subsiguientes al primer año y proporcionalmente por fracción.

Indemnización cuando se devenga un salario igual o superior a 10 SMLMV

Para este tipo de trabajadores se calculará de la siguiente forma:

• 20 días cuando el trabajador tenga menos de un año laborado.
• 15 días adicionales por cada año laborado, subsiguientes al primer año y proporcionalmente por fracción.

Ejemplo:

• El trabajador devenga actualmente un salario mensual de COP 12.000.000
• Ingresó el 1 de enero de 2020
• Se le termina el contrato sin justa causa a 31 de marzo de 2023

Se le calculan los días a pagar por indemnización de la siguiente forma:

Primer año laborado: del 01/01/2020 al 31/12/2020
Indemnización = 20 días de salario por este primer año laborado

Segundo año laborado: del 01/01/2021 al 31/12/2021
Indemnización = 15 días de salario por este segundo año laborado

Tercer año laborado: del 01/01/2022 al 31/12/2022
Indemnización = 15 días de salario por este tercer año laborado

Cuarto año laborado: del 01/01/2023 al 31/03/2023. No trabajó todo el año y se calcula de forma proporcional al tiempo laborado.
Indemnización = días de indemnización X tiempo laborado / 360 días
Indemnización = 15 X 90 días / 360 días
Indemnización = 3.75 días de salario por este cuarto año laborado

Total días a pagar por indemnización = 20 + 15 + 15 + 3.75
Total días a pagar por indemnización = 53.75 días

Monto de la indemnización

El valor de la indemnización a pagar se calcula igual para los contratos a término fijo y a término indefinido.

Para determinar el salario base con el que se liquidará la indemnización, este tiene dos componentes:

• El salario básico
• El salario variable

Componente de salario básico

Corresponde al último salario pactado al día en que se registra el retiro del empleado. Para este componente se entenderá que el salario diario es el salario mensual pactado dividido por 30 días, así:

Base diaria salario básico = Salario básico vigente mensual / 30 días

Componente de salario variable

Este componente hace referencia a los pagos salariales adicionales al básico que haya recibido el empleado durante el año anterior o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

En Bitákora son configurables los conceptos que se tendrán en cuenta para el cálculo del promedio y se deben asociar en la agrupación Base promedio indemnización de retiro.

En la base de liquidación del salario variable se deben incluir los conceptos salariales adicionales al salario básico, como por ejemplo:

• Comisiones
• Bonificaciones salariales
• Horas extras
• Recargos a la jornada laboral
• Viáticos salariales, etc.

El salario diario es la suma de todos los conceptos adicionales al básico recibidos en el año anterior dividido por 360 o 365 días dependiendo de la jornada laboral pactada con el empleado o en todo el tiempo laborado si fuere menor a un año.

Base diaria salario variable = Total devengado año anterior / (360 o 365 días) o todo el tiempo laborado si es menor a un año

Para más información al respecto, consultar Configuración de los conceptos que conforman la base para el cálculo de la indemnización de retiro.

Retención en la fuente por el pago de indemnización de retiro

Las indemnizaciones laborales están sometidas a retención en la fuente y está regulado por el artículo 401-3 del ET, que establece que la tarifa de impuesto a aplicar es del 20% para trabajadores que devenguen ingresos superiores a 204 UVT.

Para determinar si al valor pagado por indemnización se le debe aplicar la retención en la fuente, se debe establecer lo siguiente:

• ¿Si el empleado devenga ingresos superiores a los 204 UVT mensuales?
• ¿Qué ingresos laborales se deben tener en cuenta para precisar si estos superan el tope de los 204 UVT y en qué rango de fechas?
• ¿Cuál es el procedimiento que se sigue para calcular la base de retención que se compara para determinar si supera los 204 UVT mensuales?

Cálculo del total de ingresos laborales del empleado

Para establecer si los ingresos del empleado superan los 204 UVT, Bitákora calcula el ingreso mensual promedio, sumando los pagos y descuentos realizados en los últimos 12 meses anteriores a la fecha de retiro del empleado, se aplica el siguiente procedimiento de depuración de retención en la fuente:

• Total de pagos gravables de los 12 meses anteriores a la fecha de retiro. Bitákora suma todos los valores de los conceptos configurados en la agrupación Total devengado.
• Se sumarán los pagos por la prima de servicios.
• Menos los ingresos no constitutivos de salario: aportes de salud y pensión aportados por el empleado y AVP RAIS.
• Menos las deducciones: vales de alimentación, concepto de dependientes, plan complementario y medicina y corrección monetaria.
• Menos el total de rentas exentas AVP y AFC.

Al subtotal hasta este punto, se le calcula el 25% de las rentas exentas y se resta. El resultado corresponde a la base de retención anual.

El cálculo de la base de retención de los 12 meses anteriores, se divide entre 12 meses para convertirla en una base mensual.

Base de retención promedio = Base de retención / 12 meses (o proporcional por los meses laborados si es inferior a un año)

El valor de la base de retención promedio, es el que se compara con las 204 UVT, para determinar si se practica retención en la fuente por la indemnización laboral liquidada en el retiro del empleado.

Procedimiento para calcular la retención en la fuente de la indemnización

Si el valor obtenido de Base de retención promedio supera los 204 UVT, se calculará el valor de retención en la fuente que se liquidará en el retiro del empleado, se depura de la siguiente manera:

• Se toma el valor de la indemnización liquidada en el retiro del empleado
• Se resta la renta exenta del 25%
• Resulta la base de retención de la indemnización
• Se aplica el porcentaje de retención del 20% (artículo 401-3 del ET)
• Se calcula el valor de la retención que se aplicará en la liquidación de retiro